担当変更が生じた時のメール(挨拶)における文例を解説します。前任者から後任者をお客様に明瞭に述べて下さい。訪問時のスムーズな対処の為にも怠ってはならないです。ビジネスシーンでは、異動および退職etcで担当者が変更になったシチュエーションでは、取引先やお客様へその旨を述べなければいけません。
どんな内容にして述べれば適切なのかわからない、マナーはあるの？担当者変更の通知の時機は？上記のようなお悩みを持つ方もいます。
担当者変更のメール(挨拶)におけるマナー
担当者変更のメール(挨拶)におけるマナーは以下のとおりです。
【ビジネスに不可欠なマナー①】基本的には前任者がメールを出す
基本的には担当者変更が生じたシチュエーションでは、これまで担当していた人が挨拶と併せて担当者が前任者から後任者に変更になる旨を報告する事がマナーとされています。
異動および退職etc、あらゆる引継の手続きがある為挨拶がおろそかになりがちですが、これまでお世話になった取引先やお客様へ失礼の無いようにマナーを守ったメール(挨拶)を送れるように意識して下さい。
【ビジネスに不可欠なマナー②】出来るだけ早い段階で出す
担当者変更のメールは、変更になる事が分かってから出来るだけ早く出すようにして下さい。とはいえ、例えば先方と商談中の時機やトラブルが起こった時機で担当者変更の伝達をしてしまうと会社への印象や信頼は大きく失ってしまいかねません。
こういった時機で担当者の変更が決まってしまったら、落ち着くまで報告は控えた方が無難です。とはいえ、担当変更の期日が近いetcで早急に述べなければならないなら、まず上司に確認してから出すようにすれば適切です。
【ビジネスに不可欠なマナー③】安心感を与えられる文面に
担当者が変わっても今後の取引には一切の影響が無いという事を先方に報告する必要があります。『担当を外されました。』『別件が忙しくなり…』etcネガティブな発言はダメです。担当の変更背景は基本的には前向きな表現で報告して、先方に引き続き安心して取引が出来るという印象をつける事が大切です。
【ビジネスに不可欠なマナー④】一斉送信はダメ
担当変更のメールを沢山の人に送らなければならないなら、一斉送信が便利ですよね。とはいえ、業務上で関わりが深かった先方に対しては個人宛に出すのがマナーとされています。内容は定型文でも問題ありませんが、これまでお世話になったエピソードetcを入れられるとより丁寧さがあって好印象です。
【ビジネスに不可欠なマナー⑤】出来れば訪問して挨拶を
一番良いのは、担当者変更メールを出すだけではなく後任者を連れて取引先に訪問する事がベストです。先方の不安を拭う為にも、出来れば直接訪問して挨拶を済ませて下さい。
担当者変更メールにおけるコツ
担当者変更のメールを作るシチュエーションでは以下のようなコツをチェックして下さい。
【ビジネスのコツ①】『いつ・だれが』を明記
担当者を変更するシチュエーションでは『いつ・誰が』後任担当者となるのか、明瞭にと報告する必要があります。これらを述べられなければ、急務な案件や肝心な伝達が前任者へ届いてしまうトラブルが発生しかねません。そうなれば対処が遅れたり先方に迷惑を掛けたりしてしまう恐れもあります。
【ビジネスのコツ②】背景はシンプルに報告する
担当者が変更になる背景を述べなければ、先方へ不信感を抱かせてしまいます。転勤・異動・退職etcが背景で変更になったら、それぞれの事情で担当が変わるという事を報告するようにして下さい。
【ビジネスのコツ③】謝意を報告する
とくにお世話になった人に対しては、謝意を報告する事を忘れないようにして下さい。ですが、長過ぎる文面はダメです。シンプルにまとめて送れるようにして下さい。
担当者変更のメール(挨拶)における文例
担当者変更のメール(挨拶)における文例は以下のとおりです。
件名：【担当者変更の通知】株式会社～～ ●●（氏名）
いつも大変お世話になっております。株式会社～～の●●です。
大変急ではございますが、●月●日をもちまして～～事業所へ移動となる為、担当者が変更になる事を通知致します。
今後は同じ課の●●が貴社の担当をさせて頂く事となりました。
本来であれば、直接ご挨拶へお伺いすべきところですが、急な辞令だった為メールでのご伝達となり大変申し訳ございません。
後日、改めまして後任の●●からご伝達致します。
●●様には、私が新任の頃から暖かな指導を頂き、大変感謝しております。
●●様に教わったノウハウを今後も存分に生かしていきたいと存じております。
最後まで責任を持って引継を行いますので、今後とも変わらぬお引き立ての程宜しくお願い致します。
件名：【担当者変更の通知】株式会社～～ ●●（氏名）
株式会社～～
●●部
●● ●●様
平素より、お世話になっております。
株式会社～～ ●●部の●●です。
本日は担当者変更の通知の為にご伝達致しました。
この度●月●日付をもちまして、株式会社～～を一身上の都合により退職する事となりました。
●●様には、入社当初から温かいご指導を頂きました事、改めて厚く御礼申し上げます。
なお、後任は私の直属の上司にあたります●●●●が担当致します。
後日●●とご挨拶に参りますので、ご面倒をおかけ致しますがご日程の調整をお願い出来ますと幸いです。
担当業務につきましては、滞りなく引継を行いますので、今後とも変わらぬお引き立てのほど、宜しくお願い致します。
～署名～
担当変更が生じたシチュエーションでのメール(挨拶)で前任者から後任者をお客様に明瞭に報告して訪問時のスムーズな対処をしよう！
担当者が変更になれば、これまで築き上げた信頼関係が途切れてしまう事もある為、慎重に通知をしなければいけません。時機やマナーは明瞭にと守って先方に安心感を与えられるようなメールにおける文面にして下さい。担当変更は珍しい事ではありません。
とはいえ、知らされていないお客様のところに後任者が突然訪問したらお客様はびっくりしてしまいます。また担当者変更の挨拶では、かならず『いつ・誰が』変更になるのかを記載しなければいけません。述べなければならない事は、明瞭にと述べられるようにしておくのがビジネスに不可欠なマナーです。
