見やすいToDoリストの作り方をシンプルに解説！勉強や仕事や家族のスケジュール管理に役立つ

無闇に仕事をするのではなく、効率的に進める為にはToDoリストの作成が肝心です。とはいえ、ToDoリストの作り方が分からずに困っている方も少なくないです。ToDoリストとはやる事リストですが、どのような作り方がベストなのか。作り方や書き方や書き方、項目、テンプレートをシンプルに解説します。

ToDoリストとは？

そもそも、ToDoリストとはどんな資料を指しているリストなのかを説明します。

ToDoリストと聞くと、英語の響きも影響して難しく捉えてしまう方もいらっしゃいます。しかし、基本的にToDoリストという資料は、“何をすべきか”が一目でわかる表だとシンプルに考えるだけで十分です。

シンプルで使いやすいToDoリストの無料テンプレート

無料で使えるエクセルやワードのToDoリストから印刷するだけで利用可能な横型＆縦型や週間管理、月間管理が可能なビジネスでも使えるToDoリストが無料でダウンロード出来ます。ToDoリストの例文や書き方やマナー＆無料テンプレートから利用可能です。週間で管理する場合の書き方などもご紹介しております。

買い物メモに似てる

例えば、買い物を頼まれた時にメモをします。具体的に細分化して、項目を作ったものと考えると分かりやすいかもしれません。

スケジュール管理に使うもの

例えば今日中や今週中や今月中というように、比較的緩やかな時間の中から少し長期の時間をあらかじめ指定して、その範囲でやるべき事をリストアップしたものが、ToDoリストなのです。

プライベートのスケジュール＆仕事のスケジュールによって、To Doリストの作り方に多少の差が生じます

ToDoリストの書き方＆作り方

ToDoリストを作るといっても、ただシンプルにやるべき事だけを羅列してしまうのでは意味がありません。大切なポイントは、自分が効率的＆効率的に仕事や勉強や家事を進められる事です。なので、ゴールを見据えて逆算をした上で、作り方を冷静に考えていくフェーズが肝心です。

シンプルにやるべき事をリストアップ

ToDoリストという名前の通りに、すぐにやるべき事をリスト化していきます。

ToDoリストは仕事でもプライベートでも使える事を念頭に考えていきましょう。

目的を明確に

ToDoリストの作り方は目的に沿ったものにして下さい。

• 仕事や勉強における一日のスケジュール
• 何時までに何をしなければいけないのか
• 何を達成したいのか

上記のような部分を念頭において書く姿勢が求められます。

優先順位を付ける

さらに、ToDoリストはスケジュールとは少し違い、“やるべき事”を記載するリストです。時間帯までを細かくリスト化する方法もよいですが、出来る事であれば優先順位をつけたリストを作った方が良いです。

ポイント

ToDoリストの作り方におけるポイントをいくつかピックアップします。

自分のペースで。

ToDoリストを書くとなると、やる気に満ち溢れている人は特に沢山のやる事を書きたくなってしまいます。しかし、あまりにもタイトなスケジュールで欲張って沢山のやる事を盛り込んでしまうのも危険です。

予定を盛り込みすぎないように基準を決めると、上記のようなリスクは避けられます。メインのやる事とそうでないものを区別化出来るようなToDoリストの作り方を心がけましょう。

自分の出来る範囲で「少しだけ」頑張ってみるという基準を元にすれば、自分にとって使いやすくモチベーションも維持出来る効果的なToDoリストになります。

すぐ行動出来る事を書く。

例えば何かを学びたいと決めた時は、「●●を学ぶ」とは書かないようにしましょう。なぜなら、これだけだとあまりにも漠然としているので、どこから始めればいいのかがわからないからです。

• 「●●スクールの無料体験入学を申し込む」
• 「●●スクールを検索する」

上記のように、目的に近づくような具体的な行動が何かを考えながらリストを作成するのがベストです。

優先順位をつける。

「明日までにお願いね」というように締切が決まっていて、時間がかかりそうな仕事を最優先事項として持っていきます。または、あまりやった事がない仕事や難しさを感じているような仕事も最優先事項に該当します。

心がけて欲しいのは、基準となる時間を目指して、メインとなる仕事を終わらせる事です。定時に間に合わないが翌日で間に合う内容の仕事は、翌日に回しても問題ありません。翌日に回せるものは思い切って翌日に回すよう心がける事で、定時に仕事を終われる事が増えて行く事でしょう。このような勇気も欠かせません。

もう一つ大事なのは、翌日に回す仕事については、全てを翌日に回すという事ではなく、キリのいいところでやめておき、進捗状況を書いた付箋を使ったり明日のToDoリストに書き込むと良いでしょう。

 

ToDoリストはメモと同じように、シンプルにわかりやすくする事もポイントです。自分で必要な情報などを一緒に書いておく事も良いでしょう。ただ、いろいろと書きすぎては、自分のモチベーションの低下につながります。本当に重要でやらなければならない事のみをリストアップする事が重要です。

例えばメールチェックetcの重要性が低いものはリストから外します。

ToDoリストの項目

ToDoリストの項目に何を追加すべきかを考えていきます。

つまり、自分だけが見てわかるとか、グチャグチャで管理されていないというToDoリストは求められていなのです。仮に、とある業務におけるToDoリストを作成するとします。

カテゴリ

項目としては、「カテゴリ」を必ずつくるようにします。

• ミーティング
• 自社資料作成
• 調査

クライアント

対応するクライアントもはっきり書きます。

場所や担当者やタスク

どこで、誰が、何をするのかも欠かさずに書きます。

細分化

さらに、このカテゴリに対応するToDoを記載します。調査であれば、「○○市場の2020年調査の分析」etcです。漠然と大枠でToDoリストを作っても、結局何をすべきか忘れてしまう事から、このような部分は冷静に対処すべきです。

完了予定日や達成率

また、完了予定日と達成率も含めておくと、終わったToDoも理解出来るのでおすすめです。

テンプレートを使って作成

ToDoリストを作成する際、エクセルでいちから作成を任される状況もあります。また、自らの仕事を効率化すべくエクセルで作成するという方も少なくないはずです。

しかし、このような自分の力で作成するとなると、項目や目的や見た目などに気を取られてしまい、結果的に納得出来るToDoリストが作れないという辛い状況に陥る可能性もあり得ます。かなりシンプルなToDoリストであればいいですが、会社の関係者が何人も見るとなると難しいところです。

今、ネットなどではToDoリストのテンプレートが無料でダウンロード出来るようになっています。ダウンロードし、そこで自社に合わせたようにアレンジをしてToDoリストを作成出来るのです。エクセルで少しずつ自社の体裁に合わせて変化させる事により、ToDoリストが作成出来るで活用して下さい。

ToDoリストのアプリ

100円ショップや雑貨屋さんに行けば、ToDoリスト向けに作成されたチェックリスト風の付箋が売っています。アナログのToDoリストは昔からありました。最近ではデジタルなToDoリストも数多く存在します。ToDoリストを利用する際、アプリを活用する事も視野に入れると良いです。

これまで自分でToDoリストを作成していて、これらの機能をあまり使った事のない方や全くToDoリストを活用した事がない方は、この記事を機に活用してみるのも一つです。

スマホのアプリ

スマホのアプリでもToDoリストが作成出来ます。自分だけが見る事が出来るToDoリストであれば、いちいちパソコンを開くのではなくスマホで簡潔に操作が出来た方が便利です。

種類が豊富

今、ToDoリストのアプリが数多くどんどん登場しています。不具合があるアプリもありますが、順次更新されて訂正され、使いやすいアプリにブラッシュアップされています。相手と共有出来るタイプのアプリもありますし、より仕事が気軽に進む為おすすめです。

アプリが無くても…？

アプリがなくても、アイフォンであればメモ機能やリマインダーでToDoリストを作成出来ます。

パソコンのアプリ

仕事でパソコンを使うので、ToDoリストもパソコンで使いたいという方にはパソコン用のアプリもおすすめです。

WindowsのToDoリスト

Windowsをお使いの方であれば「ガジェット」という、スマホでいうところのアプリのような機能がありますので、そこから付箋をデスクトップで見やすいようにリスト化して活用する事が可能です。

MacのToDoリスト

Macの場合は「スティッキーズ」という付箋機能があるので、それを起動させるだけでOKなのです。

Windowsの「ガジェット」と同じで、カラーを指定出来るのですが、Macはそれに加えて、使う人の好みに応じて半透明にする事も出来ます。さらには、綺麗に並べて整頓させる事が可能なので、かなり使える機能となっています。

ToDoリストは項目の書き方がネック

ToDoリストは、やる事リストではありますが、大人やビジネスになると細かな部分までしっかりと書く事が肝心になります。効率良く仕事や勉強を進めるのに役に立つのがToDoリストです。しかし、向上心のある人ほど欲張ってやる事を盛り込みがちです。

順調に上手くいっている間は良いですが、予定通りスケジュールが進まなくなってしまうと返ってやる気が低下する原因になって危険です。自分の出来る範囲を意識して、欲張りすぎない現実的な中身でToDoリストを作ります。

そうすれば、計画的にスケジュールをこなせるだけでなく、モチベーションを維持しながら気持ち良く仕事や勉強や家事がサクサク進むというメリットもゲットできます。細かな項目部分にもしっかりと着目し、見やすく使いやすい有意義なToDoリストを作成出来るようになれば楽しく仕事や勉強や家事がはかどります。