ビジネスシーンで役立つ知識！宅配便の伝票の書き方マナーをご紹介！会社名や品名や電話番号は忘れずに

ビジネスシーンで宅配便を出す場合は伝票の書き方にマナーがあることをご存知でしょうか。普段は宅配便を使わないという方も多いので、そもそも伝票への会社名や品名や電話番号の書き方についても知らないという方もいます。ビジネスシーンにおいての宅配便の伝票の書き方やマナーについて紹介します。プライベートでも使えるマナーです。

宅配便の伝票とは

宅配便の伝票とは荷物を送る際にお届け先などを記入する専用の用紙です。手紙などの場合は、封筒にそのまま宛先や宛名を記載して送りますが、荷物などを送る際には専用の用紙に必要事項を記入して送る必要があります。

宅配の伝票はどこで貰える？

宅配業者によりますが、基本的には宅配業者の事務所へ行けばもらうことができます。また荷物の【集荷】をお願いする際に「伝票を持ってきてください」と伝えると、伝票を持ってきていただく事もできます。

他にもこれらのコンビニで、それぞれの宅配業者専用の送り状をもらうこともできます。

コンビニ名	宅配業者名
セブンイレブン ファミリーマート デイリーヤマザキ	ヤマト運輸
ローソン ミニストップ	日本郵便

宅配便のビジネスマナー

宅配便のビジネスマナーについて紹介します。どの会社でも共通していて、社会人としては覚えておきたい基本的なビジネスマナーですので必ず覚えておきましょう。

【ビジネスマナー①】送り状の「様」

送り状の送り伝票には、初めから依頼主の欄と宛名に「様」と書いてあります。ビジネスシーンでは、宛名の「様」を二重線で消して「御中」に書き換えましょう。また、依頼主は自分の名前を記載するので「様」は二重線で消しておきましょう。プライベートではあまり細かく気にする必要はないでしょう。しかし、マナーで印象が左右されるビジネスシーンでは、このような細かいマナーもしっかりと守らなければいけません。

【ビジネスマナー②】御中・様の使い分け

会社宛に送るのであれば「御中」に書き換えますが、会社宛でも個人宛で送る場合は「様」のままでも問題ありません。

• 団体宛＝御中
• 個人宛＝様

と覚えておきましょう。

他にも「様方」や「気付け」という表現の方法があります。

• 様方・・・受取人の名字と世帯主の名字が異なる場合
• 気付け・・・相手が一時的にその場にいる場合

書き方は「〇〇株式会社気付　〇〇　〇〇様」のように書きましょう。とはいえ、あまり知られていない書き方で、使えるときもそれほど頻繁には無いかと思います。基本的には「御中」「様」のどちらかでOKです。

【ビジネスマナー③】元払い・着払い

荷物をおくる際には「元払い」「着払い」どちらかで迷う方もいらっしゃるかと思います。基本的には送り主が輸送費を払う元払い伝票を使いましょう。ですが、荷物を送る事情などによっては相手に輸送費を払っていただかなければいけない事もあります。そんなときは、着払い伝票を使うようにしましょう。ただし、着払い・元払いは自分勝手な判断はNGです。必ず上司に確認してから送るようにしてくださいね。

【ビジネスマナー④】複数の荷物を送る場合

通常1つの荷物に伝票1枚を使用します。料金も同じく1つの荷物に1回分の料金がかかります。なので、2つ以上の荷物を送る場合は、荷物の個数分送料がかかるということです。そんなときに使えるのが「複数口伝票」です。荷物が複数あることを伝えると、専用の伝票をもらうことができます。料金も少し安くなるので、複数口ある場合は専用伝票を使うことをおすすめします。

【ビジネスマナー⑤】送り状も入れておく

書類などを送る際に送り状を入れて送る事は、ビジネスシーンでは基本中の基本マナーですので、知っている方も多いでしょう。しかし、宅配便となると送り状を入れずに送ってしまう方もいらっしゃるようです。実は、荷物を送る場合でも送り状は添えるのがマナーです。送られた側が荷物の中身を一目見て分かるように必ず入れておきましょう。

【例文】発送完了メール

荷物を送った後には必ず「発送完了メール」を送るようにしましょう。その際に、到着予定日が分かる場合は記載しておきましょう。発送完了メールの例文は以下のとおりです。

伝票の書き方

伝票の書き方は元払いか着払いかで変わってきます。

宅急便の伝票の書き方（元払い）

元払い伝票の書き方は以下のとおりです。

項目	詳細
お届先情報	お届先情報には相手の「郵便番号」「電話番号」「住所」「氏名」を記入します。それぞれ正確に記入しましょう。
ご依頼主情報	あなたの「郵便番号」「電話番号」「住所」「氏名」を記入しましょう。
荷物情報	お届け希望日 お届け希望時間帯 品名 ゴルフ・スキー・空港 クラブ本数 搭乗日 などの記入欄に記入しましょう。通常の荷物であれば、品名までの記入でOKです。

お届先やご依頼主情報は省略などせず正しいものを記載するようにしてください。

宅急便の伝票の書き方（着払い）

着払い伝票の書き方は以下の通りです。

項目	詳細
お届先情報	お届先情報には相手の「郵便番号」「電話番号」「住所」「氏名」を記入します。それぞれ正確に記入しましょう。
ご依頼主情報	あなたの「郵便番号」「電話番号」「住所」「氏名」を記入しましょう。
荷物情報	お届け希望日 お届け希望時間帯 品名 などの記入欄に記入しましょう。

なお、ご依頼主の氏名に「様」と印字されていますが、通常であれば消す必要はありませんが多くの方が、様を二重線で消すと認識しています。そのため、相手に不快な思いをさせてしまわないためにも念のため二重線で消しておくのが無難でしょう。

ビジネスにおける宅急便の伝票は書き方に間違いがないようにしよう

ビジネスシーンでの宅配便伝票の書き方には、ちょっとしたマナーがあります。プライベートでは気にしなくても良いことが、ビジネスシーンでは気にせずにいるとマナーを知らない人だと、評価が下がってしまう事もあります。相手の会社名や電話番号を間違えるのは失礼になりますし、品名を間違えるとトラブルの温床になり得ます。適切な書き方・マナーで宅配便が送れるようにしましょう。