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退会届の挨拶における文例と書式と注意点、封筒についても解説!習い事やPTAを円満に退会したい人へ!



退会届の挨拶における文例と書式と注意点、封筒についても解説!習い事やPTAを円満に退会したい人へ!

退会届の挨拶における文例と書式と注意点、封筒についても解説します。習い事やPTAを円満に退会したい人の参考になれば幸いです。子供の習い事や法人団体など、退会届が必要になるシーンはいくつかあります。

何度も作るものではないので「どんな内容にすればいいかわからない」「何を書かなければいけないのか分からない」と悩んでいる方は少なくありません。組織の文化によっては退会届を提出し辛いという所もあるかもしれません。少しでも円満に去れるように注意点やコツを把握しておくと安心です。

退会届を出すまでの流れと注意点

退会届を出すまでにはまず、辞める旨を伝えなければいけません。退会届を急に提出するのはマナー違反です。そして、伝える際には注意点があるので具体的に解説します。

辞める理由

辞める際に、理由を告げるのかどうか迷う方もいるかと思いますが、マナーとしては、伝えるべきです。しかし正直に「子供が嫌がってるから」「雰囲気が合わなかった」「他のほうが良さそうなので、他に変える」などの理由だとなかなか言い出せないです。

辞める理由については、はっきりは伝えずに「家庭の事情」と濁すのがベストです。

他にも以下の、当たり障りのない理由にすると良いです。

  • 環境の変化で
  • 忙しくなり送迎が難しくなった
  • 親の介護で
  • 経済的な事情で

伝える時期

辞めるときは、出来れば1ヶ月前には伝えるようにして下さい。何を辞めるのかにもよりますが、例えば習い事でしたら教材や授業内容の準備、お金の引き落とし日などがあります。急に辞めると伝えてしまうと、手続きなどでバタバタしてしまいます。

また「退会は●日前まで」と決められている場所もあります。入会前に契約書がある場合は、そちらを再確認しておくべきです。ない場合は出来るだけ早く伝えるようにして下さい。

辞めると伝えるときは対面・口頭・電話で

辞める事を伝える際には、基本的に対面・口頭・電話どれかにしましょう。伝えるときには、辞める意志に加えてこれまでお世話になった事へのお礼を伝えましょう。しかしバタバタして伝える時間がなかったり、後が詰まっているなど、なかなか時間が取れない場合は、電話でも問題ありません。

また、町内会などの大規模な場所へ辞める旨を伝えるときは、手紙で伝える事もOKです。しかし手紙だと不確かなので、内容証明郵便を郵送するほうが確実に受け取ってもらう事が出来ます。相手にもよりますがメールやLINEでもOKです。

しかしマナー的にはあまりよくないので、基本的には口頭で伝えるようにすると安心です。

ギフトについて

辞める際に、ギフトを用意したほうがいいのか迷いますよね。結論から言うとどちらでもOKです。しかし、今後もなにかで交流がある場合や、感謝の気持をしっかりと伝えたいという場合は、菓子折りやプチギフトなどを渡すとGOODです。

ギフトの相場は1,000~3,000円で、日持ちするものにすると良いです。

退会届の書式のコツ

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退会届の書式のコツをチェックしておくと安心です。

【書式のコツ①】退会届の用紙

退会届に使う用紙は、専用用紙を使う事が基本的です。あまり見かける事が無いかもしれませんが、用紙は履歴書のように専用用紙があります。文房具店や通販などで購入出来るので、探してみましょう。もしない場合は「ビジネス書式」を使いましょう。

【書式のコツ②】退会届に書く内容

  1. 名前
  2. 退会日
  3. 提出日
  4. 退会理由

退会届に各内容は上記の4つです。子供の習い事を辞める場合は、親が代筆する事がほとんどかと思います。その場合は、親の名前も記入して「本人」「責任者」「保護者」などという名目で記名して下さい。退会日と提出日が別の場合は、それぞれ別の日付で書く必要があります。理由は先述した通り「家族の事情」「一身上の都合」などで、問題ありません。

【書式のコツ③】退会届の封筒

封筒に入れて渡します。封筒の書式などについては、以下のとおりです。

【書式のコツ④】宛名

封筒に書く宛名は「様」もしくは「御中」にしましょう。個人宛の場合は「様」会社・事業所宛は「御中」にして下さい。町内会など、誰宛で出せばいいか分からないときは「担当者様」「代表者様」とするといいですよ。

【書式のコツ⑤】自分の宛先

退会届は基本的に、手渡しで渡すので氏名・住所・連絡先などの情報は書かなくてもいいのでは?と感じます。しかし、書類に不備があったときに返送や電話がかかってくる事もあります。スムーズに業務を進める為にも、住所や連絡先はわかるようにしておいて下さい。

そして、郵送で送る場合は、相手がしっかりと受け取ったか確認する為に「内容証明郵便」または「簡易書留」で送るようにして下さい。

連絡先には、電話番号の他にメールアドレスがある場合は記載しておいて下さい。

【書式のコツ⑥】「重要書類在中」と書く

退会届を郵送で送る場合は表に「重要書類在中」と書きます。受け取った人に優先的に確認してもらう為、大切に保管してもらう為です。

【文例】退会届の挨拶

挨拶の文例をシーン別で、全体的な書式と一緒に紹介します。

【例文】汎用退会届

令和●年●月●日
退会届
_________様

氏名:
会員No,
この度、●●会員を退会したく、下記の通りお届けいたします。
つきましては、会員名簿からの排除および今後の会員などの停止手続きをお願い申し上げます。

  1. 退会年月日    令和●年●月●日
  2. 退会理由     一身上の都合により
  3. 備考

以上

【例文】PTA退会届

令和●年●月●日
PTA退会届
________PTA

会長●● ●● 殿

この度、●●PTA会員を退会したく、下記の通りお届けいたします。

  1. 退会者氏名
  2. 退会日
  3. 在籍児童の学年・組
  4. 在籍児童の氏名

以上

【例文】習い事退会届

令和●年●月●日
退会届
_________御中

いつも●●(退会者の氏名)がお世話になっております。
誠に勝手ながら、この度家庭の事情により○月●日をもって退会させて頂きます。

今までお世話になりありがとうございました。これからも●●(習い事)の発展をお祈りしております。

氏名:
会員No,
保護者氏名:
住所:

退会届の挨拶文は書式に気を付けて習い事やPTAを円満に手続きをしよう!

退会届の挨拶の文例について紹介しました。退会届は今後の付き合いに大切なものです。ただ、出せばいいものではなく、今後の付き合いの事を考えて書式や辞める理由なども慎重に考えて提出しなければいけません。こちらで紹介した文例などを参考に作成すれば安心です。

習い事やPTAというのは去れば終わりという簡単なケースではない事も多いです。その後のご近所付き合いや学校でのママ友付き合いにも影響を来します。眉を顰められていじめのターゲットにならないように無難に適度な距離を置きながら人間関係に波風を立てないような手続きを進められると円満です。


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