リマインドメールの先方を不快にさせない書き方や例文を解説します。分かりやすい件名でお客様にイベントおよび会議を再周知してビジネスをスムーズに進めて時間を効率よく使って下さい。ビジネス現場では「リマインド」という言葉がよく使われています。
リマインドは日本語に略すと「再確認」という意味になり「リマインドメール」は再確認のメールという意味になります。ビジネス現場では何事にも再確認が欠かせません。そこでリマインドを送る事で業務を円滑に進める事も出来ます。
リマインドの内容には気をつけなければいけない点がいくつか存在します。書き方によって不快な思いをさせてしまう可能性も無きにしも非ずなので、注意点etcをしっかりとチェックしてから送りたいものです。
リマインドメールとは？
冒頭でもお話しした通り、リマインドメールとは再確認のメールの事を言います。例えば、会議の日程や会食の日程やイベントの日程etcビジネス現場では取引先やお客様との大切な予定がが入る事が多々あるかと思います。
そんな大切な予定を忘れてしまわないよう、そして忘れられてしまわないように取引先やお客様へリマインドを送ります。つまり、リマインドはスケジュールの漏れを未然に防ぐ為に非常に重要な業務なのです。
マルチタスクな働き方をしているお客様にとって非常に親切
ビジネスマンはひとつの部署に配属されていたとしても複数の業務案件を抱えていたり、ひとつだけの案件を抱えていたとしても後輩育成も並行で取り組んでいるケースも存在します。業務を兼任してひっきりなしに常に繁忙期という方も居ます。
スケジュール管理をしてはいても頭の中からはフッと抜け去ってしまっている可能性もゼロとは言い切れないです。そこで再通知が送られてくると非常に安心感を感じます。こういった気遣いが出来るビジネスマンは気が利くと思われて信頼度も高まります。
ちゃんと予定を覚えているというイベント対象者にとっても「時間や場所を改めて連絡してくれて痒い所に手が届くなぁ」とポジティブな印象を与えられます。積極的に取り入れると良いです。
リマインドメールと催促メールの違いとは？
リマインドメールと催促メールの違いは、ニュアンスに御座います。リマインドメールは再確認といった意味合いで使用されていますが、催促メールは約束を確実に実行出来るようにという、強い意味合いが含まれています。
リマインドが用いられるシーン
リマインドは下記のようなシーンで使う事が出来ます。
何かの提出期限のお知らせ
会議のドキュメントや請求書etcの提出期限が近くなっていたら、再確認をする為にリマインドを送る事が出来ます。
イベント日程のお知らせ
取引先やお客様と何か約束があれば、その確認としてリマインドを送るケースがあり得ます。リマインドを送る事で予定の漏れや食い違いetcを防ぐ事が出来ます。こういったアポイントのリマインドは、当日より３日前がメール送信のタイミングです。
出欠の再確認の為
社内では食事会etcのイベントがあれば、出欠確認は必須です。この出欠再確認の為のリマインドメールでは主に、場所・時間etcを再度お知らせして、参加者に確実に把握してもらう為でもあります。再度場所や日時を調べる手間を先方に与えないようにするという目的も持ちます。
期限が過ぎているにも関わらず連絡がない時
期限が過ぎているのにも関わらず連絡がない時に、リマインドメールとしてメールを送る事があり得ます。基本的には期限が過ぎているというメールは催促メールになるのですが、いきなり催促メールを送るのは送りにくいというシチュエーションにリマインドメールとして送る事がオススメです。
リマインドの注意点
リマインドを送る前に下記のような注意点をチェックしておいて下さい。
「リマインド」という言葉は使わない
例えば件名に「リマインド」etcとするような事はNGです。先方に不快な思いをさせてしまう恐れがあるからです。
内容を明確に
メールの内容を明確にして、先方に確認して欲しい内容をメール内に記載します。例えば、９月１日にある食事会について再確認して欲しいなら
日時：９月１日（◯）◯時〜◯時
場所：〜〜
地図：（あれば）
etcと食事会の日時だけではなく、会場の住所etcも明確にしておいて下さい
気遣いを忘れない
リマインドメールに限った事ではありませんが、メールは顔が見えないやり取りなので感情も伝わりにくいです。そこで、先方を気遣う言葉を入れる事で、メールの内容も柔らかくなる効果も。リマインドメールとイベントに関係する先方からイベントに関するメールが行き違いになるケースもゼロでないです。
【例文】リマインド
例文は下記の通りです。
件名：〇〇のお見積について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
兼ねてからお願いしておりました、〇〇の商品のお見積についてご尽力頂き、誠に有難う御座います。
いよいよ来週の◯日に先方へ提出する予定ですが、お困りごとやご不明点etcは御座いませんでしょうか。
私共で出来る事がありましたら、何なりとお申し付け下さいませ。
お忙しい中大変恐縮では御座いますが、ご協力何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
件名：会議日程のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
◯月◯日の会議につきまして、日程が近づいて参りましたので改めてご連絡致しました。
日時：◯月◯日（◯）◯時〜
場所：住所〜（◯階の〇〇室）
内容：新プロジェクト〇〇についての概要説明
お忙しい中恐れ入りますが、当日はどうぞよろしくお願い致します。
またご不明点etcが御座いましたら、担当〇〇までお気軽にお問い合わせ下さいませ。
お問合せ先：000−0000−0000 担当：〇〇
署名
リマインドメールは分かりやすい件名で！お客様にイベントおよび会議を再周知してビジネスをスムーズに！
リマインドメールはビジネス現場でよくあるやり取りの一つです。イベントおよび会議といった何かの予定を確認する上でリマインドメールは非常に役に立ちます。ですが、お客様や先方によってはリマインドを好まない方もいらっしゃいます。そのような方に対しても、出来るだけ不快な思いをさせないように注意点を守れるよう心がけて下さい。
基本は先方に分かりやすい件名でシンプルに伝えるという点です。イベントおよび会議を円滑に進める為の補助的役割のリマインドをビジネスのシチュエーションに応じて使いこなせると良いです。
