就活の際に、会社から内定を得た際に郵便で送られてくる内定承諾書。一体どのような資料なのか。そもそも、送られてきた内定承諾書にサインをして提出した時は、もう就活を続ける事は出来ないのでしょうか。内定承諾書の送り方や添え状の書き方etc、詳しく解説します。
内定承諾書とは？新卒や転職時の添え状の書き方etc徹底解説！
就活した会社の内定が決まった時に郵便で送られてくる資料です。就活に関する資料であり、あまり馴染みのある資料ではない為、内定承諾書を受け取ったらどうすれば良いか分からないという方も多いです。そこでどのような役割をする資料なのか、受け取った時にはどうすれば良いのかについて解説していきます。
内定承諾書とは？新卒・転職の就活で欠かせない文書！
内定承諾書と同じく、内定が決まった時に郵便で送られてくる資料に内定通知書があります。
- 内定通知書・・・会社側が内定を知らせる事を目的とする資料
- 内定承諾書・・・内定を貰った会社への入社を承諾した事を、会社側に知らせる為に使用する資料
会社が内定承諾書を出す理由は、内定を出したという証明と入社を念押しする為です。内定の承諾に使用する為の資料には、他にも、以下の資料があります。
- 入社承諾書
- 就職承諾書
- 内定誓約書
これらの資料は会社によって呼び名が異なるだけで同じ資料です。その為、これらの資料が送られてきた時も、内定承諾書と同じ対応をすれば良いです。
内定承諾書は、既に決まっている内定に承諾する事を会社側に知らせる資料ですから、その会社に就職する意思がある時は、忘れずに提出するようにして下さい。その会社への就職の意思がなく、辞退する時は送られてきた内定承諾書を出さなければ辞退した事になります。しかし、マナーとして電話・メールetcで辞退の意思を会社にしっかりと伝えて下さい。
内定承諾書の書き方は？
内定承諾書は、会社側が必要事項をあらかじめ印字して作成していますから、その事項に書いて、捺印して返信用封筒に入れて書留郵便で提出するだけです。特に決まった書き方のフォーマットがあるわけではない為、記載事項の内容は会社ごとに異なっています。記載事項は、下記のとおりです。
- 日付
- 宛先
- 承諾の内容
- 承諾者の住所
- 承諾者の氏名
- 捺印
このように、書き方はとてもシンプルですが、書く時は、文章をしっかり読み込んで書き方について理解しておいて下さい。社会人として、綺麗な字で丁寧に書くのは当然の事ですし、その会社への就職を決意している時は、内定承諾書が届いたら1日でも早く返送するようにして下さい。添え状を同封する事も忘れないようにして下さい。
内定承諾書の添え状の必要性と書き方のポイントは？
内定承諾書を提出する時、封筒に添え状を一緒に入れるのが社会人としてのマナーです。添え状は、資料やFAXetcを送付する際の表紙の役割を果たす資料の為、書留郵便で提出する際に添え状が無くても問題にはなりません。
しかし、添え状には、どのような資料を送ったのか、何枚送ったのかの詳細を相手に伝える役割を担う資料でもあり、送付漏れや読み落としetcを防ぐ役割も持っています。情報連絡や報連相が重要になるビジネスの場では、同封するのが基本です。その為、内定承諾書を提出する時は添え状を一緒に同封して郵送した方が、会社に「報連相が出来る、気が利く人」だという良い印象を与えられる事が出来ます。
添え状の書き方（新卒）
添え状に書く基本的な項目は、下記のとおりです。
- 発送（作成）年月日
- 宛先となる会社名
- 担当部署名
- 担当者名
- 自分の住所
- 自分の氏名
- 電話番号・メールアドレスetcの連絡先
- タイトル
- 資料の種類
- 資料の枚数
- 本文
また、書く時のポイントは、以下の通りです。
- 資料右上・・・発送（作成）年月日
- 資料左上・・・会社名、担当部署名、担当者名の順に
- 日付の下部・・・自分の名前と連絡先を順に
- 資料中央・・・タイトル
- 資料の種類や資料の枚数は分かりやすいよう箇条書きにする
- 本文は目的を簡潔に伝える
学生だと、添え状を書く事が初めてという方も多いです。そのような時は、インターネットで無料提供しているテンプレート（雛形）を利用すると便利です。社会に出たら、お客様や取引先の会社とやりとりをする際に添え状を書く機会も多いです。その為、内定承諾書の提出の際に作成したフォーマットを保存しておけば、就職先での業務で後々役に立ちます。
添え状の書き方（転職）
転職時の添え状も、基本的な項目は新卒の添え状の書き方で紹介した記載項目と同じで問題ありません。
ただし、新卒者と違い、社会で働いていた経験者が書いた添え状ですから、新卒者よりも「マナーを守れた書き方が出来て当然」という目で採用担当者から見られます。冒頭に「拝啓」といった頭語、最後に「敬具」という結語を書き添えるのを忘れないようにして下さい。もし、これまで働いていた会社や職場で使っていた添え状のフォーマットがあるのであれば、それを使っても良いです。
書き終わったら、すぐに内定承諾書と一緒に封筒に入れて郵送にて返送するのではなく、誤字・脱字・インクの汚れetcが無いかの最終チェックをするのも忘れてはいけません。丁寧な対応を心がけて下さい。
内定承諾書の正しい送り方は？
内定承諾書を書いて、添え状を作成したら封筒に入れて書留郵便で送ります。しかし、その送り方にもマナーがあります。ここでは、正しい送り方について解説していきます。
内定承諾書はどの郵便の送り方が良い？
内定承諾書を提出する時、書留郵便で送るのが基本です。重要資料なので書留郵便を利用して下さい。内定を貰った会社は、これから就職して数か月から数年と長い間勤務する可能性のある職場になります。郵送途中で紛失してしまったり、遅延が生じてしまう事は避けたいです。書留には追跡サービスもついている為、安心です。
内定承諾書を送る封筒は？
会社側から内定承諾書が送られてきた時に一緒に返信用封筒が入っていたら、その封筒を使えば良いです。しかし、返信用封筒が同封されていなかった時は、自分で封筒を用意する必要があります。市販されている封筒には白い封筒と茶封筒があります。内定承諾書のような重要な資料を送る時には、白い封筒を使うのが基本です。
また、小さな封筒に折って入れるのはマナー的にあまり良くありません。ほとんどの会社がA4サイズの用紙を使っている為、内定承諾書もA4サイズである事が多いです。その為、A4サイズの用紙が入る封筒を選べば問題ありません。
返信用封筒の書き方は？
返信用封筒は内定承諾書の顔とも言えます。間違った書き方をして採用担当者に対する印象を悪くしない為にも、内定承諾書だけでなく返信用封筒の書き方も押さえておいて下さい。
住所の書き方
同封された返信用封筒には、すでに返送先の住所etcの情報が書いてある事が多いですが、無記載や自分で封筒を用意した時には、自らで書かなければなりません。
- 住所etcは縦書きでも横書きでも構いません
- 住所は省略しない。都道府県名・ビル名は必ず書く
- 番地の番号etcの数字は漢数字を使用※間違われる事を防ぐ為
宛名の書き方
部署宛にする時は宛先の下に「御中」、担当者に直接送付する時は「様」を付けるのが基本です。
差出人の書き方
差出人の住所や名前を書く場所は、封筒の裏面です。
「内定承諾書在中」を書く
封筒表面の左側部分に「内定承諾書在中」と書いておいて下さい。封筒を開けなくても中身が分かるので届いた後、すぐに担当者に渡してもらえます。
クリアファイルに入れる
白い封筒は重要な資料etcを送る為に作られている封筒の為、茶封筒よりも紙質がしっかりしています。しかし、雨の日etcに郵送されると濡れてしまう可能性があります。そうした事態を防ぐ為にも、クリアファイルetcに入れて資料が濡れないように予防して下さい。クリアファイルに入れておくと折れ曲がったり汚れたりする心配もありません。
さらに、封筒に内定承諾書と添え状を入れる時は、内定承諾書の上に添え状を入れるようにして左上に投函日を書き、封筒を糊付けして閉じたら封字を書いて送って下さい。
内定承諾書の返信期限は？
ほとんどの時、提出期限日が設けられています。期限日のギリギリに返送するのではなく、早めに郵送で返送すれば会社に良い印象を与える事が出来ます。提出期限を過ぎてしまうと、就職の意思が無いと判断されて内定が取り消されてしまう可能性があります。また、締め切りが守れない責任感のない人物だと入社前から悪いイメージを持たれてしまいます。せっかくご縁のあった内定を貰った会社なので、良いイメージを持たれた状態で入社したいですね。
内定辞退を迷っている時は出さない方が良い？
入社の意思が固まっていない時は、すぐに内定承諾書を出さないようにして下さい。内定承諾書が提出された時点で、会社側は入社すると判断し、受け入れ準備を開始します。その後で、内定を辞退してしまうと会社側に迷惑をかけてしまいます。その為、複数の会社から内定承諾書が送られてきた時は、入社の意思がある会社だけに返送して下さい。
内定承諾書を郵送しないケースもある
会社によっては、入社前に行われる内定式で内定承諾書を書いて、その場で提出するケースもあります。この時、会場で捺印を求められますので、印鑑を持参するのを忘れないようにして下さい。
【まとめ】内定承諾書は重要資料！期限内に郵送・丁寧な書き方で！
受け取った内定承諾書は期限内に提出する事は当然です。既に入社の意思が固まっているのであれば、提出期日が書かれていない時でも、受け取ってから数日中には提出して下さい。
ただし、内定承諾書は入社の意思を会社に伝える重要な資料ですから、詳細な事をよく確認せずに慌てて送り返すのは良くありません。内定承諾書と共に詳細な労働条件が書かれた資料が同封されていたらそれもよく確認して下さい。受け取った資料の一式を理解した上で、丁寧な字で内定承諾書に必要な事を書きます。ここで紹介した書き方を参考に、添え状も作成して正しい送り方で返送して下さい。
