私事等の理由にて休暇を取りたいという時もあるでしょう。現在勤めている会社があった場合、勝手に休暇を取る事は許されない為休暇届が必要となります。全ての方ではありませんが、ご年配の方は休暇を取るという考えがあまりないでしょう。休みを取る事は悪い事だという認識で教育されているので、現在のような働き方改革で、休暇を増やすという事も苦手だったりします。そういった事も含めて、自分が勤めている会社に休暇届の書式や様式がなかった場合は、自分で作成しなければなりません。
普段なかなか休暇届を作成する機会がない…という方も少なくなく、休暇届の書き方に悩む方もいるでしょう。休暇届の書き方・注意点・例文をチェックしましょう。休暇届を作成しようと思っている方は、参考にして下さい。
休暇届とは？
休暇届とは、その名の通り休暇を取る事を第三者に伝える為の文書です。休暇届を作成する場合は、一般的に休日とされていない平日に休みの申請を出す…という場合に提出する事になります。労働基準法で定められた法定休暇と法定外休暇があるのです。
例えば、年次有給休暇や産前、産後休暇などが法定休暇となっているのですが、特別休暇など会社規定のものなどもあります。こういった各種休暇を取る際、大切になってくるのが休暇届です。法律、そして会社として認められていたとしても、口頭で伝えたり、勝手に休んでその後にそれを伝えても通る事はありません。その為、しっかりと会社が理解出来るように休暇届を提出してから休みを取るようにしましょう。
有給休暇を取得する場合でも休暇届を出さなければいけない会社もあるでしょう。会社によっては有給休暇を１日などと短期間であれば、上司に口頭もしくは、メールで休暇申請すれば良いというフランクな会社もあるそうです。
ただ、有給休暇でも長期となるとかなり前もって休暇届を出す必要があるでしょう。それは少なからず同じ部署で働く人に迷惑がかかるからです。その部署の長には前もって有給休暇の日程を伝えておかなければ、仕事の割り振りがうまく出来ないから長期の場合は、前もって休暇届を出すようにしましょう。せっかく休暇を取るのであれば、迷惑を最小限に抑えて快適に気持ち良く取得しましょう。
特別休暇における休暇届の書き方は？
特別休暇を取得する際、会社に特別休暇用のテンプレート用紙がある場合はそれに記入・提出すれば良いです。テンプレートが会社にない場合は自分自身で休暇届を作成して休暇の理由・事由などをあらかじめ伝えておく必要があります。休暇には一般的な休暇・夏期休暇・特別休暇と、様々な種類があり、それぞれ書き方が違います。基本的な項目は一緒ですので、それに合わせるように特別休暇の休暇届を作成しましょう。
特別休暇届の書き方の基本
特別休暇で必要な項目は以下の通りです。
- 氏名
- 申請日
- 所属
- 取得期間
- (代休予定日)
- 自分の押印
- 上司・人事などの押印
誰が何の為に、どのくらいの期間休暇するのかが明確に分かるような書き方を心がけましょう。印鑑を自分の部分に入れ、上司などの印鑑を貰う事で休暇を得る事が出来るでしょう。代休届では、代休予定日時などを記載する項目も必要です。
休暇届のテンプレートを活用する方法も！
全く書き方・作り方が分からないという方はネットで調べてみましょう。無料で休暇届のテンプレートがダウンロード出来るサイトもあります。そのテンプレートをそのまま使うでもよし、必要な項目を付け加えるなどのカスタマイズをして休暇届を作成して提出するのも１つの方法です。休暇を取る日程は周りの同僚や自分が関わっている仕事の関係者には伝えるようにしましょう。仕事の業務が止まってしまう可能性があります。取引先にも伝えておく必要性を感じたら伝えておきましょう。
休暇届の例文
実際に休暇届を作成してみましょう。事例として年次有給休暇届を作成したという事にします。
タイトルははっきりと！
冒頭部分には大きく年次有給休暇届という事が分かるように記載して下さい。業務を進めていると様々な書類を処理する機会が増えます。受け取る相手が何の書類なのか一目で分かるような文書を作成しましょう。
宛名を忘れずに！
タイトルの下部に○○会社○○代表取締役○○殿の様に、誰宛に出す休暇届なのかもはっきりと分かるように記入しましょう。
申請日・所属・氏名・押印
申請日は令和○年○月○日と記載し、所属、氏名、押印欄を作成して下さい。
休暇の期間も明確に！
期間の欄は、「自 令和○年○月」「至 令和○年○月」といった感じで、（○○日間）という体裁で記載すると親切です。
それでも書き方が難しい場合はテンプレート検索を！
休暇届の例文が分からない方は、前述でも記載した通りサイトで探すというのも良いです。無料でダウンロード出来るテンプレートがあるので探してみてください。
休暇届の休暇理由・事由
休暇届を出す際、最も注意したいのが休暇届の理由・事由です。単純に理由・事由を書かずに「いつからいつまで私は休暇を取得します」という記載をしているのであれば、社員の全てがそのような休暇届を提出してしまいます。上司はもちろん、会社としてもしっかりと理由・事由がない限りは休暇届を受理する事が出来ないので注意が必要です。
理由・事由を明記した方が良い場合
会社に利益がもたらされるような自己啓発に関連する理由・事由であれば積極的に記入しましょう。例えば「○○スキルアップ研修会に参加したい」という旨であり、そのスキルを手に入れた事で会社側にメリットがあるのであれば歓迎される事でしょう。また、葬式や結婚式などの冠婚葬祭については理由・事由を明記しても構いません。
理由・事由を明記しない方が良い場合
遊びにいったり旅行にいくなど私事の楽しみの場合、あまり具体的に記載する必要性はありません。「私用の為」など、特に当たり障りないような内容で提出する事が無難です。
急な体調不良・病院への通院・入院など
風邪や怪我という理由・事由で会社を急に休む事になってしまった場合は、すぐに上司に電話かメールを入れて休む事を伝えましょう。厳格な会社であればメールの例文もネット上にあるので、調べた上で文章を作成して休暇を伝えましょう。ただ風邪で辛い時にちゃんとメールを送るのは辛いですのでそれほど重要ではありません。
自分の身体を一番大切にしましょう。風邪を事後申請で有給休暇に変更してくれるのは、会社の規定によって違います。そういった部分も含めて、雇用契約を結ぶ際は福利厚生など休暇についてよく調べる・確認する必要があります。
それでも理由・事由の書き方が分からない場合は？
どこからどこまで休暇の理由・事由を記載すれば良いのかいまいち分からない場合は、先輩や上司に相談するという手段もあるでしょう。
例えば彼女と旅行に行くから長めの有給休暇を取る場合などは、そのまま書いた方が良いのか、家族の結婚式がハワイであり、この日程で休みますとウソをついて申請した方が良いのかなど。どこまで明確に理由・事由を記載すべきかは最終的に会社の空気感によります。また、入院や病院への通院などの病気・怪我・体調不良などで休む場合のような前もって休暇届で申請する事が出来ない場合は、電話やメールで会社を休む事を伝えれば大丈夫です。
優しい会社は、有給休暇扱いに後で申請すれば良いという会社もあったりします。これは就業規則がそれぞれの会社で異なる為一概には言えません。有給積み立てという制度がある会社も存在するそうです。
休暇届のテンプレートを使う
休暇届の作成に慣れているという方もいらっしゃるかもしれませんが、逆に会社に休暇届のテンプレートが無くてそもそも描いたことがないという方もいらっしゃるでしょう。会社によっては規定の休暇届のテンプレートがあるようですが、無い場合は自作する必要があります。
そのような場合、休暇届のテンプレートをインターネット上から無料でダウンロードすると便利なのでおすすめです。休暇届のテンプレートは、エクセルデータなどで数多く点在しています。自分の目的、会社に合ったテンプレートであれば、安心して利用する事が出来るので活用してみましょう。また、枠などを増やしたいという場合はパソコンで編集してカスタマイズ・アレンジすれば良いです。その際は、必要最低限の項目を削除しないように注意しましょう。
会社などで決まった書式＆フォーマットが用意されていない場合や作成や提出を求められた時に利用する事が出来る無料のテンプレートです。シンプルで使いやすい休暇届のテンプレートダウンロードはコチラから可能です。雇用主側が従業員や社員用に用意する場合もエクセルやワードに会社名を入れたり印影を取り込む事で利用する事も可能です。
休暇届で助け合い・迷惑の生じない快適な休暇を！
休暇届は、休暇を取得しても給与が発生するという書類です。なぜなら有給休暇は年間何日と通常の会社であれば認められているからです。厳しめの会社でも有給休暇は会社の規定で認められていますので、休暇取得の際に後ろめたい気持ちを抱く必要はありません。普段の業務で仕事の義務をしっかり果たしていれば休暇を取得する権利も堂々と利用して良いのです。
だからといって勝手に休んで良いという訳ではありません。自分の都合ばかりを主張するのではなく周りの人と調和した休暇の取り方をしましょう。逆に考えて自分の同僚が予告なく突然休暇を取得して迷惑をかけれたら不快な気分になりますよね。休暇取得する側も出勤する側も、お互いが気持ち良い休暇の取り方を心がけましょう。休暇届をしっかり作成していれば上司も休暇をちゃんと認めてくれ、周りも協力するように促してくれる事でしょう。
また、あなたも休暇させてくれたという事で、他の誰かが休暇届を出して休む時は、その人をフォローする事が出来るでしょう。休暇届を用いて快適な休暇取得・職場環境作りを実現しましょう。
