勤務予定表とはどのようなドキュメントかご存知ですか。必要性やメリット・デメリットを紹介します。作り方はエクセルでもアプリでもOKです。労働基準法に定められた労働時間を守って下さい。
ほとんどの会社では「勤務予定表」で従業員の勤務状態を把握している事でしょう。とくにアルバイトやパートが多い業種は勤務予定表が必須となります。勤務予定表を作る事によって様々なメリットがあるのですが具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
勤務予定表とは？
名前の通り従業員の勤務予定を記入した表の事を言います。出来るだけ従業員の希望に沿った形で作る必要があります。
勤務予定表と勤怠管理表のちがい
勤務を決める人が従業員の勤務予定を記入するのみですが、勤怠管理表は従業員が勤怠を記録するというものになります。まず、記入者が異なるという点が大きな違いになりますが、そもそも勤怠管理表は実際の勤務記録を記すものになるので、勤務予定表とは全く異なる表です。
勤務予定表の作り方
作り方は主に3つあります。それぞれ解説します。
エクセルを使って作成
エクセルを使って簡単に作る事が出来ます。計算式などを入れておく事で、合計勤務時間なども簡単に計算する事が出来るのでシフトの管理がしやすくなります。
アプリで作成
様々な様式の勤務管理の専用アプリが販売されています。専用アプリを使って勤務予定表を管理しておくのも一つの方法です。アプリによっては、自動入力などの便利なツールもあったりするので勤務予定表を作る手間を大幅に削減する事も可能です。
また、作成した予定表は従業員のメールアドレスやLINEなどのチャット機能などにも送信出来るものもあるので連絡をする手間も省く事も出来ます。
手書きで作成
手書きで作る事も出来ます。ひな形はPCから検索すると、無料でダウンロードが出来るひな形サイトが沢山あるので、そういったところから印刷して使う事も出来ます。手書きのデメリットは手間がかかるという点です。
勤務予定表の必要性～メリット・デメリット
勤務予定表がなければ、従業員の勤務管理を正確にする事が出来ないので「いつの間にか労働基準法を超える勤務をさせてしまっていた」なんて事にもなりかねません。雇う側からすると沢山働いてもらうのは有難いですが、過労で従業員が健康を損ねたらどちらにもダメージが生じます。
また、勤務予定表がない事で偏った勤務になってしまい従業員不足で業務が回らなかったり、反対に従業員過多で無駄な人件費がかかってしまうなどのトラブルも発生してしまいます。勤務予定表はこれらのトラブルを未然に防ぐ為に必要な予定表なのです。
では、勤務予定表のメリット・デメリットについて見ていきましょう。
勤務予定表のメリット
- 業務効率化
- 人件費削減
- 従業員が満足の行く勤務形態を目指せる
メリットは主に3つです。勤務予定表を作成して管理をする事で、バランスのいい人員配置を目指す事が出来ます。すると、必要以上な残業代などの人件費を削減する事が出来ます。ひとりひとりに快適に楽しく長期間安定的に勤めてもらえる要素のひとつとなります。
また、従業員同士連携をとる事も出来たり、従業員に負担がかからない満足のいく労働形態を考えたりも出来るので、勤務予定表の作成は従業員にとってもメリットがあります。
勤務予定表のデメリット
デメリットは特にありませんが、強いて言うならば作成が面倒という点です。従業員の休み希望や、相性のいい物同士の従業員の配置などいろいろ考えて配置する必要がある為、作るのが憂鬱だと感じている方も多いようです。人数が多ければ負荷は増えます。
例えば、シフトの入れすぎ・削りすぎや、希望休みが複数人と被ってしまっているときの調整など、勤務予定表を作るのには頭も使うので大変な作業だと思います。
勤務予定表の種類
下記の、主に3種類があります。
- タイムシフト
- 週間シフト
- 月間シフト
タイムシフトはその日の必要な人員が記入されている勤務予定表です。職種によっては、タイムシフトを作る事で業務の効率化が出来る事もあります。週間シフトは1週間の勤務予定を記入した予定表で、週ごとの労働が決まっているような業種では週間シフトがとてもわかり易いです。
そして月間シフトは、1ヶ月の勤務予定を記入した予定表です。1ヶ月の勤務予定を見る事が出来るので従業員にとってはありがたいのですが、1ヶ月分の勤務形態を記入するとなると具体的な詳細などを書き込む事が出来ないので、勤務時間ではなく「誰が出勤しているか」を把握する為に使うのが向いています。
勤務予定表に必要な項目
- 従業員氏名
- 部門（営業部・経理部など）
- 月日
- 曜日
- 勤務時間
ただ勤務を管理する為の勤務予定表を作るのであれば上記の項目で十分です。これに「出勤日数」「休日日数」「月合計労働時間」を入れると、もっとわかりやすい勤務予定表になるでしょう。
労働時間は「通常」「早番」「遅番」などと簡単に表示するところもあるようですが、出来るだけ◯時～◯時と時間を具体的に書いておく事をおすすめします。また、もう少ししっかりとした内容にしたいのであれば以下のような項目を入れると良いでしょう。
- 従業員氏名
- 従業員番号
- 勤務・賃金設定（正社員・アルバイトなど）
- 労働日数
- 総労働時間
- 法定内労働
- 時間外労働
- 休日労働
- 深夜労働
- 欠勤日数
- 遅刻早退
会社にピッタリな勤務予定表を用意しましょう。
勤務予定表の作り方はエクセルでもアプリでもやりやすい方法で！労働基準法に定められた労働時間を守ろう！
勤務予定表は、従業員の労働を適切に管理する為に必要なのはもちろん、会社の経費削減や従業員から満足してもらえる労働形態にする為にも必要不可欠な予定表です。その他にも人員配置ミスを軽減出来たり、業務効率化を図る事が出来るなどのメリットがあります。
労働基準法に定められた労働時間を守って快適な労働環境の維持に努めて下さい。勤務予定表の作り方には「エクセル」「アプリ」「手書き」の3つありましたが、会社にあった作り方で管理するようにして下さい。管理がしやすければ作業負荷を感じずにサクサク進められます。
