PTA役員etc、子供を持つご家庭の方は、子供に関わるイベントを担当する事が少なくないです。子供会の会計報告書を担当する機会が来るかもしれません。しかし、日々子供会の会計報告書を作っていない方も多く、作り方や書き方に悩むケースも多いです。子供会における会計報告書の書き方や作り方やテンプレートを使った簡単な作成方法をレクチャーします。
子供会の会計報告書とは？
子供会における会計報告書の作成前に、そもそも子供会とは何なのか認識して下さい。
その地域に住んでいる子供たちの健全育成を目的に作られている会
ボーイスカウトやスポーツ少年団etc、学校がベースとなっているわけではありません。あくまで地域が主体となっているのが子供会です。
子供会はイベントが盛り沢山
子供会に参加している家庭は、ある程度の資金を集めて色々なベントを開催します。
- 夏のキャンプ
- 食事会
- クリスマス会
避けて通れない金銭問題を明確にするのが「会計報告書」
年間イベントを開催するとなると避けて通れないのが金銭の問題です。その時のイベントが楽しくても、はっきりと事前や事後に会計を把握や報告をすべきです。
子供会における会計報告書の作成者は、収支が合うように参加している親御さんが納得出来る内容に仕上げるべきなのです。会計報告書は、子供会に参加している全ての関係者に見せる書類です。参加費の漏れや計算間違いがないようにそれぞれのイベントの収支を正確に書いて見せなければいけません。
会計報告書担当者の役目とは？
子供会における会計報告書の作成では、会計の役目をきちんとこなさなければいけません。
前任者からの引継はしっかりと！
仮に、いきなり子供会の会計報告書を頼まれた時は前任者からの引き継ぎを徹底しない事には、正しい子供会の会計報告書を作成出来ないです。子供会における会計報告書の作成時、簿記や会計などが未経験という方も少なくありません。
そうなった時、管理の仕方がわからずにパニックになってしまう為、出来るだけ前任者が使っていたエクセルやテンプレートなどを利用し、何に誰がどのようにという感じで教えてもらう事が重要です。出来る事であれば、子供会の会計報告書は前任者と出来るだけしっかりとした信頼関係を築いておく事が重要です。
金銭問題はシビア…たとえ少額でも。
子供会では、月会費や年会費という体裁で子供会の親御さんから会費を徴収している事がほとんどです。この集めた金銭で子供会の活動で使う様々な経費をまかなっていきます。
支払い拒否をした人への催促
そんなに会費は大きな額ではないですが、昨今では、学校の給食費の支払いを拒否する親御さんも見受けられるようになってきています。子供会の会費を払わないままでいる親御さんがいる時には、状況に応じて払わない親御さんに対して支払いの催促を行う事も欠かせません。
子供会専用の預金口座
また子供会では通常、子供会専用の預金口座が作られている事がほとんどです。集められた会費は全てこの口座に預ける体裁になるわけです。会費をこの口座に直接振り込んでもらうパターンも少なくありません。
金額のズレがないよう慎重に管理
月会費として徴収する時に数百円単位の会費で、小銭が多くなる事もあるのです。集めたはずの金銭と通帳に記録されている金額にズレが生じないように、徴収した金銭の確認や保管は慎重にすべきです。
なんて事にならないように、会計係の方は注意しないといけません。
何にいくら使ったかを明確に管理
また、子供会の活動の中で欠かせない物品の購入費や施設の使用料などは、集めた会費の中でやりくりを行うケースが多いです。その際に、何にどのくらい金銭を使ったのか、全て記録していくべきなのです。元々の企画になかったイベントの開催については、別での会費徴収を考えるべきです。
しかし、最初から予定しているイベントの経費は、当初の会費でまかなわなければなりませんので、何か購入した担当者から領収書をもらって必ず保管しておくべきです。
他の役員や親御さんが「立て替えておいた」と言って領収書を持ってくる時がないようにしましょう。
何か買わなければならない時は、勝手に立て替えられては、会計がぐちゃぐちゃになってしまいます。
最初から買うべき物をピックアップした上で、買う係を決めて買ってきてもらうにして下さい。
管理方法は様々
購入物の領収書は子供会専用のスクラップノートに時系列やイベントごとに保管し、金銭の管理に関しては現金出納帳を使うのが一般的です。金銭の入出金の記録に誤りがないか定期的にしっかりと確認し、入出金の記録と残高が完全に一致する事をチェックするのも子供会の会計係の重要な役割となります。
人の出入りの際も手続きが肝心
また、家庭の事情で引っ越す子供がいる時や何らかの理由で子供会を退会するという子供もいます。そうなると、年会費で徴収していた時は、入会していた月までの会費を受け取る体裁にして、残りの月の分は返金を行うという作業を行わなければなりません。
また同じように引っ越してきた子供が新たに子供会に入るという時は、１年間のうち何カ月間所属する事になるかを計算し、月割りで会費を徴収する作業も行わなければなりません。月額で会費を徴収している時は…
- 所属した日数まで分割して計算
- １日でも所属したら月額全て負担
会則や規約で定まっていればその通りにします。定まっていない時は、子供会の会長や副会長などと相談し決めれば良いでしょう。通常は、月の途中に入会したいという時は、来月の始まりに合わせた入会が一般的です。
会計ルールは自治体や子供会により様々
1年間の大体中ごろに一度、会計の中間報告を義務付けている子供会も少なくありません。会計報告書の書き方自体は、それぞれの子供会ごとに慣習で決まっている事がほとんどで、状況に応じて前任の会計担当者に相談をすれば良いでしょう。
少人数の子供会ならざっくばらんな体裁になる事も多いですが、ある程度、規模の大きい子供会になると、色々な親御さんの方々がいらっしゃるので気を付けましょう。自分たちが納めた子供会の会費がしっかりと子供の為に使われているのか、余計なものに使われていないかを厳しくチェックしてくる方も中にはいます。
どのような質問をされてもしっかりと対応出来るように、事前の準備をしっかりとしておく事が重要です。
金額差異は発生させてはいけない！
会計報告書において、決して犯してはいけない間違いは、通帳の残高と手元にある現金残高と、現金出納帳など帳簿に記入していた金額が合わないという事態です。
- 計上間違い
- 金銭の紛失
- 領収書の紛失
これらが発覚してしまうと、子供会の親御さんから厳しく追及されてしまう可能性があるのです。金銭の入出金の管理は、１年間を通して気を抜かずにやり続けるべきなのです。
子供会は会社ではないからこそ難しい部分がある…
子供会の会計報告書の難しい部分は、会社などと違って相手側はプライベートであるという事です。会社であれば、何らかの不正をした時点で大きく取りざたされますが、プライベートであるが故に、法的拘束もなく、結果的に何らかの支払いが滞ってしまう方もいるでしょう。
さらに、子供会のイベントなどで細かな買い物などが出た時には必ずレシートをもらわないと収支が合わなくなり、最悪自分が疑われてしまうリスクもあるのです。そのような意味でも、子供会における会計報告書の作成担当になったら必ず収支が合うように協力してもらうべきです。
仮に、役員の会長がいたとしたら、その人にしっかりとお願いして収支が合うよう徹底した指導をしてもらう事が大切です。結果的に、自分の身を守る事になるのが子供会の会計報告書です。
子供会でお給料がもらえるわけでもないので、無難に間違いなく会計作業を遂行して担当が外れるまでトラブル無く平和にやりすごしたいものです。
子供会の会計報告書のテンプレート
子供会における会計報告書の作成時、どこまでを資料として書くのかが難しいポイントです。個人的に用意してきたものを後でレシートを渡されても、他の家庭がそのような支出をしていない時は、それを認める事は不可能です。
各自家庭が平等になるよう、はっきりどこまでが子供会の経費であるかを考えた子供会の会計報告書を作成すべきです。子供会における会計報告書の作成時、なかなかどこまでを作成すればよい分からず困ってしまう方も少なくないです。金銭に関わるし、ご近所付き合いに影響が出かねない担当作業なので当然です。
特に、会計であったり簿記の資格などを持っていない方が子供会の会計報告書の担当になれば、何をどのような感じで作成すればよいかわからずに困ってしまいます。簡単に作成出来る会計報告書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートをご用意してあります。子供会以外にもPTAや町内会・自治会などに適したデザインも盛り沢山です。
今は、子供会の会計報告書などはテンプレートなどでインターネットでダウンロードを行う事が出来ます。全ての子供会に対応可能とは言い切れませんが、それらをアレンジして作成すれば、基本的には問題はないです。
子供会の会計報告書のテンプレートの項目
例えば、子供会の会計報告書のテンプレートは令和○年度子供会報告書というタイトルで作成されています。その書類が、子供会の会計報告書である事をわかるようなテンプレートがよいです。そして、以下のように項目が充実しているテンプレートがおすすめです。
- 前年度繰越金
- 子供会の会費
- 助成金などの収入の部
- おやつやクリスマス会などの雑費の支出の部
誰が見てもわかりやすい、そんな子供会の会計報告書のテンプレートを使った作成をおすすめします。
子供会の会計報告書は正確に！
子供会の会計報告書は、会社での業務ではない分、よりデリケートな問題に発展しやすいです。子供会の会計報告書の作成は、真剣に1円でも間違いがないような書き方や作り方が求められます。そして子供会に関わるすべての親御さんの目に映るものなので、誰が見てもわかりやすいような会計報告書の作成に務めるのが得策です。
