ビジネス文書において社内や社外に対して依頼文を作成するシーンは数多くあります。協力をし合って業務を進めて行かないと行き詰ってしまう事も。頼み事をする際の文章の書き方ひとつで先方が承諾してくれるか否かが左右されると言っても過言ではありません。社外に失敬のないように丁寧で誠実な文章の書き方を例文を見ながら身に着けて下さい。
たくさんのビジネス文書がある中で、依頼文を書く事があるかと思います。依頼文書では、取引先やお客様へ協力をお願いしたり、依頼をする為の文書で業種によっては良く使われている事もあります。ビジネス文書における依頼文は先方に失敬のないよう、要望に快く了承していただけるような文面に出来るかどうかが肝心です。
依頼文の書き方のポイント
ビジネス文書における依頼文の書き方のポイントは以下のとおりです。
- 丁寧かつ簡潔に
- 過剰な謙遜は良くない
- 思いやりのある一言を添える
それぞれ具体的に説明します。社外に依頼を伝える際に失敬のないように頭に入れておくと安心です。
【依頼文：書き方のポイント①】丁寧かつ簡潔に
ビジネス文書における依頼文は、お願いをする文書です。丁寧かつ簡潔に伝える事は、基本的な事。事実と理由を明確に伝えて、自分の要望だけの文書にならないよう注意が欠かせません。その為、依頼するに至った経緯や理由も一緒に説明する事で、先方に理解して貰えるような依頼文にする事が出来ます。
例えば、依頼した物資の納品を従来よりも2日早く用意してほしいというお願いの文書であれば「物資不足を緩和する為に、従来より2日早く●●をご用意いただけませんでしょうか」と、詳細な理由を伝えるといいです。依頼は社内だけでなく社外にも行うケースが多いです。失敬のないように丁寧さという基本を忘れずに押さえておくと万全です。
【依頼文：書き方のポイント②】過剰な謙遜は良くない
先方にお願いするという事を意識しすぎて、何度も「お願いします」「申し訳ございません」などと、必要以上にへりくだった態度をとってしまう人も中にはいるかもしれません。ビジネス文書における依頼文では、過剰な謙遜をしてしまうと先方によっては不快に思う人もいます。
謙遜する事自体は間違ってはいませんが、しすぎるのは良くないとおぼえておくと安牌です。
【依頼文：書き方のポイント③】思いやりのある一言を添える
依頼文ですから、社内社外に関わらず先方は断る権利があります。出来るだけ了承してもらう為にも、依頼を受けてもらえるような思いうやりのある一言を添える事が肝心です。例えば以下のような、社内社外に関わらず先方に好印象を与える一言を覚えておくと安心です。
- 大変恐縮ですが
- お忙しい中恐れ入りますが
- お手数をおかけ致しますが
- ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが
- 誠に厚かましいお願いではありますが
- ご多用のところ大変恐縮ですが
【例文】見積書送付における依頼文
拝啓
時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では貴社商品●●の購入を検討しております。つきましては、下記条件でお見積りをお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもってお願いまで。
敬具
【例文】サンプル送付における依頼文
拝啓
時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日●●で開催された展覧会にて御社のカタログを拝見し、仕入れの検討をさせていただきたいと考えております。
つきましては、一度商品サンプルをお送りいただけますでしょうか。
お支払い条件や取引に関する条件なども合わせてご提示いただけると幸いです。なお、サンプルに代金が発生する場合、サンプルの送付時に請求書を同封して下さい。
まずは、取り急ぎお願いまで。
敬具
【例文】価格改定における依頼文
拝啓
時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、早速ですが御社から納入いただいております●●について、仕入れ値の値下げにご協力いただきたく、お願い申し上げます。昨今●●の価格競争が進んでおり、●●したところ、別紙の通り平均して貴社よりも12％減の金額提示がありました。
当社でも●●の為コスト削減を行っており、長年の取引をさせていただいている御社であっても金額に大きな隔たりがある現状、取引継続が困難になると考えます。
つきましては、誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、諸事情をご賢察のうえ、ご理解・ご協力をいただけますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中を持ちまして、お伺い申し上げます。
敬具
【例文】アンケートにおける依頼文
拝啓
時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、ご好評を頂いております●●製品に関するご意見を伺いたく、アンケートを実施する運びとなりました。
つきましては、お手数ですが同封のアンケート用紙にある解答欄にご記入のうえ、●月●日（●）までにご返送頂きたく存じます。
お答えいただいた全員に●●のサンプルを差し上げます。
なお、ご協力板ぢた皆様の個人情報が外部に出る事は一切ない事をお約束致します。
何卒、ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
【例文】仕事における依頼文
拝啓
時下ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では●●に伴い●●のリニューアルをする事となりました。
つきましては、●●の制作をお願いしたく、下記に発注条件などの提示を致します。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のうえ●月●日（●）までにご返答いただきますようお願い申し上げます。
敬具
ビジネス文書における依頼文の書き方をマスターして社外に失敬のないように丁寧で誠実な文章作成慣れをしておこう！
ビジネス文書における依頼文についてご紹介致しました。依頼文は丁寧かつ簡潔に書く事が大きなポイントです。また、過剰な謙遜は反対に不快と感じる方もいる為、お礼の言い回しや謝罪の言い回し、お願いの言い回しは多用しすぎないよう気を付けると安心です。
「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お手数をおかけ致しますが」など、先方を思いやる一言を添えるのも効果的です。例文を参考に、先方に快く快諾していただけるような依頼文に出来るよう意識して作るのが大事です。お仕事を進めるにあたって欠かせないのは助け合いです。
何かで助けてもらった恩があれば必ずお返しも忘れずに。持ちつ持たれつの意識が信頼の基礎になります。
