ビジネスの上で金銭のやり取りが発生した際、自社への振込先の案内文を取引先に送る事があります。実際に振込先が不明なままで取引してしまえば相手からの支払いがありませんし、忘れていたり間違っていたりするのも問題です。
振込先の案内文の書式と例文を簡単に解説します。口座変更の連絡も忘れずに！ビジネス文書知識を会社で役立てて下さい。
振込先の案内文について
案内文の書式を知る前に、振込先の案内文について簡単に考えていきます。その名の通り振込先の案内をする為に作成される文書です。基本的にビジネス文書の書式と同様ですが、重要な文書になっている事から間違いのないように作成されていなければなりません。案内文を作る機会は以下の通りです。
- 新規取引先が出来た時や振込先が変わった時
- 何らかの事情で相手から振込をしてもらう必要が出てきた時
逆に特に意味のない時に無理に送ってしまうと相手にとっても迷惑になりますし、何らかの請求が来たと思われて不安にさせてしまいます。案内文は、必ずそれを送付する事を伝えた上でメールや文書で報告して下さい。
振込先の案内文の注意点
案内文を作る上での注意点として、振込先を必ず間違わない事といったポイントがあります。さまざまな銀行があったり、口座番号があったり、複雑なものです。そして、もっとも注意しなければならないのがその振込先です。
仮に口座番号を少し間違って作成してしまった場合、その口座が使われていればそちらに振り込まれてしまいます。
仮に銀行が自由に振り込んだ相手の口座からお金を引き出せてしまうと、給与etcを振り込んだ第三者からやはり気に入らないから給与は戻してもらおう…といった事が出来てしまうわけです。
間違えたら訂正すればよいといった安易な考えは持たず、機密文書と思って振込先の案内文を作るように心がけて下さい。
振込先の案内文の書式
案内文の書式について簡単にまとめます。
振込先の案内文はビジネス文書で書く
案内文を作る場合、必ずビジネス文書で作成されている事を確認して下さい。ビジネス文書とは、書き言葉で書かれたビジネス上で使われている特殊な文書で、プライベートでも利用される事がある文書です。ビジネスで利用されている文書は以下の項目を押さえた書式で作られます。
- 敬語の丁寧文で書かれている
- 日付etcを作る
- 差出人を書く
- 宛名には敬称をつける
振込先の案内文は、ビジネスで利用される事がほとんどである為、これら構成を守った上で作成してある事を確認して下さい。
記書きを使う
案内文でもっとも重要になってくるポイントは、振込先の情報です。基本的に振込先の案内文を作る際は、挨拶文を作成した上で主文を書き、振込先の案内は記書きで作成されているのが一般的です。
主文の中に振込先を作成してしまうと確認しにくくなってしまったり、その文書を受けた人物が勘違いしてしまう恐れもあります。例文として、悪い例を見てみます。
こちらの振込先にお振込頂けますようお願いいたします。
振込先は〇〇銀行〇〇 口座番号〇〇
名義人〇〇です。よろしくお願いいたします。
全く理解出来ないといった事はありませんが、こちらのように作るとよりわかりやすくなります。
下記宛てにてお振込下さいますようお願いいたします。
記
振込先
〇〇銀行〇〇支店
普通口座 〇〇
口座名義人〇〇
これであれば、パッと見てその振込先がわかりますし、相手も文章をじっくりと読み込む必要がありません。案内文を作る際は、振込先がしっかりとわかるように作成出来るよう心がけて下さい。
【例文】振込先の案内文
日付 株式会社〇〇代表取締役〇〇
契約者各位
〇〇振込先の変更お知らせ
拝啓 皆様におかれましてはご清祥の事とお慶び申し上げます。
さて、皆様の〇〇において運営会社の変更に伴い、使用料etcの振込先が変更になりましたでの、お知らせいたします。なお、ご不明な点がございましたら、下記の問合せ先までご連絡下さい。
敬具
記
①振込先
〇〇銀行〇〇支店
普通口座 〇〇
口座名義人〇〇
②問合せ先
株式会社〇〇
担当〇〇
電話番号〇〇
以上
振込先を多く書くケース
案内文を作る際、振込先はひとつである事がほとんどです。しかし、支所によって振込先が違っているというように、複数の口座を案内しなければならない事もあります。こういった際、記書きで作るのではなく枠を利用した上で作る事をおすすめします。
例えば、「東京支社 〇〇 大阪支所〇〇」といった形を枠に囲んだ上で作成して下さい。
標題でわかるように作る
案内文を作る上で重要になってくるのが、標題です。標題とは、メールでいえばタイトルになるものですが、ここにこの文書の全てが詰め込まれているように作る必要があります。
例えば、最もシンプルなのは、「振込先口座のご案内」といった形です。標題を一目で見ればその文書の内容が簡単にはっきりと理解出来る事から、曖昧な言い回しはせずにストレートに表現して下さい。
振込先の案内文の書式は簡単にとらえずに間違いなく口座を明記するのがビジネスマナー！
振込先における案内文の書式で気をつけるべき事は、上記でお伝えしたように口座を間違えない事です。ただ口座番号を書けば良いだろうと簡単にとらえているような姿勢では大きなミスを犯してしまいます。振込先の誤った連絡を行ってしまうが故に会社の印象もガタ落ちです。
文書作成後、何度も確認を行った上で必ず送付するように心がけて下さい。
