ビジネスマンには欠かせない業務報告書は、多くの会社で義務化されています。その中でも多くの人が頭を悩まされているのが「上手な業務報告書の書き方がわからない」という事です。日報や月報と種類豊富な業務報告書の書き方を例文を交えて解説します。エクセル書式の無料テンプレートも用意しています。
業務報告書とは？
業務報告書とは、日々の業務を簡潔かつ明確にまとめた資料です。
業務報告書の作成目的
業務報告書の作成目的はいくつか挙げられますが、主に5つの目的が挙げられます。
- 仕事仲間や上司と業務内容を共有
- 今後の業務へ活用
- 業務の問題点を振り返る
- 進行状況を上司や仕事仲間へ伝える
- 記録に残しておく
ただ、ダラダラと書き込むと、読み手は読みにくくなり、作成者も結局何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。業務報告書は上司や仕事仲間へ報告を行う為、誰が見ても分かるように分かりやすい書き方を意識すると良いです。
口頭での報告はNG！
口頭での報告は「聞いていない」「言った」のトラブルになりかねません。そのようなトラブルが起きてしまうと、信用を失ってしまうリスクを孕んでしまいます。
緊急性があるなら、一刻も早く口頭や電話で伝えなければいけません。その後に日報や月報に詳しく書き込んで周知する対応も忘れずに！
しかし、その他のケースでは出来る限り、日報や月報といった業務報告書にまとめる事をおすすめします。
提出先によって書き方を変える
日報や月報といった業務報告書は提出先によって書き方を臨機応変に変える必要があります。
提出先が上司や部下etcの仕事仲間
提出先が上司や部下etcの仕事仲間である業務報告書の目的は、情報を共有して今後の業務へ役立てる事です。以下の項目をメインとした書き方で仕上げていきます。
- 業務の進み具合
- 方法や手順
提出先が企業の上層部
提出先が上層部である業務報告書の目的は、特に重要な事を上層部へ報告です。以下の項目をメインとした書き方で簡潔に分かりやすく仕上げていきます。
- 特に重要な事
- 上層部が知りたがっている情報
上層部の方は毎日数多くの資料に目を通しています。ダラダラと要点を押さえきれていないまとまりのない文章は親切とは言えません。
提出先が取引先やお客様
提出先が自社以外の取引先やお客様である業務報告書で一番気を付けなければいけない注意点は「自社の内部事情を漏らさない」という事です。自社以外の人へ提出するなら、伝えなければいけない要点を簡潔にまとめる姿勢が大切です。
業務報告書における書き方の注意点
業務報告書の書き方における注意点を解説します。
様式は一定に、統一感を
毎回様式を変えて提出すれば、上司もチェックしにくくなります。忙しい上司へ報告を行う際は、いかに見やすく短時間で重要な部分を伝えられるかがポイントになります。一度決めた様式はなるべく変更を加えずに使い続けて下さい。
文字フォントや文字の大きさも揃えておいて下さい。
ミスやトラブルについて
ミスやトラブルについて、知られたくない事実を隠してしまうのはNGです。必ず事実を書き込むようにして下さい。また、トラブルに関わる以下の詳細項目も具体的に述べます。
- ミスやトラブルが起きた結果どうしたのかやどうなったのか
- 解決はしているのか
報告項目
1日の業務をすべて報告を行う書き方で作成してしまうと、無駄な情報を長くだらだらとした文章になってしまいます。報告の上で大切なのは、以下のポイントを簡潔かつ状況が把握出来る文章に仕上げる事です。
- 重要な事実
- 伝えるべき事実
業務報告書における書き方ポイント
業務報告書の書き方におけるポイントを解説します。
構成
業務報告書の構成は、基本的に「結論」から書き出すと読みやすいです。読者の多くは「結果どうなったのか？」という結論知りたいのです。その為、重要な事や結論をはじめに書けば、読者それぞれが知りたい情報探しやすく出来ます。
箇条書き
報告する要点が多いなら、それぞれの項目を箇条書きによって読みやすい報告書となります。
いつや誰がや誰とや何をやなぜやどのように、を基本に
業務報告書で主に意識して作成しないといけないポイントは「5W1H」です。5W1Hを用いて作成された文章はシンプルで、要点をつかみやすく誰が読んでも理解出来るような文章になります。
それぞれ具体的に書く
ひとつひとつの業務を具体的に書き込んで下さい。「○○をした」だけの書き方だと、以下の事象が全く分かりません。
- ○○をして何がどのくらい進んでいるのか？
- ○○をして現状はどうなっているのか？
- ○○をしてどうなったのか、どのくらいすすんでいるのか？
- どのような問題点が出てきてどのように対策をしたのか？
- 対策が出来ないなら、なぜ対策が出来ないのか？
- 今後の対応はどうすべきか？
事細かく、そして簡潔に書き込んで下さい。
業務報告書のよくある質問について
業務報告書の書き方に関わるよくある質問を紹介するので、書き方の参考にすると良いです。
提出のタイミング
毎日忙しく業務報告書の提出を1日の終わりに作成し提出するのがとても大変で負担になっています。業務報告書の提出は必ず当日にしなければいけないのか？
会社にチェックすべきです。業務報告書を当日中に提出しなかったからと言って法に問われる事は無いです。ですが、会社の規定で【当日中に提出しなければいけない】と定められているなら当日中に提出すべきです。残業してまでも作成しなければいけない状況なら、一度上司へ相談してみて下さい。
用紙サイズや枚数
文字数が多く一枚にまとめるなら、サイズを大きくすべきです。サイズや枚数が多くなってもいいのか？
基本的に用紙サイズは【A4】枚数は【1枚】でまとめて下さい。一度すべてを見返して、必要ない項目が無いかチェックをして整理をしていって下さい。
クレーム
契約先からクレームが入って、上司に報告したところ、報告書にまとめて提出するように言われました。このケースでは業務報告書へ書き込めばいいのか？
クレームについての詳細を業務報告と一緒にしてしまうとどうしても文章が多くなってしまい、1枚にまとまらない可能性もゼロではないです。クレームについての報告書は、別で【クレーム報告書】を作成して報告して下さい。
テンプレートの無料ダウンロードで分かりやすい書き方を実現！
業務報告書は無料でダウンロードが出来るテンプレートを使う方法もあります。報告自体に集中出来るように、テンプレートはダウンロードして作成すれば効率化になります。足りない項目や余計な項目があるケースではご自身で簡単に入力や変更も出来ます。是非ご利用下さい。
