合意書は何らかの取引が生じ、その取引に対して何らかの事柄を合意してもらいたい際に使われるドキュメントです。取引が多い会社ではよく使われるドキュメントの一つでしょう。合意書は、なにかトラブルが起こった際の【証拠】となるドキュメントでもある為、ミスの無いよう明確なものを作る事が重要となります。契約書や誓約書や同意書との違いとは何かを知らない人も居ます。合意書の書き方と例文を紹介します。印紙は必要か不要かについても触れます。
合意書とは？
なにかの契約を行う際や示談etcの交渉の際に使われるドキュメントです。合意書は相手との話が明確にまとまとまった際に、その旨趣をドキュメントにして【証拠】として残す為に作られます。契約の旨趣や金額etcについて簡単にまとめたものから、契約書とほとんど変わらないような旨趣についても記載する事が出来ます。また、旨趣によっては印紙を貼る必要がある事もあります。すべてに合意したケースでは、両者で署名捺印をすれば完成となります。
合意書の法的効力
合意書のように当事者の両者で署名捺印をしたドキュメントのケースでは、一般的に法律上では有効なドキュメントとして扱われています。
例えば【△△さんは〇〇さんに対して○年○月○日までに○円を支払う】という合意書を作成し両者が署名捺印をして、旨趣が守られなかったら、強制的にこの金額をすぐに支払わせるような事が出来るわけではありません。
合意書の法的効力に関して簡単に言うと、裁判所に訴訟を起こした際に、合意書の事実が立証しやすくなるという事です。つまり上記の例えのような合意書を作って両者の署名捺印があれば、○円の支払いを期日までに守らなかった〇〇さんに支払いを命じる判決を得られる可能性が高くなるという事です。
合意書と似ているドキュメントとの違い
似ているドキュメントがいくつかありますので、各々の違いについてご紹介します。
合意書と契約書の違い
合意書と契約書は、何かを約束し両者で署名捺印をして保管するドキュメントという点では全く同じです。ただし、契約書のケースは今後継続的に取引を行う可能性があるケースに使用される事が多く、反対に合意書はその時のみの取引で使われる事が多いドキュメントです。
合意書と同意書の違い
合意書は両者が合意した事を証明する為のドキュメントですが、同意書はどちらか一方のみが同意するケースに使われるドキュメントです。例えば手術をうけたり、被爆のおそれがある検査をうける時etcには、患者に対してそのリスクを説明して同意して頂けなければいけません。このように、片方に同意してもらうドキュメントを【同意書】と言います。また、同意書は一方が署名捺印をすれば法的効力が認められるドキュメントです。
合意書と誓約書の違い
誓約書は一方の意思表示を提示する文書です。例えば【慰謝料を○円支払う事を誓約する】【今後二度と〇〇のような問題を起こさない事を誓約する】etcです。誓約書も法的効力がある点では同じですが、一方的な意思を表す為のドキュメントという点では全く違うドキュメントとなります。
例文
令和○年○月○日
合意書
〇〇商店（以下甲という）と〇〇物産（以下乙という）は〇〇について下記の通り合意する。
記
1. 甲は乙に委託する事を同意した。乙は○年○月○日までに〇〇をして甲へ引き渡す。
以上
上記の合意旨趣は○年○月○日に発効するものとする。
甲 住所 ～～～～
氏名 〇〇 〇〇 印
乙 住所 ～～～～
氏名 〇〇 〇〇 印
誰と誰がどんな旨趣でいつ契約したのかを具体的に記載しなければ、後にトラブルが起こる可能性もありますし、トラブルが起こってしまったときの証拠として提示したとしても旨趣が不十分だとその力を十分に発揮出来ない可能性もあります。上記の例文のように、どんな事に同意し具体的な日付etc数字を使って書くとより具体的でわかりやすい合意書にする事が出来ます。
合意書の書き方における留意点
作る前に、チェックしておきたい留意点がいくつかありますので、必ずチェックしておきましょう！
【書き方における留意点①】旨趣は具体的かつ簡潔に書く
以下が明確に書かれているかどうかが重要になります。
- いつ
- どこで
- だれが・だれと
- なにを
- なぜ
- いかにして
例えば以下のような例文では情報が足りないのでNGです。
合意書
〇〇商店（以下甲という）は〇〇物産（以下乙という）に損失を負わせたとして以下の通り合意する。
記
1.甲は1000万円支払うものとする。
以上
甲 住所 ～～～～
氏名 〇〇 〇〇 印
乙 住所 ～～～～
氏名 〇〇 〇〇 印
上記の合意書には誰が、いつどんな損失を追わせたのかが曖昧で分かりません。また、どんな理由で誰に対していつまでにいかにして支払うのかも曖昧です。作った日付も記入が無い為、合意書としては成立していません。上記のNG例のようにならないように、旨趣は具体的かつ簡潔にまとめられるように意識して作って下さい。
【書き方における留意点②】印紙が必要なケースも
旨趣によっては、印紙が必要になる事もあります。印紙が必要な旨趣は以下のとおりです。
- 譲渡・運送etcに関する契約
- 請負に関する契約
- 合併契約書又は吸収分割契約書若しくは新設分割計画書
- 継続的取引の基本となる契約
- 信託行為に関する契約
- 債務保証に関する契約
- 金銭又は有価証券の寄託に関する契約
- 債権譲渡または債務引受に関する契約
合意書の旨趣が上記の旨趣に当てはまるケースは、印紙が必要になる事もありますので、国税庁のHPetcで確認しておきましょう。
合意書は契約書や誓約書や同意書との違いを理解した上で書き方に間違いないように作ろう
合意書は両者の意見がまとまった後に作るドキュメントです。サインをする際には、お互いの署名捺印が必要で何かトラブルが起こった際の証拠として使う事も出来るドキュメントです。しかし、旨趣が曖昧であったり署名捺印が明確にされていないetc、合意書の旨趣が明確になっていないケースは、意味がなくなってしまう恐れもあります。
具体的に書く事が大きなポイントになります。間違いの無いよう、契約書や誓約書や同意書との違いを認識した上で書き方には明確に留意を払って完成後には必ずチェックするようにしましょう。
