ビジネスで電話記録簿で電話があったことを伝える機会のある方は多いです。とくに、一般的な事務作業をされている方や内勤で働いている方の場合、記録簿を作ることがあるかもしれません。しかし、普段なかなか記録簿を作らずメモ帳で対応していた場合、どういった形で作ればよいか悩んでしまうものです。電話対応での伝言のコツや見やすいメモのポイントを紹介します。
電話記録簿はシンプルに作る
ポイントになってくるのがシンプルに作られているかといった部分です。そもそも電話記録簿とは、電話がやってきた時にそれらを記録しておくための帳簿であり、口頭記録簿とも呼ばれます。
電話記録簿の作り方
まず作り方を確認していきます。上記でもお伝えしているように、通話で伝えられたことを書くための帳簿です。基本的に第三者宛に電話がやってきた上で、かつ担当者が対応できない場合に使用されます。
つまり、第三者に伝える際の必要最低限の項目で作られていることがポイントになってくるわけです。定められているフォーマットなどは存在していないので、自由に作ることができます。
電話記録簿で必要な項目は？
作りたい項目のひとつが、日時です。ただし、日時を作る際に24時間で分けるのか、12時間で分けるのかが重要になります。
次に、誰から誰に向けてかかってきたのかがわかるよう、「○様から○様へ」などといった項目を作っておくと安心です。意外に忘れてしまう部分ですので、ここをしっかりとカバーできていれば電話記録簿としての役割はほとんど果たしたといってもいいです。
次に、連絡事項の項目です。一体、どんな内容の通話だったのか簡単に作れるようにまとめられる項目にします。ややほかの項目よりも余白を大きく作っておくことで、ある程度の文章量にも対応できます。
ただし、また連絡がほしいとか、折り返しかかってくるといった定番のやり取りが発生することがほとんどです。その都度、それらを書き込むことは手間になってしまうことから、以下のチェックボックスをあらかじめ作り、チェックを入れるだけといった形で作られていると便利です。
- 電話を下さい
- また電話をします
- 電話がアリ
最後には、これを作った人物と渡した人物のチェック欄を作れば終わりです。
電話記録簿は複数枚作成
基本的には1枚にひとつではなく、1枚で数枚作成できるような形で作られているようにします。その理由としては、カットして使えたり、1枚の紙で全てが確認できるなど、利用者にとってメリットが大きいからです。とくに企業の経費で紙を購入していることから、無駄に使い過ぎてしまうと問題になってしまいます。
また、同じフォーマットを部署の人たちに配布しておくなどしておけば、それをコピーして繰り返し使えるなどエコになります。
電話記録簿の書き方のコツ
まず、受信日時の書き方ですが、上記でもお伝えしているように24時間ではなくAMかPMで12時間単位で作るようにします。
とくに問題はないのですが、基本的に会社が動いている時間で早朝や深夜に連絡があることはありませんし、いつかわからなくなっても午前か午後かといった部分は覚えているはずです。そういった際、AMかPMといったところにチェックを入れるだけでも、担当者には伝えることができるため便利です。
次に、誰から誰といった形です。この場合、基本的に電話がかかってきた相手は、社名と担当者の氏名を書き込みます。
電話記録簿の用件の書き方
重要なのは、やはり用件部分です。上記でお伝えしているように、よくある伝言などはすでに項目として作った方が安心です。
また、用件を何となく先に聞いていた場合は、それらを一字一句書くのではなく、要点だけを書くといった形で書きます。例えば、打ち合わせについて新しい要望が出てきたから、すぐに電話が欲しいといった場合です。ここで、早く電話をしてほしいといっただけの項目だと、どういった内容かわからず不安にさせてしまいます。
そのため、明日の打ち合わせについて…など、どういった用件か、シンプルにまとめて用件欄に書くようにして下さい。まわりくどい書き方は不要ですので、ぜひ参考にします。
電話記録簿では簡潔に電話があったことを伝えるのが第一！
伝言メモを作る際、あまり考え込まずシンプルに必要な項目を埋めていきます。シンプルな伝え方を心がけるのがコツです。必要最低限の項目に絞って、忙しいビジネスシーンで的確に報連相を進められるスキルが問われます。もしも伝言メモの書き方がわからない時はテンプレートを利用したり、本記事などを参考にしながら作ってみて下さい。
