ビジネスに関わる代理メールの送り方について、例文や気を付ける点を紹介します。社内担当者が不在の時はどうべきか悩みます。件名や署名に気を付けるのもコツです。
ビジネスでは、担当が休暇で代わりに代理として対処をお願いされる事があるかと思います。急に頼まれると「どのようにメールを送ればいいのかわからない」「代理という事をどう伝えればいいのかわからない」と悩む方もいらっしゃるかと思います。
ビジネスに関わる代理メールとは？
代理メールとは、名前の通り代理でメールを出す事を言います。ビジネスでは、担当者が休暇だからと言ってお客様や取引先に対処を待たせてしまうわけにはいきません。そんな時に、代理のものとして対処するのがスタンダードです。代理メールではスタンダードな対処とは異なり、先方の混乱を招いてしまう恐れもあるので代理ならではの気を付ける点があります。
働いていても365日年中無休というわけではありません。ワークライフバランスを取ってオンとオフのバランスを保ち、健康を維持しながら働くのが生産性もモチベーションも維持出来て仕事の成果が最大限に出ます。休暇を適度に取るのもビジネスマンに大切な姿勢です。
休暇を取るのでどうしても不在の時間が出来たり代理メールを誰かに出してもらうというシチュエーションは発生します。悪い事ではありません。頻繁に発生するシチュエーションだと認識しておくのが大切な姿勢です。
ビジネスに関わる代理メールの気を付ける点
ビジネスに関わる代理メールの気を付ける点は下記の通りです。
CCを入れる
代理メールを出す時には、CC欄に担当者メールアドレスを入れるようにして下さい。CC欄に担当者のメールアドレスを入れておく事で復帰した時にすべてのメールを確認する事が出来ます。また、取引先担当者もCCがついている事を確認する事で、復帰後担当者にきちんとこの件が伝わっている事を告げる事も出来ます。
件名を入れる
ビジネスに関わるメールの件名には必ず、メールの内容についてを記述する事がスタンダードなマナーです。例えば、請求書のPDFを送付するメールを出すシチュエーションでの件名は「請求書の送付」とします。代理でメールを出す時は件名の最後に（代理担当：◆◆）と代理が代わりにメールを返信している事がわかるようにしておいて下さい。
事前に共有しておく
もし担当者の休暇が計画的な休暇なのであれば、事前にお客様先方にも休暇をするという旨を一報入れておくといいです。また、社内では急な休暇でも対処出来るよう、担当者不在時には誰が代理を勤めるのか、大切な資料etcがどこにあるのかetcを共有しておくと業務が円滑に進みます。
ビジネスに関わる代理メールの送り方のコツ
代理メールを出す時のコツは下記の通りです。
自分が「代理」である事を告げる
いきなりいつもと違う人から対処されると、先方は「担当が変わったの？」「間違いメール？」と勘違いさせてしまうリスクがあります。いらぬ心配をさせない為にも、まずは自分が「代理」である事を告げるようにして下さい。
担当者が不在な事を告げる
メールの文章内では、担当が不在な事を告げるようにして下さい。その時に、担当が不在の理由と不在期間を記述して下さい。先方は必ずと言っていいほど、担当者といつ連絡が取れるようになるのか気になっています。コミュニケーションの手間を省く為にも、必ず不在期間といつから連絡が可能かを記述しておくと親切ですよ。
メールの返信先を告げる
先方からすると、誰に返信をすればいいのかわからなくなってしまう為、どちらに返信すればいいのか記述しておくと親切です。何度もコミュニケーションが欠かせないのであれば代理あてに、何度もコミュニケーションをする予定がないなら担当者あてにするetc、対処方法を事前に決めておくといいですよ。
わからない事があれば担当者に連絡をいれておく
代理人ではわからない事もたくさんあるかと思います。そんな時に自分でなんとかしようと対処してしまうと、トラブルになってしまう恐れもあります。もし、自分では理解出来なかったり対処出来ない事があれば、迷わず担当者に連絡をして指示を仰ぐようにして下さい。もしすぐに担当者と連絡がつかないなら、不在である事と、現在連絡が取れない事を一報入れておくようにして下さい。
メールの最後には必ず署名を入れる
いつもと担当が違うと、先方に不信感を与えてしまいます。先方に不審に思われないように、メールの最後に署名をつけるようにしておいて下さい。メールに署名をつけるのは、ビジネスでは基本中の基本ですので覚えておいて下さい。
【例文】ビジネスに関わる代理メール
ビジネスに関わる代理メールの例文は下記の通りです。
件名：（代理：◆◆）Re:◯月◯日の会議の件
株式会社◆◆
◆◆部
◆◆様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◆◆の◆◆部◆◆と申します。
当日会議に参加させて頂きます◆◆が◯月◯日まで休暇で不在の為、代理の◆◆がご連絡致します。
お問い合わせ頂いておりました、当日の会議の議題につきましては◆◆となっております。
また、◯月◯日までは、◆◆に代わり代理の私が対処致しますので、こちらのメールにご返信頂く形でご連絡頂けますと幸いです。
今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。
先方からのメールに対して返信をするなら『Re』を消さずにそのまま出すようにして『Re』の前に「代理」とつけるようにして下さい。
また、新規でメールを出すなら下記の通りです。
件名：請求書送付の件（代理：◆◆）
◆◆株式会社
◆◆部
◆◆様
いつも大変お世話になっております。
◆◆株式会社◆◆部 ◆◆と申します。
本日急遽◆◆が休暇となりましたので、代理の◆◆が担当致します。
本日は、◯月度の請求書が完成致しましたので、取り急ぎPDFにて送付致します。
原本につきましては本日郵送にて手配致しますので、到着まで今しばらくおまち下さい。
なお、◆◆は◯月◯日まで不在です。
ご不明点etcがございましたら、下記に記述の代理◆◆宛てにご連絡頂けると幸いです。
メールアドレス：
電話番号：
◆◆ ◆◆（氏名）
ご不便をおかけ致しますが、引き続きよろしくお願い致します。
以上
〜署名〜
代理メールは社内担当者が不在の時に件名や署名に気を付けて送ろう！
社内で仕事をしていると担当者が不在になるというシチュエーションはしょっちゅうです。代理メールでは、メールの内容は代理が作成している事をまず知らせるべきです。
そして、不在の間どこに連絡をすればいいのか、担当者はいつ戻ってくるのかetc具体的な事をメールの文章に記述しなければいけません。代理メールを出す前には、件名や署名をはじめとする代理メールの気を付ける点やコツをチェックしながら作ってみて下さい。
