社会人になれば、ビジネス文書で依頼文を作成する機会が増えます。ビジネス文書とは、ビジネスの場でやり取りされる文書であり、一般的な文書とは違いある程度型が決められています。依頼文メールについて例文を添えて書き方を解説するので書き出し方法などを身に付けてください。テンプレートを使う方法もアリです。
ビジネス文書における依頼文の書き方
まず、ビジネス文書における依頼文の書き方と例文を紹介します。
依頼文の書き方 件名
ビジネス文書で依頼文を作成する際、基本的な構成を間違わなければ相手がそれを依頼文として認識してくれます。
まず、前提としてビジネス文書で依頼文を作成する場合、しっかりと依頼文であることがわかるように構成してあることが重要です。そのため、まずは件名に依頼文といったことを取り入れることをおすすめします。
例えば、「〇〇店 オーナー〇〇様」といったタイトルだけで出してもよいのですが、これだけだと相手はどんなメールなのか把握ができません。また、数多くのメールがやってくる可能性が高く、後日に回されてしまう恐れがあるでしょう。
そこでおすすめしたいのが、「〇〇店 オーナー〇〇様 〇〇のご依頼」といった形です。それであれば、何かお願いごとか、といった形でメールを開いてくれる可能性があります。
依頼文の書き方 本文の書き出し
ビジネス文書で依頼文を作成する際、いきなり本文で依頼をするのはマナー違反だと思われてしまいます。そのため、あくまでしっかりと依頼文には宛名とビジネス文書らしい書き出しを利用することをおすすめしています。
まず、宛名は件名と同様に〇〇店オーナー 〇〇様といった形で問題ありません。企業相手であった場合は、〇〇株式会社〇〇課〇〇様といった形で書きます。
次に、書き出しです。基本的にビジネス文書では頭語や結語といった書き出しや、時候の挨拶などを利用することがありますが、そこまでかしこまった場合でなければとくに省いても問題ありません。※文書として企業単位で差し出したり、大きなお願いごとであれば使って下さい。
ここでは、あくまでメールベースで作成するといった形で書き出しをお伝えしていきます。その際、まず上記で解説した宛名を記載し、自らを名乗ります。
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社〇〇の〇〇でございます。
基本的に、自分の名を名乗る前にはいつもお世話になっているなど、そういった言葉をワンクッション取り入れることが大切です。
依頼文の書き方 本文
ビジネス文書で依頼文を作成する上で、もっともコアになってくるのが依頼文の本文の内容です。一体、どんな依頼文なのか相手がしっかりと理解できるよう、謙虚な気持ちで作ります。
まず、なぜ、その方に依頼文を出すことになったかということを記載します。例えば、上記のように何らかのショップのオーナー宛の依頼文だったとしましょう。菓子メーカーが新商品を出す上で、もっともエリアで売上の高いこのショップで先行販売してみたいといった依頼文を出すとします。
この度、弊社では抹茶味のチョコスナックを新発売する運びになりました。
発売は〇〇日になっているのですが、貴店での弊社商品の取扱がエリアトップクラスであり、大変お世話になっていることから先行販売をさせていただきたいと思いご連絡いたしました次第でございます。
もし、ご興味がございましたらぜひ近日中に打ち合わせをさせていただきたいのですが、スケジュールのほどいかがでしょうか。次週以降、2、3日候補日を挙げていただければそちらに合わせます。
依頼の内容をしっかりと伝えた後、スケジュールについても相手に合わせるといった姿勢で作成されていることが重要になります。
また、ここには記載しませんでしたが、返事が早くほしいといった場合は以下のような記載も不可欠です。
- 今週中にお返事をいただけますと幸いです。
- 不明点などがございましたら、私までお電話いただけると幸いです。
ビジネス文書で依頼文を書く時の注意点
ビジネス文書で依頼文を書く時、基本的には上記のような流れと構成を守っていれば、大きなミスは起こりません。しかし、一方で本文の書き方や依頼の仕方によっては相手を不快にさせてしまう恐れがあります。ビジネス文書で依頼文を書く上での注意点を解説します。
威圧的にならない
依頼文を作成する際、威圧的にならないことが重要です。例えば、取引をする上で立場がどうしても上の方が依頼文を作成することもあります。その場合、もはや依頼文というよりは命令のような形で作成してまうと、相手が選ぶ権利がないことに腹を立てるでしょうし、常識がないといった形で嫌悪感を抱かれてしまいます。
断れるように記載
依頼文は、あくまで依頼なので断られる可能性があります。上記で説明したように、明らかに断ることができないような威圧的な印象を与えると、受け取った側も不快になります。そのため、ビジネス文書の依頼文を作成する上では、まず断ることができるといった流れも大切です。
丁寧で謙虚な書き出しで相手に受け入れられやすい依頼文を！
ビジネス文書を作成する上で、依頼文はかなり多く書く事になります。そのため、ビジネス文書の依頼文の書き方をしっかりとマスターし、もらった相手も嬉しい気持ちになるような文書を作成できるように努力してみましょう。丁寧かつ謙虚で相手に選択肢を与えるゆとりのある書き出しの依頼文をスマートに書けるようになると良いですね。
