ビジネス文書をうまく作成出来ない。そんな社会人の方は多いのではないですか？ビジネス文書は小説や雑記ブログ、さらにSNSに投稿するような内容とは違い、無駄なく伝えたい事をシンプルに伝える事が重要です。じつはビジネス文書を作る際、「構成」を意識するだけで文章力が格段にアップします。ビジネス文書の種類や例文を解説します。流れや決まりや構成要素を押さえて見やすく正しい書き方を身に着けて下さい。
構成が重要なわけ
伝えたい事を伝える。これは、ビジネス文書における前提ですが、だからといって伝えたい事だけで終わってしまっては文書として成り立ちません。とくにやや長めの文章を作るとなったら、構成を意識しないと話があちこちに飛び交ってしまう事から相手が読みにくく、理解に苦しんでしまいます。
逆にある程度、構成に沿って文章を作成出来ればあながち何を伝えたいのかわからない、といった事態は避ける事が出来そうです。ビジネス文書の書き方としては、まず構成から覚えていく事をおすすめします。
ビジネス文書における構成の種類
ビジネス文書の構成は一種類だけでなく、さまざまなものがあります。その中で自分に合ったもの、伝えたい内容によって変化させていく事が上手なビジネス文書を作るコツともいえます。ビジネス文書の種類についてお伝えしていきます。
【構成の種類①】PREP法
ビジネス文書の構成の中でも、とくにおすすめされているのがPREP法です。
具体的に解説します。例えば、新商品を開発するといった構成で、和牛の肉寿司を出したいといった話のビジネス文書を作るとします。PREP法に当てはめるのであればまず結論として「和牛寿司のお寿司を出す事で売上アップが見込める」といったところを伝えます。
そして、理由では「生魚は食べられないが肉寿司は好きといった新しい客層の獲得に繋がる。さらに和牛はコストが高い一方でブランド価値が高く、客単価をあげる事が出来る最良のチャンスでもある」といった書き方にしていきます。
そして、次は具体例です。具体例としては、「和牛寿司を始め、肉寿司を始めた各店舗で人気が出ており、売上アップに繋がっている事例も多い。
さらに、SNSの“映え”を意識した客層からの支持も高く、一部の店舗では飯テロといったキーワードで火が着き、今や人気No.1商品となっているほどだ」といった書き方で、実際に売上が上がったり、導入のメリットを記載していきます。
そして、最後の結論として「今、和牛業界全体の売上が落ちている中、畜産農家との連携は社会的にも意義あるものと思われる。さまざまな観点からデメリット以上にメリットが上回っている為、新しく和牛寿司のスタートを提案したい」といった書き方で締めくくります。
このように、伝えたい事だけを伝えるのではなく、相手が疑問に思える部分も文章の中に取り入れてしまうといった方法が、PREP法といった構成です。
【構成の種類②】三段構成
ビジネス文書の中には、○段構成といった構成で作る事が求められる文章も少なくありません。しかし、あまりに構成が多過ぎると読んでいる方も疲れてしまいますし、かなりの文章力がないと回りくどいと思われてしまう可能性があります。
とくに4段構成は文章の基本ではあるのですが、小説でよく利用されている起承転結の構成であり、物語であれば使いやすいのですがビジネス文書のような事実を淡々と述べるような文章には向きません。逆に、社内でのブログだったり社説、何らかの会社の歴史を述べる際にはいいです。
あくまでビジネス文書を作る構成として、三段構成をおすすめします。三段構成について解説します。
三段構成について
序論というのは、どういった内容の記事をどういった人に向けて記載していくのかといった構成で作成していきます。簡単にいえば、このビジネス文書には何が書かれており、どういった人に向けたものなのかといった書き方です。
例えば、Aという商品を発表するビジネス文書だったと仮定します。その際、「この度、我が社は〇〇に向けたAという商品を開発しました。Aは、〇〇といった機能性が追加された最新モデルとなっており、〇〇でお悩みのお客様におすすめのアイテムとなっています。」といった書き方です。
この序文から、Aが新発売される事。そして、Aの商品はどういった人に向けて開発されているのか、といった事もわかります。
では、次に本論にうつります。まず、Aという商品を出すに至った経緯を記載します。
「Aの開発は、〇〇というお客様の声を受けて弊社チームで新しく企画・開発されたものです。Aは〇〇といった機能を追加する事で、弊社従来商品が今まで一回だけの使用で〇〇の効果が期待出来たものが、〇〇%まで持続する事が研究によって判明しました。
さらに、軽量化にも成功した事からコストダウンにも繋がり、全く当たらしアイテムとしてご提供する事が可能となった次第です」といった形で作成して下さい。
そして、結論は「この商品は、〇〇月に発売する予定であり、予約を受け付けています。〇〇を使う事でよりビジネスのスピードがアップする事は間違いありません…」、結論としてしっかりと利用者にメリットがあるといった事を記載して締めくくります。
三段構成はプレスリリースにも有効です。
構成要素を意識する事でビジネス文書の正しい書き方が身に付く！
このように、構成要素や流れを守る事でより質の高い正しい書き方でのビジネス文書が作れます。基本ルールを押さえて適宜構成の種類を適材適所でチョイスをして読み手に伝わりやすいクオリティの高い書き方を身に付けて下さい。
