商品を出荷する際、ビジネスシーンにおいて出荷案内書など、さまざまな書類の作成が求められます。しかし、作成したことがない方にとってややハードルが高く、どのように作成すべきか悩んでしまうのではないでしょうか。出荷案内書とはどのようなドキュメントなのかを押さえた上で、書き方を解説します。エクセルもケースによって導入すると効果的です。
出荷案内書について
出荷案内書を作成する上で重要になってくるのが、そもそも出荷案内書とはどういった書類なのかといった部分です。出荷案内書について理解していなければ、作成においてトラブルが発生してしまうかもしれません。
出荷案内書とは？
商品などを発送する際にさまざまな明細を記入した上で納入先に通知する書類です。出荷案内書は、案内書といったネーミングから特殊な書類と思われていますが、俗にいう納品書と同じような意味を持っている書類となります。
注意点としては、出荷案内書に記載されている内容と実際に納入された商品の数量や金額などが合致しているかといった部分です。納入先が判断すべき事案ではありますが、何らかのトラブルがあった際に送付した先の責任になることから、必ず代金振込前のチェックを促すようにしたいところです。
出荷の流れを理解しておく
出荷全体の流れをしっかりと理解しておく必要性があります。出荷作業自体がわからない場合、間違ってしまうこともありますし、商品と一緒に出荷案内書が届かないといったトラブルが発生する可能性もあります。
まず、作成する上で発注元からの受注内容を把握するところから始まります。何をどれだけ納品してほしいか受注元から必ず発注が来るため、それらを元にして書類を作成します。仮に同じ出荷案内書などの作成が流れ作業でルーティーン化されていたとしても、必ず受注があったことを確認した上で作成することが基本です。
出荷案内書の作成
受注があったら出荷案内書を作ります。この際、出荷案内書だけでなく受領書などの帳票などを作成することもあります。担当者が自分ですぐに発送できるのであれば別ですが、仮に会社の倉庫に伝票を送付する場合、倉庫担当者などに出荷案内書などが行き渡るようにミスなく手配して下さい。
倉庫の担当者はこの出荷案内書などを参考に商品をピッキングすることから、ここで間違っていたらどこまでいっても間違いは訂正されません。受注された商品とその数量に間違いがないかくまなくチェックしておくことが大切です。
後は、倉庫担当者がピッキングなどした商品が受注先に配送されれば終わりです。
出荷案内書の書き方
どのような構成で作成すればよいか悩んでしまう方も多いかもしれません。
しかし、出荷案内書はオリジナル書類ではなく、基本的には共通の構成が定められているので、そちらを漏れなく作成していけば対応できます。出荷案内書のような書類の場合、どの企業に送っても理解できるようなビジネス書類でないとなりません。その業界独特のものがあるかもしれませんが、基本的に商品が出荷されたことを指し示すもので、それらの数量や金額などが記載されていなければ意味がないのです。
出荷案内書の作り方
まずA4サイズ程度の用紙ではっきりと記載できるような形で作成します。エクセルやワードなどを使用します。上部には、まず「出荷案内書」など一目でその書類といったことがわかる文言を作成します。内容からそれと理解できたとしても、数多くの書類に紛れた時にこの書類が出荷案内書とわからなければ納品先に迷惑をかけてしまいます。
次に、右上には出荷日などを作成できる日付を作成しましょう。令和などからスタートできていると読みやすいでしょう。その下部には、出荷した側の企業名と住所、連絡先を記載できる項目を作成しましょう。左側には大きな枠を作成し、出荷先の社名と住所を作成できるような欄を作成してください。
下部には、注文番号と出荷日をあらためて、担当、伝票番号が作成できるような項目になっていると安心です。
出荷案内書のポイント
基本的に上記で解説したような項目の下部が重要です。「下記に〇〇…」といった文言をよくビジネス書類では作成しますが、出荷案内書においてはとくにそういった一言は作成する必要はないので、作成を省いても作成しても構いません。
自社のフォーマットに沿って判断しましょう。さて、その下部に記載する項目をまとめます。
- 商品コード
- 品名
- 規格
- 数量
- 単位
- 摘要
- 備考欄
基本的にはこれらが記載できるような項目になっていれば問題ありません。とくに、業種によっては商品コードが必須となることもありますし、規格で品名を作成することもあるので数字を間違えないよう、何度もチェックしてもらうことが重要になります。これらが記載されていれば、基本的には出荷先も理解できますし、出荷案内書としても効力を持つので問題ありません。
構成については、自社のフォーマットを利用したり、すでにウェブ上で配布されているものなどを利用するとスピーディーに作成できるでしょう。数字や住所、合計金額など、こういった部分にミスがないように第三者にチェックしてもらい仕上げてみてください。
出荷案内書とはどのような文書かを把握して書き方をマスターしよう！エクセルを使うと便利！
まず出荷業務の流れなどをしっかりと理解しておくことが重要です。わからなくなったら自分で勝手に進めず、上司などに相談しながら作ってください。適宜エクセルを導入すると書き方がよりスムーズになるのでおすすめです。出荷案内書とはどのような役割を持つドキュメントなのかを認識しておく事も基本です。
