ビジネスマンになると、仕事によっては打ち合わせに参加する機会も増えてくるかと思います。急に上司から「会議レジュメを作っておいて」と頼まれることもあるかもしれません。会議レジュメとは何なのかという意味を踏まえた上で、作り方や書き方についてご紹介致します。会議は頻繁に開かれるので仕事で生かして下さい。
会議レジュメの意味とは？
会社で行われる打ち合わせで、話し合う内容やスケジュールを纏めたものを「会議レジュメ」と呼ばれています。会議レジュメに要点を纏めることによって当日のフローが分かり易くなり、無駄な動きを省くこともできるのです。
また「レジュメ」は打ち合わせ以外でもこれらのシーンでも役に立っています。
- 研究や教育の分野
- 就職・転職
会議レジュメの必要性
- 話し合いの目的・方向性を意識する
- 進行役が打ち合わせを進行し易くなる
- 無駄を省いて時間内に終わらせる
話し合いの目的・方向性を意識する
打ち合わせでは、事前に話し合うテーマを決めて結論を出さなければいけません。ですが、打ち合わせに参加する人たちが打ち合わせの内容・目的を理解できていないと、話がまとまらずにスムーズに打ち合わせを終わらせることができなくなります。会議レジュメが必要な理由の一つが、打ち合わせに参加しているすべての人が話し合いの内容を理解し、決められた時間内に内容を纏める目的があります。
進行役が会議を進行し易くなる
打ち合わせには「進行役」を付けている事が多いです。進行役は当日のフローをしっかりと認識して打ち合わせをスムーズに進める重大な役割があります。
- 1つの議題の開始時間から終了時間はどのくらいか
- それぞれの項目でどのような内容を話し合うのか
上記のポイントを認識していれば、進行役もスケジュールをイメージし易くなり、進行し易くなります。
無駄を省いて時間内に終わらせる
打ち合わせに参加されている方の中には、忙しい合間を縫って参加されている方もいます。決められている打ち合わせの制限時間の中でしっかりと結論を出せるように、すべてをスムーズに進行させる事が必要となります。レジュメを作成しておけば、脳内でスケジュールを立て易くなり、無駄が省けるほか、時間内に打ち合わせを終わらせなければいけないという意識を持って貰える意図もあります。
会議レジュメ作成時の注意点
会議レジュメの作成時の注意点は以下の通りです。
予定時間を書いておく
打ち合わせでは、議論が盛り上がってしまい結論がなかなか出ず時間を大幅に超えてしまうことも珍しくはありません。時間を押してしまうと、後のスケジュールに影響が出てしまうので避けたいです。そこで、それぞれの予定時間を書いておくことで、進行の遅れを防止することができ、参加している方たちも時間の目処を立て易くなります。
細かすぎるのはNG
あまりにも細かすぎてしまうと、要点が伝わりにくくなってしまうため細かすぎるレジュメはNGです。反対に簡潔すぎるとレジュメの意味が無くなってしまいます。細かすぎず、簡潔すぎずをうまく調節して作成するように心がけてみて下さい。
会議レジュメの作り方や書き方
会議レジュメの作り方や書き方は以下の通りです。
【作り方や書き方①】タイトルを記載
何の打ち合わせなのかをひと目見てわかるように、必ずタイトルを書いて下さい。タイトルの付け方は【●●の企画について】など、打ち合わせの内容を一言で纏めたタイトルを付けるようにして下さい。
【作り方や書き方②】開催日時・場所の記載
開催日時と打ち合わせを行う場所の住所を正しく書いてください。開催日時や場所の記載は、打ち合わせのお知らせをする際に詳しく伝えているかもしれませんが、再確認のためにも会議レジュメの項目に入れておくことをおすすめします。場所に関しては、社内の会議室が何階にあるか、部屋番号まで詳しく書いておいて下さい。
【作り方や書き方③】会議テーマ（目的）
打ち合わせの中でも重要になる話し合いのテーマや、目的を纏めておいて下さい。打ち合わせのテーマや目的は、読みやすいように箇条書きで書くことをおすすめします。
【作り方や書き方④】内容の要約
会議レジュメの目的でもある、打ち合わせの要約を書いて下さい。また、要約は大まかな内容を分けて番号を振っておくと見易く親切ですよ。打ち合わせの要約がいくつかある場合は、予定時間をそれぞれ振り分けておくことをおすすめします。
【作り方や書き方⑤】資料の有無
打ち合わせで使用する資料がある場合は、どのような資料があるのかをすべて書いて下さい。打ち合わせ当日までに時間がある場合は、当日までに資料を纏めておき、配布しておくと、当日スムーズに準備を進められるのでおすすめです。
会議レジュメの作り方や書き方のポイント
会議レジュメを分かり易く作るためのポイントをご紹介致します。
【作り方や書き方のポイント①】内容はシンプルに纏める
レジュメは基本的にA4用紙1枚に収まるように作成して下さい。A4用紙1枚に纏めるためには、簡潔に書かなければいけません。ただ、簡潔に書いていては内容が薄くなってしまいます。簡潔かつ【具体的に】を意識して作成してみて下さい。シンプルに収めるポイントは「打ち合わせの内容の中でも参加者におさえておいてほしい内容をピックアップする」ということです。
【作り方や書き方のポイント②】箇条書きに纏める
文字だらけの資料は、とても読みづらいです。そこで、箇条書きや数字を使ってコンパクトに纏めることで、非常に読み易くなります。例えば、フローがある項目の場合は数字を振って分かり易く、ポイントや重要点がいくつかあるのであれば【・】などを使って箇条書きにするととても読みやすいですよ。
会議レジュメの具体的な作り方や書き方
会議レジュメの作り方や書き方は以下の通りです。
●●企画会議 レジュメ
開催日時 ：令和◯年◯月◯日（◯） 00：00～00：00（予定）
場所 ：◯階 会議室
参加予定者：●●・●●・●●・●●
会議のテーマ：新商品の●●における●●の検討
会議の目的 ：アイディアを出す（決定するなど…）
会議の要約 ：どのように新商品を・・・・・
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配布資料 ：●●のパンフレット
仕事で欠かせない会議レジュメの意味を理解した上で書き方や作り方をマスターしてサクサク文書作成しよう！
会議レジュメは打ち合わせの時間が無駄にならないように、仕事をスムーズに進められるように補助をしてくれるような役割があります。効率よく打ち合わせを進めるためには欠かせません。内容は簡潔に、そして内容を具体的にするような書き方や作り方が重要です。そのためには箇条書きなどの纏め方がおすすめです。
会議レジュメに求められる意味を理解した上で、誰が読んでも分かりやすい会議レジュメを作って下さい。
