メディアやマスコミなどが取材依頼を送る際にはメールや手紙で「取材依頼書」を送る事が基本的なマナーです。普通のお仕事では取材を依頼する機会もそうそうないと思いますが、メディアやマスコミ関係のお仕事につくと取材依頼書の作成が必ず必要になります。インタビューや取材依頼の書き方についてポイントや例文についても紹介します。
メディアやマスコミが送る取材依頼文とは？
取材依頼文とは、取材をしたい相手に「取材をさせて下さい」とお願いをする為に送る文書の事を言います。取材依頼文の内容は主に、取材をして欲しい内容や日時などで、相手に「取材をしてもらいたい」と思ってもらえるような内容にできるかどうかが大きなポイントとなります。依頼分の具体的な内容については以下にて詳しく説明しております。
メディアやマスコミに送る取材依頼文の書き方
依頼文の基本的な書き方で大切な事は、下記の4点です。
- 簡潔にまとめる
- 情報はすべて記述する【記述漏れのないように】
- 取材したい想いを伝える
【書き方①】取材依頼文は簡潔にまとめる
基本的にA4用紙1枚にまとめられるような情報量にまとめるようにして下さい。依頼先によっては、様々な企業や団体などからお手紙が届いている可能性もあります。たくさんある書類の中からメディアやマスコミからの依頼文が目に留まるようにする為には、まずは1枚にまとめて見やすく作成する事が大きなポイントになります。
【書き方②】情報はすべて記述
「6W3H」を漏れのないように記述しなければいけません。ビジネスシーンでは「5W1H」と良く聞くかもしれませんが、5W1Hにいくつか付け足したものです。具体的には以下を参考にして下さい。
- なぜ【Why】・・・目的や人選理由
- なにを【What】・・・テーマや質問の内容
- だれが【Who】・・・取材をしてもらう人
- 誰と｜誰に【With Whom】・・・対象と協力者
- いつ【When】・・・日時/掲載予定日
- どこで【Where】・・・会場
- どのように【How】・・・方法【オンライン/対談/投稿【寄稿】】
- いくら【How much】・・・謝礼金や交通費など
- どれだけ【How many】・・・所要時間
書く内容が多くなってしまう場合は箇条書きにすれば1枚にまとまる事もありますので、工夫してこれらの内容を1枚に漏れの内容明確にと記述するようにして下さいね！
【書き方③】取材してほしい想いを明確にと伝える
上記のような内容を伝える事は欠かせませんが、いちばん大切な事は熱意を伝える事です。6W3Hの中でも「なぜ」の部分を明確にと伝えるようにして下さい。具体的であればあるほど相手の目に留まりやすくなります。
- なぜ取材したいのか
- なぜあなたに対しての取材が必要なのか
【書き方④】件名を必ず記述する
取材依頼文をメールで送る場合、必ず件名を入れる事を忘れないようにして下さい。件名には「インタビュー取材のお願い」と、メールの内容が何なのかひと目見てわかるようなタイトルをつけるようにして下さい。これは基本的なビジネスマナーでもありますので、覚えておいて下さいね！
【書き方⑤】お礼メールを忘れずに送る
忙しい合間でインタビューを受けて頂くのですから、インタビューを終えたら必ずお礼メールを送るようにして下さい。お礼メールは遅くてもインタビュー翌日の午前中までに送るようにして下さい。できればインタビューを終えた当日に送るのがベストですよ。
メディアやマスコミに送る取材依頼文の送り方とは？
メディアやマスコミに依頼文を送る方法は、相手によって変わります。依頼文を送る方法は以下の３つの方法があります。
- メール
- FAX
- 郵便
相手とすでに面識がある場合などはメールでのやりとりでも問題無いでしょう。相手から送付方法の指定がある場合は指示に従うようにして下さい。
メディアやマスコミに送る取材依頼文の例文
ここではメールで送信する場合の例文をご紹介いたしますが、手紙で送る場合でも同様の内容が使えます。
例文1
件名…インタビュー取材のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
突然のご連絡申し訳ありません。
株式会社〇〇 〇〇と申します。
早速本題に入らせて頂きます。
弊社では現在～～という企画を取り扱っております。
その為～～の分野で活躍されている〇〇様に～～に関してのインタビュー取材をさせて頂きたいと考えております。
また、インタビューをさせて頂いた内容は弊社発行の〇〇に掲載させて頂ければと考えております。
つきましては下記をご確認頂き、ご検討をお願いしたく存じます。
取材内容…～～について
取材希望日…日程や時間の候補をいくつか記述
場所…取材場所
謝礼…あれば記述して下さい。
インタビュー時間は●時間を予定しております。
恐れ入りますが、御諾否のお返事を●年●月●日までに頂けますと幸いです。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討頂ければと存じます。
～署名～
例文2
件名…インタビュー取材のお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇様
はじめまして。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇と申します。
突然のご連絡恐れ入ります。
この度弊社運営のメディア「〇〇」にて、〇〇〇〇という企画を開始させて頂く事となりました。
〇〇の業界で長らく大活躍されている〇〇様ならではのご経験・知識を交えたお話を伺いたいと考えております。
ご多忙の中誠に恐縮ですが、ご検討頂ければ幸いです。
取材内容…質問1～
質問2～
質問3～
取材目的…
取材のテーマ…
写真撮影…有
訪問者数…●名
取材希望日…●年●月●日 ●時～【約●時間】
場所…取材場所
謝礼…あれば記述して下さい。
備考…機材持ち込みの有無など…
どうぞよろしくお願いいたします。
～署名～
メディアやマスコミはインタビューおよび取材依頼文を礼儀正しい書き方を心がけて作ろう！
メディアやマスコミがインタビューや取材をお願いする為には、取材依頼文を作成しなければいけません。書き方で大切な事は以下の3つです。
- 内容は簡潔にまとめる
- 内容など情報はすべて記述
- 想いを伝える
そして、取材依頼文は主に6W3Hを意識して書くようにして下さい。また、取材が終わったら必ずお礼メールを送る事を忘れないようにして下さい。想いが明確にと伝わる取材依頼文にして下さい。
