就労証明書の書き方・注意点について説明します。在籍証明書との違い、標準様式の有無、期限・義務、自分で書くのは良いのか、に関しても説明します。
就労証明書の書き方＆リクエスト受理～授受の流れを説明！
以下の目的で要求されます。
- 従業者の住宅ローン申請時
- 従業者が子どもを保育園、児童クラブに預ける時
- 元従業者の転職
従業者・元従業者から就労証明書をリクエストされます。就労証明書を出す様に指示を受けた際に備えて、会社の人事担当者向けに書き方やリクエスト・申請受理の流れ、書き方のポイントを説明します。
就労証明書を作るのは誰？自分で書く？
通常、雇用している会社や職場で取得します。従業者が転職先から就労証明書をリクエストされる状況もあります。その際は、早急に対応してください。自営業・個人事業主の際、自分で書かねばなりません。
就労証明書とは？在籍証明書との違いは？
就労証明書が要求を受けたり、就労証明書の代わりに在籍証明書をリクエストされる状況もあります。リクエストが来るのはどんな時でしょうか。まずは、就労証明書と在籍証明書の違いを説明します。
就労証明書とは？
その名の通り就労している事を明示します。要求される主なシチュエーションは、「共働き」です。会社に勤務していて子どもを保育園や児童クラブに預ける時や、育児休暇の取得中に子どもを保育園に預ける時で求められます。入園前だけでなく保育園の継続申請する際にも要求されます。
在籍証明書とは？
従業者が子どもを保育園に預ける時や転職した際リクエストされる就労証明書ですが、シチュエーションによっては在籍証明書のリクエストされる事もあります。在籍証明書とは、『いつから会社に入社をし、現在も会社に在職しています（いました）』という事を明示します。こう書くと、就労証明書と在籍証明書は異なる様に見えますが、実際はどちらも履歴を明示するので、名称が異なるだけでポイントは一緒です。
就労証明書・在籍証明書以外の呼称もある！
他にも、「就業証明書」、「雇用証明書」、「勤務証明書」があります。各企業によって呼び名が異なるだけで記述する事は一緒です。そのため、リクエストを受けた際は1つの雛形（テンプレート）で出来ます。ただし、提出先から指定・リクエストを受けた名称のものを使用しなければなりませんので要注意です。
就労証明書と在籍証明書の違いはココ！
就労証明書と在籍証明書は、どちらも履歴を明示します。名称が異なるだけで中身は一緒だと先述しました。しかし、強いて言うなら全てではないですが、保育園に入園する際に要求されるのが就労証明書、転職をした際に要求されるのが在籍証明書である事が多いです。
就労証明書の書き方・標準様式のテンプレートは？
保育園の入園時に要求される就労証明書は、市役所をはじめとする自治体でも紙媒体でテンプレートが貰えます。保育園入園の相談で役所に行った際に、申し込みに関するものを一式配布されますので、受け取ったものを持ってきてリクエストをする従業者もいます。一方、転職をした際に要求される就労証明書には、決められたテンプレートはないです。そのため、従業者から項目を提示されるシチュエーションがあります。予め、定められたテンプレートに沿ると良いです。ただし、最低限押さえておくべき書き方のポイントがあります。
【転職】標準様式の書き方
従業者の転職をした際に、転職先より就労証明書をリクエストされる理由は、履歴書に書いている前職場での職務内容や経験・役職に間違いが無いかチェックする為です。基本的な事項は、下記の10個です。注意点は、以前雇用されていた方（元従業者）の際、記載するのは現時点の情報ではなく在籍時の情報だという点です。
- 氏名や性別
- 生年月日
- 住所
- 採用した年月日
- 雇用した期間
- 雇用・就労形態
- 勤務日数や就労時間
- 勤務地
- 給与支給の総額や月ごとの給与
- 会社の捺印
交付する従業者（元従業者）の氏名と性別を記述します。氏名には「ふりがな」を記述する様にしてください。会社を辞めた後に結婚して名字が変わっていたとしても、在籍時の名字（旧姓）を記述しなければなりません。
交付する従業者（元従業者）の生年月日を記述します。
従業者が現に居住する住所地を記述します。元従業者の際は、在籍していた時に居住をしていた住所を記述してください。
元従業者を採用した年月を記述します。
元従業者を雇用していた期間を記述します。
会社を辞める時の仕事内容や役職、会社や職場での地位etcを記述します。
元従業者の毎月の平均勤務日数や時間を記述します。
会社や勤務先の住所を記述します。
元従業者の会社を辞める前の給与額を記述します。
会社の捺印がない際、正式に認められない可能性があります。
転職をした際にリクエストされる就労証明書に、全項目を記述しないです。シチュエーションによっては、書かれると都合の悪い項目について従業者から問い合わせがあるシチュエーションもありますが、その様な際は不要な項目は記述しない様に注意してください。
【育児休暇を申請する】標準様式の書き方
従業者の育児休暇取得中や復職してすぐのシチュエーションは、上記の転職した際に要求される項目とは別に、下記の項目の記述も求められます。
- 育児休業の取得の予定期間
- 復職年月日
- 育児休業短縮の可否
- 産前・産後休業の取得
記述漏れのない様に注意してください。
就労証明書の書き方の注意点は？
個人事業主や自営業の方でなければ、就労証明書を自分で書く事は出来ません。そのため、従業者が転職をした際は、その従業者からリクエストされるシチュエーションがあります。
作成の義務はある？
義務付けられているわけではないです。しかし、雇用に関する問題発生を回避する為にもリクエストがあれば作る様にしてください。
就労証明書の期限に間に合わない時は？
多忙で遅延してしまう事もあります。その際、理由を従業者にしっかりと伝える様にしてください。仮に、多忙の中、従業者から早急にリクエスト・相談を受けた際、予め記入者側に書ける項目を記述してもらえば、スムーズに処理出来ます。
保育園への就労証明書には標準様式がある！
保育園で要求される就労証明書は、保育園がある市役所をはじめとする自治体が定めているテンプレートの就労証明書でなければなりません。前述しましたが、就労証明書は各市区町村の役所で入手出来ますし、各市区町村役所ホームページからダウンロード出来る事も多いです。
2017年、内閣府が就労証明書の標準様式テンプレートを統一！
基本的には市町村をはじめとする自治体ごとにテンプレートが異なっている就労証明書ですが、テンプレートが市区町村によって異なっているのは不便という声が多く寄せられた経緯から、内閣府が2017年に標準様式を統一しています。内閣府の標準的様式を使うのは義務ではないですが、この標準的様式であれば様々な自治体で使えます。
就労証明書の部数は？夫婦で何部？
就労証明書は1世帯1部ではなく、就労している保護者分準備しておくべきです。夫婦からのリクエストがあれば、夫・妻にそれぞれ就労証明書を作ってください。
その他、就労証明書の書き方における注意点！
リクエストを受けた人事担当者が特に注意しなければならない事は、次の2つです。
- 在職時のデータで記述
- 個人情報の取り扱いに注意する
就労証明書には「在職時」の情報を記述！
就労証明書に記述するのは、現在の情報ではなく在職時の情報です。会社を辞めた後にリクエストしてきた方が住所を変更していた際は、在籍時のデータを探してくるべきです。
就労証明書を作る時は、個人情報取り扱いに注意！
就労証明書は、これまでの職歴だけでなく、生年月日や住所、収入といった個人情報が書かれています。作成する会社の人事担当者は情報漏えいリスクには十分気を付けてください。仮に、第三者が本人を装って、就労証明書のリクエストを電話や郵送でしてくる可能性があります。本人と直接会わない状態で、就労証明書のリクエストを受ける際はすぐに承らず、本人確認の写しを求めたりして、慎重に受け渡しを行う様に注意してください。
就労証明書の手順は？
リクエストを受けたら、記述事項をチェックして出来る限り早急に対応してください。手順について説明します。
【手順①】提出先から求められているポイントを従業者にチェック
記述すべき事項について、全てを記述しなくて良いです。従業者が転職先から求めてくる就労証明書は、決められたテンプレートがない事が多いです。要求される記述項目を記述するのを忘れて間が増える事を防ぐためにも、求められている事項をよくチェックしておいてください。
保育園への就労証明書の際は、テンプレートが決められているため、要求される事項のチェックはしないで良いです。しかし、自治体によってテンプレートが異なる事もあるため、必ず保育園のある自治体のテンプレートを使う様にしてください。
【手順②】就労証明書の発送
就労証明書に記述するポイントのチェック・テンプレートを手に入れたら、要求される事項を記述して発送します。この時、添え状も忘れない様にしてください。会社を辞めた者で直接会社や職場に来てくれれば、本人確認の写しを求めなくて良いです。郵送でも、本人確認が出来ていればスムーズな対応を心掛ける様にしてください。
ちなみに、電話で問い合わせてきた際は、
- 自分の名前
- 在職している部署
- 要求される理由
- 用紙の送付方法、返信方法
- 返信希望日
- 期限
- 要求される添付物の有無
を必ずチェックしてください。
期限に間に合わない？従業者からなかなか作ってもらえないと相談があった際の対処法は？
現在、勤めている方や育児休暇取得中の方から就労証明書をリクエストを受けた際、なかなか作ってもらえないという事は滅多にないです。しかし、会社を辞めた者からリクエストしたのになかなか作ってもらえないといった相談を受けるシチュエーションがよく見られます。もし、期限までにリクエストを受けた就労証明書が間に合いそうにない際は、必ずリクエスト者への理由と作成が遅れている事に対しての謝罪は行う様にしてください。
就労証明書リクエストをを受けた方に配慮した文書を作りましょう
最後に、就労証明書は請求があったとしても、必ず作る義務はないです。しかし、リクエスト主は本当にニーズがあるからこそリクエストを受けたという事を忘れてはいけません。繁忙期であれば、他の業務を理由につい後回しにしたくなるシチュエーションもあります。しかし、出来る限り早急に期限内に対応してください。そのためにも、事前にテンプレートを用意しておくだけでなく、要求される場面や要求される項目について常に理解しておき、適切な処置が出来る様に準備しておく事が大切です。
