ビジネスシーンでは、企業に対して問い合わせのメールを送る時があります。初めて問い合わせのメールを送る場合、どんな文章にすればいいか分からないという方がいらっしゃるかと思います。ビジネスシーンのメールの基本は「失礼のないようマナーを守る」という事です。マナーを守りながら問い合わせメールの文章を作る事でその後のやりとりも円滑になります。企業への商品やサービスに関するお問い合わせの文章の書き方について、基本的な事や注意点を紹介します。
企業への商品やサービスに関するお問い合わせの文章の基本的なマナー
企業間でお問い合せメールのやりとりをする際の基本的なマナーは以下の通りです。
【お問い合せマナー①】感情は出さずにメールを送る
取引先へ問い合わせをするケースでは、内容にもよりますが基本的には感情を出すようなメールの内容はNGです。例えば、取引先の商品に不備が見つかった時やサービスに不快感を感じた時の問い合わせメールのケースでは、感情的に不満を伝えるのは失礼です。
【お問い合せマナー②】簡潔にまとめて送る
お問い合わせメールは基本的にはわかりやすく書いて送るのがマナーです。取引先には、自社以外にも取引先があり、日々たくさんのメールが届いている事、業務が多忙な状況と想定して下さい。伝えたい事を一言でまとめて件名にし、本文には長くならないよう、長くなりそうなシチュエーションでは箇条書きをして出来るだけ短くわかりやすく書くようにして下さい。
【お問い合せマナー③】回答期日の記載
問い合わせに関しての回答に期日があるケースでは、期日を書いて、なぜその期日までに回答が必要なのかを記載するようにして下さい。
●●の会議で検討したいと思いますので◯月◯日（◯）までにご返事頂けますと幸いです
【お問い合せマナー④】配慮の言葉を忘れずに
質問をするという事は、相手に回答させる＝「負担」をかける事となります。なので、相手を配慮する言葉を添えて回答をお願いするようにして下さい。
- お忙しいところ大変恐縮ですが
- お手数をおかけいたしますが
- お手数をおかけいたしますが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
- ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご返事頂ければ幸いです。よろしくお願い申し上げます。
【お問い合せマナー⑤】誤字脱字チェック
メールを送信する前に、誤字脱字がないかどうかチェックして下さい。特に相手の企業名・名前や商品名などを間違えるのは失礼にあたります。他にも数字の間違いや、言葉遣いなどの間違いがないかどうかもチェックして下さい。
問い合わせ文章の書き方
問い合わせ文章の書き方の手順は以下の通りです。
お問い合せにおける書き方の順番
メールの構成は基本的に「結論→理由→事例→結論」で書くとわかりやすいです。
- 結論→件名と本文の初めは伝えたい事を書く
- 理由→なぜメールを送ったのかを書く
- 事例→質問の内容
- 結論→結論を再度繰り返す
【お問い合わせの文章要素①】件名
件名は、一目え見れば内容がある程度把握出来るようにまとめて下さい。簡単に一言でまとめたものをタイトルにして下さい。
- 打ち合わせの日程を決めるメール→「●●プロジェクトに関する打ち合わせ日程のご相談」
- 商品に関する問い合わせ→「●●に関するお問い合わせ」
【お問い合わせの文章要素②】相手の企業名・名前を入れる
本文に入る前に、相手の企業名と名前を入れて下さい。基本的には以下の4点を入れるようにして下さい。
- 相手の企業名
- 所属している部署名
- 氏名
- 敬称
株式企業●● 営業部 佐藤様
ビジネスシーンでは基本中の基本なマナーですので覚えておくと良いです。
【お問い合わせの文章要素③】挨拶を入れる
問い合わせメールの冒頭には必ず挨拶を入れるようにして下さい。ビジネスシーンの挨拶と聞くと、季語を使ったむずかしい挨拶というイメージがありますが、メールのケースはむずかしい挨拶は必要ありません。
- いつもお世話になっております。●●企業の●●です。
- はじめまして●●企業の●●と申します。
【お問い合わせの文章要素④】本文はわかりやすく書く
質問をする内容をわかりやすくまとめて送る事で、やりとりを円滑に進める事が出来ます。サービスや商品についての質問がいくつかあるシチュエーションでは、文章で書くのではなく箇条書きにする方が伝わりやすいです。こうして、問い合わせの内容をわかりやすくしておく事でメールのやりとりの回数を減らしたり、相手の回答にかかる労力を最小限にする事が出来るのです。
お問い合せメールの文章の例文
お問い合せメールの例文は以下の通りです。
件名：打ち合わせ日程のご相談
株式企業●●
●●部
●●様
いつも大変お世話になっております。
株式企業●●の●●です。
早速ですが、●●プロジェクトの打ち合わせ日程のご相談をさせて頂きたく存じます。
下記日程でご都合のよい日時はございますでしょうか。
- ◯月◯日（◯）◯：◯～◯：◯
- ◯月◯日（◯）◯：◯～◯：◯
- ◯月◯日（◯）◯：◯～◯：◯
ご都合が合わない場合、お気軽にお申し付け下さい。他の日程での調節が可能です。
なお、打ち合わせに際して以下の2点をご確認させて頂けますでしょうか。
1,●●●●●●
2,
お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日（◯）までに日程と併せてご返信頂けますと幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。
署名
商品やサービスに問題があったら泣き寝入りせずに企業へ誠実にお問い合わせをしよう！
ビジネスメールでは、相手に失礼のないような文章にする事が重要になります。作ったメールは送る前に必ず誤字脱字のチェックや間違った言葉遣いの有無などを確認してから送るようにして下さい。わかりやすい内容を意識して、メールを読む際にかかる労力を少しでも減らせるよう工夫をする事も大切です。
商品に混入物が入っていたり、サービスの不手際が多すぎるなど、問い合わせの内容によってはついつい感情を出してしまうようなケースもあるかもしれません。とはいえ、感情を出したところで問題は解決しません。さらなるトラブルに発展する可能性もありますので感情は表に出さずに、必要な情報だけを文章に盛り込んで問い合わせるように心がけて下さい。
