ビジネス文書を作成する際、書き方を間違ってはならない項目が宛名です。ビジネス文書はその内容によって大きな契約に繋がる事もあれば、逆にトラブルに発展する元となってしまう事があるなど、大変大切な役割を担っています。御中と様の使い方を解説します。会社で役立てて下さい。
御中の使い方の基礎
ビジネス文書を作成する上で、御中という文字を見た事がある方は多い筈です。こちらから作成せずとも、御中という宛名で会社宛に様々な文書が届く事がございます。
さて、そんな御中ですが一般的には会社や団体に郵便物を出す際に利用される用語として知られています。また、団体というと大きな組織という内容をイメージするかもしれないですが、とある企業の部署に送るというケースでも御中を利用する事が出来るのでおすすめです。
御中は、大変かしこまった内容に感じる用語ですが具体的には【皆様】という意味を持っています。つまり、【株式会社●●営業部 御中】という用語であれば、●●会社の営業部の皆様宛…という意味合いになるいう事です。
御中の使い方
御中を利用する上で大切になるのが、その使い方です。例えば、●●の皆様という意味合いである事から、記述する際は上記で解説したような内容でしっかりと記述されている必要がございます。例えば、【株式会社●● 経理部 御中】という形が最も適している宛名です。
とはいえ、経理部を作成する事なく、株式会社●●…という形だけで送ってしまう方も中にはいるかもしれないです。もちろん、この使い方自体は間違いではなく、中身を見ればどの部署に届けるべきかは理解出来ます。とはいえ、ビジネスマナーとしてはこういった使い方で送るのはあまり喜ばしい事ではなく、手間がかかる上に大きな組織だと実際に届けたい場所に届かないというトラブルにも発展するリスクもございます。
返信用封筒の使い方
御中を扱う際、ビジネス文書として利用するだけでなく封筒にも利用する事がございます。仮に、こちらからビジネス文書を郵送するなら、封筒に前述したような形で【株式会社●●営業部 御中】という宛名の書き方であれば問題ないです。
とはいえ、相手企業から届いた文書に返信用封筒が付けられていた際、そのケースには使い方に留意が必要になります。まず、返信用封筒のケースは【株式会社●● ●●部署 ●●行】という形で記述されているのが一般的です。
返信用封筒に書類を入れた後、それをこちらから届けるケースはそのままにしておくのはマナー違反とされています。●●行の行の文字部分を二重線などで訂正し、そこに御中と書き直して返送するのが礼儀適切流れとなります。
【株式会社●● ●●部署 ●●御中】という形で返送する事で敬称という形になる事から、大変丁寧な印象で届ける事が出来ます。
もちろん、中にはわからず御中という宛名を記述したままで返信用封筒を作成される方もいるかもしれないです。その際、相手が間違っている事をあえて指摘するのは逆に無礼になりますし、その御中をまた二重線で消した上で御中という宛名で作成して返送するのも嫌みに感じてしまいます。
御中の書き方の留意点
御中の使い方は、上記で解説したように企業や団体宛です。その為、その仕組みさえ覚えておけばさほど難しいものではない筈です。とはいえ、わかっていてもミスをしてしまう事もございます。御中を扱う際にあら為て留意したいポイントをまとめました。
【書き方の留意点①】二重に使ってしまう
御中を二重に使ってしまうのはNG行為です。
例えば、株式会社●●営業部御中 ●●様という形で、御中と様を二つ使っている宛名の書き方は違和感がございます。宛名は、誰宛に向けたものなのかを指し示すものであり、何かその企業や人に対する呼び名ではないです。要するに、二個宛名が付けられてしまっているというシチュエーションになり、それはマナー違反と捉えられてしまう恐れがございます。
また、株式会社●●御中 ●●営業部御中とった形で御中を二回使ってしまうのも違和感を与える書き方です。あくまで、御中は宛名である事から一度きりの使い方である事を覚えておくようにしたいところです。
【書き方の留意点②】担当者がわかればその人に送る
仮にこの書類を出す相手がすでにわかっているのであれば、しっかりとその人宛に送らないとトラブルになります。
例えば、経理のAさんという方に請求書を作成し、送るという流れになったとします。このケースでは、大切になってくるのはAさん宛にそのビジネス文書を送るという事です。つまり、【株式会社●● 経理部 A様】という書き方が適切です。
一方、間違った使い方としては【株式会社●● 経理部 御中】とう書き方です。たしかに経理部に送られている事は間違いないですし、封筒の裏側にその氏名が記述されているのであれば、何となくあの人の請求書だ…という事がわかるかもしれないです。
とはいえ、一方で担当者ではなく部署単位で送るという事は、担当者がわかっていない、さらに担当者では不安であるというイメージを与える事に繋がります。それでは、相手に大変無礼になってしまいます。トラブルを避ける為にも、御中は正しく利用されている事を確認すべきです。
御中と様を上手に使い分けて会社で無礼のないビジネス文書を書こう
様の使い方は一般的によく知られています。御中については理解が浅い人も時々居ます。御中は、正しく正確に扱う事でトラブルを避ける事が出来ます。一度書いたビジネス文書を見直し、御中の使い方が適切かを確認してみる事をおすすめします。会社でのトラブル予防の為にも大切なポイントです。
