改行ルールを知って使いこなそう！書き出しや宛名や段落および字下げなどのビジネス文書作成スキルUP！

ビジネス文書を作成する際、宛名や主文、さらに書き出しなど諸々ルールが定められています。段落や字下げと細かく掘り下げると深いです。そのルールに沿ってしっかりと文書を作成できれば、基本的にはビジネス文書としては問題なく受理されます。その中には改行も含まれます。ビジネス文書のルールについて解説します。

改行の重要性

ビジネス文書を作成するだけでなく、何らかの文書を作成する上で改行は必須です。もちろん、文書の性質上、改行があまり求められないものもありますが、基本的に相手に読みやすく改行をしてから文書を提出するのがマナーとなっています。

とくに縦書きの小説やビジネス本をよく読んでる方の場合、改行といったよりも字下げのような形で文書が作成されているため改行といった意識がないかもしれません。この書き方だと、書きたい内容をただ書きなぐり、結果的に改行無しのビジネス文書として提出してしまうといったリスクがあります。

話題の分散に役立つ

一方、意味の無いところで改行を乱発してしまうと、それはそれで読みにくくなってしまうため注意が必要です。文書によっては読みやすくするため「。」で改行をすることがありますが、ビジネス文書の場合はあまり改行し過ぎてしまうと、紙の枚数が増えたり、メールがかなり長くなり読みにくくなってしまいます。

ビジネス文書で改行を使う場合、ある程度ひとつの文章のかたまりで区切るといったことを意識するとわかりやすいかもしれません。

改行で読み手に“話題が変わった”といったことがわかりやすく伝わるのでおすすめです。

ビジネス文書で改行を効果的に使う方法

ビジネス文書で改行を効果的に使う方法について解説します。ただし全てのシチュエーションに当てはまるといったわけではないので、これを基本としながらビジネス文書を書いて下さい。

【方法①】25文字前後パターン

ビジネス文書を作成する際、25文字前後を目標として改行をするといった方法があります。手紙ではなくメールでビジネス文書を作成する上で利用できる方法です。メールの場合、PCで見たりスマートフォンで見ることになりますが、文章が40文字以上ある状態だと冗長な感じに見えてしまい読みにくいといったデメリットがあります。

本来、文章を作成する際には、「。」で改行することが基本なのですが、ビジネス文書のメールにおいては「、」で改行しても問題はないといった形になります。（例外はあります）メールがすっきりと見えるといった効果が期待できます。

25文字で絶対に改行しなければならないといったわけではありませんが、その程度を最長と考えて改行をするように心がけて下さい。

【方法②】2行程度の空白

かなり長くなってしまうビジネス文書であれば別ですが、そこまで長くないものに関しては全体のバランスを見た上で改行を利用してもよいです。

個人のブログなどであれば効果的に2行、3行と空白を入れるのですが、一般的な文章でそこまで広げられると中身がスカスカのようなイメージを与えてしまい読みにくくなります。当然、ページ数も増えてしまうため読みにくくなるデメリットもあります。

しかし、ビジネス文書でそこまで長文の文章を作成するわけでなければ、2行開けてしまうのもひとつの手段とされています。

【方法③】箇条書きや字下げもひとつの手段

改行というと、1行や2行空白をあけるといったイメージがあるかもしれません。一般的な文書であればこういった形で改行を使いますが、場合によっては字下げや箇条書きを使った方が効果的な文面もあるのでそちらを利用して下さい。

例えば、インフォメーションなどを作成する際にはこの方法がよく利用されます。

ビジネス文書作成ルールを把握して見やすいドキュメントを作ろう

ビジネス文書を作成する際、大切なことは相手が読みやすいといった部分です。改行や箇条書きや字下げを適宜利用する事によって、読み手にストレスのない読みやすく誤解を与えないドキュメント作成を心がけてください。