賃貸関係はもちろん、不動産関係の仕事をされている方の多くはキーのの引き渡しを行なう機会があります。その時に必ずキーのを管理しているはずです。まだ使っていない部屋を内見する目的はもちろん、今迄住んでいた住居を引き渡す際もキーのを引き渡す事があります。工事関係者etcでも発生する工程かもしれません。
そんな時、重要になるのが鍵引渡書です。通常は会社にテンプレートがあるかと思いますが、当サイトに来て頂いてるという事は、鍵引渡書のテンプレートがないという方が多いと思います。鍵引渡書とはどんな文書なのか、テンプレートについてetcを説明します。
鍵引渡書とは？
鍵引渡書とは、賃貸契約をする際に不動産管理会社が賃貸契約者にキーのを渡す時に記入してもらう書類です。鍵引渡書を作る事で、あとでキーのが無かったとか、キーの番号が変わっていたetcの様々な事故を回避する事が出来ます。鍵引渡書をしっかりと作っておかないと後で大きな揉め事になった時に効力を持つ文書がないという問題が発生してしまいます。鍵引渡書は、正しい方法で作る事が鉄則です。
通常、キーのを賃貸契約者に渡す時は２本から３本です。1本はマスターキーとなっており、後は予備のキーのとなります。鍵引渡書には何本渡したかetcキーの番号をそれぞれ記入して賃貸契約者は、何本か確認して鍵引渡書にサインするのが通常です。こうにしておけば、契約者がキーのを紛失した時etcに、お互い確認する事が出来ます。そして鍵引渡書に紛失した時のペナルティetcを記載しておくのも重要です。
鍵引渡書を作る前に…
鍵引渡書を作る前に、まずキーのの引き渡しが正しく出来るのかどうかを見極めて下さい。適当な形で鍵引渡書を作って、そのまま渡してしまうと事故に発展する危険性があります。キーのの引き渡しは特段、特別な事をしているわけではありませんが、どうしても揉め事が起きやすい事例でもあります。
鍵引渡書の紛失時の事故を防ごう！
鍵引渡書の注意点としては、引き渡しに対する基本的な事を間違ってしまう事で起こります。
例えば、マスターキーを2本入居者に渡すという事になっている点を間違ってしまう時です。仮に、マスターキーが2本のうちどちらか紛失した時であっても1本は残っています。その為、そのままで対処出来るのですが1本しか引き渡していなかった時、大家や管理会社側が複製する事になります。根本的な決まりとしてマスターキーは2本引き渡す事になっている事も考えると、その複製費用を相手に支払わせると揉め事に発展してしまう可能性があります。
一般的に考えて貸した側が請求出来るかと思えますが、それでも退去時にそれを請求した際に揉め事に発展すると面倒です。鍵引渡書を作る時、仮にマスターキーが2本あるならその旨を明記して下さい。さらに、複製における料金請求の旨もしっかりと伝えてから印をもらう事が重要です。
鍵引渡が当日出来ない時
鍵引渡書を作る際、大家や持ち主が確実に入居者や使用者にキーのを手渡すというやり方が最も大切になってきます。
鍵引渡書は、案外適当な形で作られがちです。しかし、賃貸物件や貸事務所における何らかの理由でキーのを引き渡してもらう日と利用日を間違うと大変な事になります。基本的に、賃貸の時は敷金や保証金、仲介手数料etcの入居一時金を全て支払った事を確認した上で、キーのが引き渡される事になります。
その際、鍵引渡書を作る事になるかもしれませんが、タイミングが合わずに連携ミスで少なくとも起こるケースがあります。例えば、鍵引渡書を作るのが管理会社側だった時、引越の当日に店鋪が休みだったという状況になると大変です。
キーのを手渡す側がしっかりと入居日に間に合うわせるや当日立ち会うetc、そんな部分も事前に明確に定めてから鍵引渡書を作った方が無難です。キーのの引き渡しは、早過ぎても、遅過ぎても事故の元です。細かな部分etcは鍵引渡書に必ず記載して下さい。
鍵引渡書を作るタイミングにも注意！
鍵引渡書を作って、相手に手渡した時点でその方がキーのを受け取ったという効力を持つ状態に入ります。
こんなやり取りを面倒だという理由で、諸々の契約が終わる前にやってしまう方がいます。信頼出来る利用者であれば問題ありませんが、中にはその状況を悪用してしまう利用者も残念ながら少なからず存在します。
例えば、賃貸の時は全ての支払いと契約が終わった状態で鍵引渡書を作って、キーのを手渡します。そうすると、キーのを手渡した時点でその物件や部屋や建物etcが自由に相手が使えてしまう訳です。そんな時、プラスで鍵引渡書を手渡していた時、事故が発生したとしても効力を持つ鍵引渡書を既に受領していると言われてしまえば何も出来なくなります。
鍵引渡書を手渡すタイミングは最終的な部分である事、そして利用当日である事が重要です。自分に都合のよいタイミングetcではなく、しっかりと細かな部分まで配慮した取引を行なって下さい。
鍵引渡書の書き方
書き方は至ってシンプルで問題ありません。基本的には、キーのを誰が誰に引き渡したかというポイントが分かれば問題ないのです。
しかし、初めて鍵引渡書を作る時はどんな項目を作ればよいのか迷ってしまうケースもあります。そんな時に備えて、項目や書き方について説明します。
タイトル
鍵引渡書を作る際、まず始めに表題として「鍵引渡書」とタイトルをつけます。出来るだけ太字etcで作って、これがどんな書類なのかが一目で分かるように作るのがおすすめです。
鍵引渡日
右上か表題の少し右下辺りに日付を記載する欄を作って下さい。ここは、作った日時ではなくキーのの手渡しを行なう日付となりますので注意して下さい。
引渡し元や先の情報
その下側に、キーのを引き渡す側の相手の名前を記載します。「○○殿」といった形で作るのが基本的です。そして、請負者の欄や住所や氏名が記載出来る形で作って下さい。
もしも、これが工事であれば工事名や工事場所となります。そして、「上記工事竣工に伴いキーのをお引き渡しいたします」という文言を一文入れれば問題ありません。賃貸etcの入居者であれば、その方の氏名と物件名と部屋番号etcも記載して下さい。
明細
鍵引渡書を作る際、キーのに関する明細を作る事をおすすめします。ただキーのを引き渡したという事では、どの種類のどのキーのを何本引き渡したかが分かりません。その為、別紙etcで鍵引渡明細書etcを作って、以下が分かる資料に仕上げると便利です。
- 室名
- 鍵番号
- 数量
- メーカー
基本的に数多く作らなければ、明細もそこまで項目を作らなくても問題ありません。受け手、引き渡してもらった側が分かりやすい内容で作って下さい。
複数の情報源を参考に作って下さい！
上記の通り鍵引渡書を少し紹介しましたが、当サイトの書き方だけを見て判断しないで下さい。鍵引渡書を知りたい時は、複数の鍵引渡書について書かれているサイトを見る事をオススメしています。なぜなら１つのサイトの書き方だけでは、自分が参考にしたい鍵引渡書かどうかは、判断がつきにくいです。複数のサイトを見る事によって、共通する例文もあるだろうし、違った例文を紹介しているサイトもあるので、自分が必要としている鍵引渡書がどんな書き方なのかが見えてきます。
また、サイトには、鍵引渡書の書き方のみならず、どんな場面で使う書類なのかetc色々と関連情報も記載されていますので、その文章を読む事で鍵引渡書の書き方について理解が深まります。理解が深まる事で、どんなシチュエーションの時に鍵引渡書を書くのかetc書き方etcが分かってきます。
鍵引渡書のテンプレート
鍵引渡書を作る際、今まで誰かが使用してきたテンプレートがあると便利です。しかし、のテンプレートが無く、ゼロから全て自分で作らなければいけないという方もいるかもしれません。そんな方の時、どうやって作ればよいのか分からずにプレッシャーになってしまいます。
エクセルやワードのテンプレートで自社用にカスタマイズ！
そんな時、おすすめしているのが鍵引渡書のテンプレートです。今、インターネット上にはテンプレートが数多く存在しており、無料でダウンロードをする事が可能です。ワードであったりエクセルetcもあります。その為、自分が作りたいテイストにアレンジが出来、さらに手早く文言etcも作れる為便利なのです。もし、鍵引渡書の作り方が分からないという方はテンプレートを利用して作ってみてはいかがですか。
複数テンプレートを参考にして深い理解を得て下さい！
上記の通り紹介しましたが、初めてインターネット上のテンプレートを利用する時は、１つのサイトだけ利用するのではなく、複数のサイトから鍵引渡書を複数ダウンロードする事をオススメします。これは、１つのサイトのテンプレートだけでは、自分が必要な鍵引渡書が作れるかどうか判断出来ないからです。鍵引渡書について深く理解している方であれば、１つのテンプレートから、自分の必要な鍵引渡書をアレンジして作る事が出来ます。
初めての方は、鍵引渡書について理解が浅いので、複数のテンプレートを見て、どんな事が記載されているかよく見る事が重要です。よく見る事で、どうやって作れているかが、少しずつ理解出来る様になってきます。こんな風に理解が深まった上で、テンプレートを利用して、自分の必要な鍵引渡書を作る事は、非常に効率が良いので、オススメです。
また、複数のテンプレートを利用するメリットは良いとこ取りが出来るという事です。内容は、自分が欲しい内容ではないけど、レイアウトが見やすくて使いやすいレイアウトがあったりと、良く見ていると、テンプレートのここの部分を使いたいと思う部分があります。各テンプレートの良い所を全て利用して作れるので、かなり自分の欲しい鍵引渡書が作る事が出来ます。テンプレートをこんな風に使って作る事は、効率的ですし、非常に便利です。
鍵引渡書は注意点を踏まえて作って下さい！
鍵引渡書自体は、とてもシンプルで作りやすい書類のひとつです。しかし、キーの引き渡しは事故を起こしやすい事案でもある為、先にしっかりと注意点を踏まえておく事が不可欠です。鍵引渡書は、それだけでも効力を持ちます。決してキーのを悪用されぬ様、細かな部分まで明確に記載して作って下さい。自分が取り扱うキーのを貸す時にどんななリスクがあるかを箇条書きで書き出してみると良いです。そうする事で、どんな内容を鍵引渡書に記載した方が良いのか見えてきます。
