ビジネスシーンで万が一、事故を起こしてしまうと必要になる資料が「事故報告書」です。事故が起きたら速やかに提出すべき資料ですが、あまり作られる機会もないのでどのように作成すればいいのか知らない人もいらっしゃるかと思います。介護施設や車に関する業務や工場で特に使用機会がある事故報告書について、正しい書き方や様式や注意点を詳しく解説します。
事故報告書とは？
どのような資料なのか？何の目的で提出が欠かせないのか？解説します。資料の名前だけを聞くと、「交通事故の際に作成すべき資料なのかな？」と思われる人もいらっしゃるかと思います。しかし、事故報告書は交通事故だけに限った資料ではありません。
社内や介護現場や幼稚園で何かしらのトラブルが起こったシチュエーションでも作成を行う資料です。
- 物損事故
- 看護や医療における事故
- 幼稚園や保育園における園児の事故
人間なのでどんなに注意を払っていても、対応している仕事量が多ければ多い程、ミスが発生してしまう確率は自然と上がります。許容範囲はあるとはいえ、ある程度の範囲内では自然であり仕方のないケースも多々あります。
仕事をしている上で、気をつけていたつもりでもミスを犯してしまう状況も十分あり得るのです。そのミスによって、会社や関係者に迷惑をかけてしまう残念な状況に繋がるシチュエーションも十分あり得ます。
そんなシチュエーションにて、事の発端や原因や状況や今後の対応について会社や上司に口頭で報告を行うケースもあります。しかし、きちんと履歴としてや今後の再発防止の為に資料として残す公道が欠かせません。その資料の一つが事故報告書になります。
事故報告書の目的
大きな目的は、今後同じような事故を起こさないようにする為です。報告書を残す事によって、今後どのようにしていけば事故を防ぐことができるのか対策を取れます。
事故報告書作成のケース
具体的に資料作成が求められる状況をチェックしていきます。
業務中に車を運転していての物損事故
会社の営業車を運転中に駐車中の車に接触してしまった事に対し、相手側とは保険会社を通じて対応を行った。会社に対して以下の情報を事故報告書に書き込んだ上で提出を行う運びとなった。
- いつ
- 何が起こったか
- 原因
- 本来、回避出来たものなのか
- 再発防止の為にどう行動すべきか
工事現場において看板が落下し通行人にけがを負わせた
工事の現場において自社施工中の物件の看板が落下し、通行人にけがを負わせてしまった事に対し、警察や保険会社や被害者への対応とは別に会社に対して事故報告書を提出。
幼稚園にて園児が遊具より落下
幼稚園内で園児が遊具で遊んでいる際に遊具より落下し、擦り傷を負ってしまった。園児の怪我は幸い大した事はなかったが、ちょっと目を離してしまった時に起きてしまった。園児の両親への対応とは別に、幼稚園に対して事故報告書を提出した。
介護事業における高齢者の事故
- レクリエーション中にボールを取り損ねて転倒
- 介護施設内で高齢者が転びそうになり、たまたま隣の方の服を引っ張ってしまい隣の方が転倒してしまった。
- トイレに行く際は声をかけてもらうが、一人で行ってしまい転倒
- 食事中に入歯をしないまま食事をし嘔吐してしまった。
- 食事中に飲み込んだ食物がのどにひっかかり窒息しかけた。
介護現場におけるトラブルは、上記のようにとささいなものから大きなものまで様々です。
介護サービスにおける事故は市町村へ要報告
介護サービスを行っている際に起こった事故に関しては、市町村に報告を行う義務があります。介護保険事業者は介護保険法第37条において、感染症の事故や治療が欠かせない事故が発生した際は管轄の市町村へ報告をしなければならないと定義されております。
よって、救急車を呼ぶようなケースでもトラブルです。今後起こってはならない事象の為、特に怪我が無くても事故報告書を作成すべきです。介護の現場で高齢者が自ら起こしてしまった事故でも、介護職員の働きかけで未然に防げていた可能性もあります。
今後、同じ事故が起こらないように事故報告書作成の対象となります。しっかり対応をしていたとしても、その証拠となる資料がないと隠ぺいを疑われるばかりか事業所自体の管理が不十分との指摘を受けかねません。
訴訟に発展してしまったケースでは、あとで口頭で説明しても証拠能力と成り得ない為、証明にはならないです。そうした事業所自体の危機管理も含めて、介護現場での事故報告書は非常に肝心な資料です。
事故報告書の書き方や様式
簡単にまとめると、事故に関連する以下の情報を提出します。
- いつ
- どこで
- 誰が
- なぜ
- どのような
正しく伝わる書き方
事故報告書は、なぜ起こったのかやどのような状況だったのかを正確に伝えなければいけません。正しく伝える為にはどうすればいいのか、いくつかポイントがあるので紹介します。
事故の詳細を正確に
事故の詳細を伝える上で、大切なのは以下を漏れなく書き込む事です。
- いつ
- だれが
- どこで
- なぜ
- どのように
どれか一つでも抜けていたり、曖昧になってしまうと詳細を正確に伝えられません。
状況説明は「見たまま」を
状況は見たままを冷静に客観的や具体的に書き込んで下さい。また、推測ばかりの文章は状況を掴み辛くなります。
専門用語は使わない
事故報告書は、会社だけではなく外部の人間がチェックを行うパターンもあります。
誰が見ても分かりやすいように、専門用語や略語の使用は避けて下さい。
簡潔に
事故報告書では、どのような事故だったのかを分かりやすく伝えなければいけません。だらだらとした文章は内容が伝わりにくくなってしまいます。それぞれの項目は大体50～100文字で収めるように心がけて下さい。
結論や要点は冒頭に
状況や対応の優先順位を推測しやすい事故報告書を作成を行うには、結論や要点は冒頭に書き込んでおくと親切です。
必要項目
決まったテンプレートや様式は無いものの、最低限必要な項目は書き込むのが不可欠です。
基本的に意識すべきは５Ｗ１Ｈ（いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように）を徹底する姿勢
それぞれ解説していきます。
資料作成日
資料を作成した日付を、年月日で書き込んで下さい。
宛名
資料の提出相手の宛先を書き込んで下さい。社内への提出なら、部署や氏名を書き込んで下さい。
作成者情報
資料を作成した人の企業名と氏名を、書き込んで下さい。社内への提出なら、部署と氏名のみで大丈夫です。
謝罪文
例えば「このたびは、自分の不注意で発生してしまい大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありません。詳細を以下にて報告いたします。」のように、まずは謝罪をして下さい。
発生日時
発生日時を年月日と大体の発生時間を書き込んで下さい。
発生場所
発生場所書き込んで下さい。住所が分かるなら住所を、分からないなら分かる範囲で書き込んで下さい。
内容
どのような状況や内容だったのかを、簡潔に書き込んで下さい。
被害者対象
被害者対象を書き込んで下さい。介護施設のケースでは利用者の氏名、生年月日、要介護度や認知症の度合い
被害状況
被害状況を簡潔に書き込んで下さい。（全治〇〇の骨折etc…）
原因
なぜ発生したのか、簡潔に書き込んで下さい。
今後の対策
今後、同じトラブルが起きないためには、どのような対策を取ればいいのかを書き込んで下さい。
特記事項
特記事項がないなら、特になしと書き込んで下さい。添付資料があるなら、添付している資料の種類を書き込んで下さい。
〆の挨拶文
最後に、「今後は再発防止に努めます」etcの一文を添えておいて下さい。
その他の注意点
他にも押さえておくと分かりやすい親切な資料作成が実現する注意点を挙げます。
補足情報
必要に応じて適宜、以下の情報も書き込むと良いです。
- 行った対応
- 医療的な処置の有無
- 家族や行政への連絡日時
- 別途資料があれば、別途資料がある旨を
- 事後対応で発生した費用（医療費用や修繕費…）があれば、発生した費用
介護現場における様式は市町村に要チェック
介護現場での事故報告書は市町村によって報告書式が違うケースもありますのでチェックが必要です。
再発防止の観点で書く姿勢が大事
事故報告書の提出の目的は、報告だけではなく原因を分析してスタッフ間で共有するという目的もあります。詳細に書き込む事が大切になります。
何月何日 何時何分頃に（いつ）
廊下にて（どこで）
ドスンという音（何を）がした
かけつけてみるとトイレそばの廊下でＡさん（誰が）が倒れていた。意識ははっきりされており、どうしたのかを聞いたら「トイレに行く際に足がもつれて倒れてしまった」との返答。手を貸しトイレを済ませたあと居室までお連れし痛みの状況を聞き取った。
「肩が少し痛い」と言うので視認を行うと右肩全面が少し赤くなっいた。しかし、指で押さえても痛みも無かった為（何故）緊急性は低いと判断した。
このように、他のスタッフが後から読んでも同じ場面が頭に浮かぶように書く事が再発防止の為に必要です。
訴訟リスク予防の観点で書くのも肝心
また介護施設での事故報告書のケースでは訴訟のリスクや行政からの指導に繋がるリスクもあります。その為、画像として状況を残す事も視野に置いておいた方が良いパターンもあります。その際も個人のカメラでは管理上の問題も発生しかねるので、施設で用意した端末があれば客観的な記録として適しています。
事故報告書は速やかに提出
問題が大きくなるリスクを防ぐ為には、事故報告書は事故の全てが解決してからではなく、発生してからすぐに作成を始めて提出すべきです。また、特に大きな問題にならなかったからといって、事故報告書は書かなくていいと油断して提出をせずに放置していると「事実を隠蔽した」と判断されてしまう危険性が高まってしまいます。
テンプレートは簡単にダウンロード出来る！
事故報告書には決められているテンプレートがありません。その為、会社で用意されているテンプレートに書き込むか、自身でテンプレートから書き込まなければならないケースも多々あります。
もしも、会社で用意されているテンプレートや様式が無いのであれば、無料でダウンロード出来るテンプレートサイトを上手く利用して、テンプレートの作成時間をカットすると良いです。また、必要のない項目や追加したい項目は簡単に自身で追加や削除出来るのでとても便利です。
事故報告書のポイントをおさらい【５つの注意点】
事故報告書の作成時に踏まえておきたいポイントは下記の5点です。
- 「いつ」「誰が」「どこで」「なぜ」「どのように」について書き込み漏れが無いように
- 状況説明は、見たままを書き込む
- 専門用語や略語は使わない
- 簡潔に書く
- 結論や要点は冒頭に書き込む
以上の5点を気にしながら作成すれば、うまく相手に詳細を伝えることができます！そして、事故が起こってから出来るだけ早く作成準備に取り掛かり、問題が大きくなることを防ぐことが大切です。
