公的な貸借りをした際、必ずその物品を借りたという記録が残るドキュメントを作成する必要があります。紛失や盗難、またさまざまなトラブルを回避する為にも重要なドキュメントとなるでしょう。有名で良く使われるのが「借用書」です。借用書は、物品や金銭を借りる時に使われるドキュメントです。
そんなドキュメントのひとつに返却確認書があります。返却確認書は、個人間の取引でも効力を持つといわれているので、ぜひ作り方を覚えておくとよいでしょう。返却確認書の書式およびテンプレートについて考えていきたいと思います。
返却確認書とは？
返却確認書とは、個人間しかり、さまざまなシチュエーションで物品を貸借りした際にその物品を返還した事を証明するドキュメントです。
物品の貸借りと一口にいってもさまざまなもの、そしてシチュエーションがあるはずです。そんな時、何を誰が何の為に借り、さらに返済しました、という事を証明するにはもっとも重要なドキュメントといえます。
返却確認書は、物品etcを貸し借りした時に、返却した時に使われるドキュメントです。これは、物品を貸した側が返却された事を証明する為に発行するドキュメントです。
もし、トラブルetcがありそうであれば返却確認書の作成前に相談しておく事が重要です。
確認書や受領書とは意味合いが異なる！
確認書または受領書etcとも呼ばれますが、これは「借りた方が返済しました」という意味での確認書というよりは、「貸した側が借りました」という事を証明する際に作成する文書と考えていいでしょう。
借用書とは？
返却確認書は借りたものを返す時に使われるドキュメントですが、逆に借りる時にはどのようなドキュメントがあるのか見て行きましょう。
返却確認書を作成する時、必ずその前に借用書etcを作成していると思われます。借用書とは、個人間で企業間であっても相手側に何らかの物品を貸したという証明をするドキュメントとなります。
つまり、貸したり借りたりする事を互いに認識し合う為のドキュメントといえるでしょう。
実は個人間でも借用書を作成し、最終的に返却確認書を作成するメリットがあります。
返却確認書を作成するなんて面倒くさいと思われる方も多いようですが、借用書を作成し、返却確認書を作成する事で法的効力etcも持つ可能性がありますのでぜひ参考にしてみて下さい。
借用書の魅力
物品etcを借用するや借用させる時は、借用書を作成して下さい。借用書には簡単なもので結構ではありますが、出来る事であれば“細かく詳しく”記載した方がお互いの為になるでしょう。
物品ごとに借用書を作る！
例えば、Aという物品とBという物品を二個相手に貸した事にします。そのような時、借用書にはAとBを二個借用させたという事を記載します。
貸し借りの状況を具体的に明記！
また、日付と相手の名前と住所、印鑑、さらに注意点etcもまとめます。貸付けている期間や紛失した時の対応、さらに破損に関する取り決めもしておくと便利です。もともと傷が入っているとか、破損している部分があるのであれば記載します。
お金以外の物品の貸し借りでも重要！
お金はもちろん、物の貸借りetcも他人同士の時はトラブルに発展しやすいものです。このようにトラブルが起きそうな時は、必ず貸し借りを証明するドキュメントをお互いが納得した上で書く事が必要です。
とくに美術品や工具、楽器etc高額なものを貸借りする時、破損する事でその物品自体の価値が大きく左右されます。返却確認書を作成する時は、出来るだけ先に借用書を作成してから対応してあげると丁寧なのではないでしょうか。
法的措置に至るケース
さて、返却確認書を作成した際に借用書で記載されていたものとは違う内容で帰ってくる事も稀にあるかもしれません。さらに、期日を過ぎても物品の返却がないようでは返却確認書を作成する事は困難です。
借り逃げ予防！返却確認書はしっかり返却を確認してから作成！
もし、このような時は相手に催促をする事になりますが、注意したいのが借用書や返却確認書の効力です。もし、この状態で面倒だからとか付き合いがあるからといって返却確認書を作成し相手にも渡してしまうとトラブルに発展します。
要するに、こちらはこの条件で認めてしまったという事を返却確認書を通じて伝えてしまっている状態なのです。
そのような事をすると、貸した側が大きな損をしてしまいますし、借りた側に借りたまま逃げられてしまいます。
公証役場で作成して法的効力を持った返却確認書や借用書を！
ただし、簡単な借用書ではなかなか法的効力が弱く、泣き寝入りする事になる可能性も否めません。個人的な借用書の時、細かな部分の記載が足りないetc指摘され、不備あり…という事で裁判所で拒否されてしまう事があるのです。
相手としっかりと付き合っていくのであれば、返却確認書を公正証書という形でドキュメントを作っておく必要性があります。
公証役場で作成する公的な文書である公正証書ですが、借用書でもこれが適用されます。借りに、返却確認書を作成するに当たってかなり高額な商品のやり取りだった時、必ず公正証書としての借用書を作成しておく事をおすすめします。
返却確認書の書式
返却確認書を作成する前に確認しておきたい事をいくつか解説しました。
さて、さまざまなステップが問題なく踏めた後に注意すべきなのが返却確認書の書式です。作成する側にすでに作成されているテンプレートetcがあればよいですが、ケースによってはそのようなものが残っていないという事もあるでしょう。
そのような時、返却確認書の書式に悩んでしまう方もいるかもしれません。返却確認書の書式や項についてお伝えしていきます。
返却確認書の項
返却確認書の項を順を追ってチェックしましょう。
作成日付
返却確認書を作成する際、まず日付を記載出来る欄をつくりましょう。日付は、返却確認書を相手に作成してもらう日付で大丈夫です。
最終的に取引が完了した後に作成するものではないので、事前に日付は入れておきましょう。
「令和○年○月○日」というように年月日を記載します。
表題
表題は返却確認書という大きく記載しても大丈夫です。返却受領書もほぼ同義語です。
相手に、返却確認書である事がわかるように出来るだけ大きな文字で記載するとよいでしょう。
返却者の名前
返却者名を記載する部分です。物品を貸していた人間の氏名を記載出来るように大きい欄で作成しましょう。
例えば会社内であれば、「○○課○○殿」といったところでしょうか。
返却者の住所
返却者の住所も欄につくって下さい。相手の住所が分かる事も重要でしょう。
返却品
返却品の欄です。返却品が多数存在している時、欄を多く作ります。もし、かなりの数になっている時は別紙で対応するのがよいでしょう。
物品やカテゴリによって違ってきますが、物品名と数量、状態etcがわかる欄を作成しておくと分かりやすいです。
返却日
返却日を記載します。
貸主の住所や押印欄
貸主の氏名と住所、そして印を押せる部分を作成します。
適宜、施設名や企業名も記載しましょう。（例：○○大学、○○図書館etc）
問い合わせ先
有事の際に貸主が借主からすぐに連絡を貰えるように、「本件連絡先」といった形で連絡先を記載する欄を作成しておきましょう。
あらゆるサイトをチェックする事で書式に対する習得がさらに深まる！
このように返却確認書の書式や項を例を挙げましたが、他のサイトも見て頂く事もオススメ致します。１つのサイトを眺めるだけでは、返却確認書について深く習得する事は難しいでしょう。
あらゆるサイトを眺める事で、返却確認書の書式や項がどのような内容が必要なのかが、少しずつ見えてきます。また、１つ１つの項の意味合いを習得する事で、なぜこの項が必要なのかが、習得出来るようになります。
また、あらゆるサイトを眺める事で、返却確認書の項で共通する部分が習得出来る上に、違いもわかるようになってきます。そうする事で、返却確認書を深く習得する事が出来、自分がどのようなシチュエーションでも返却確認書が作成する事が出来ます。
返却確認書のテンプレート
基本的に、返却確認書には公的に決められたテンプレートや書式は存在していません。その為、作成側の自由度が高く、オリジナルのものを作成しても問題はないでしょう。
テンプレートを使えば効率化出来る！
しかし、定められていない分、どんな項を作ればよいのか分からなかったり不備etcが発生してしまう事も少なくありません。そのような時、おすすめは返却確認書のテンプレートの利用です。
返却確認書は、インターネット上に多くのテンプレートが存在しており、それらを利用する事で手早く正しい形で返却確認書を作成する事が可能です。
返却確認書のテンプレートは、ワードやエクセルといった形もあります。自分にあったかたちにアレンジをしながら作成してもよいのではないでしょうか。返却確認書も色々なフォーマットなどがありますので、用途に合わせて、返却確認書の例文や書き方やマナー＆無料テンプレートより適切なデザインなどを見本やサンプルとしダウンロード後に編集などを行い利用しましょう。
ひとつだけではなく色々なテンプレートをチェックしよう！
前述にあるようにテンプレートに関しても、あらゆるサイトからあらゆるテンプレートをダウンロードをする事が大事です。１つのサイトからだと返却確認書の習得は深まりません。これは、比較する事が出来ないからです。
あらゆるテンプレートを眺める事で、色んな返却確認書のテンプレートを比較する事が出来ます。比較する事で、共通する部分や違いが見えてきます。こうする事で、なぜ違うのか考える事で、項の意味合いが深く習得出来るようになります。
テンプレートをカスタマイズすると作りやすい！
また、あらゆるテンプレートを利用するメリットは、色んなテンプレートの良いとこどりが出来るという事です。返却確認書の項について深く習得する事が出来れば、自分が作成する返却確認書の項は何が必要かが習得出来ますので、色んなテンプレートから良いとこ（自分の必要な項）だけ持ってくる事が出来ます。
これは、テンプレートがエクセルやワードで作成されている事が必須です。テンプレートを使うメリットを良く考え、返却確認書について習得を深めた上で、作成していきましょう。
返却確認書は信用問題やトラブル予防の為に間違いなく記載しよう！
返却確認書を作成する際は、借用書を作るetcトラブルがないような準備をしてから作成し、差出人に渡しましょう。ぜひ、返却確認書のテンプレートetcを利用して上手に作成してみてはいかがでしょうか。
返却確認書は、各項についても正しく記載する事が重要です。貸し借りをはっきりさせるドキュメントになりますので、返却した事がはっきりとわかるように記載しなければなりません。
以下のような項を全て記載する事が大事です。
- 物品名
- 貸し出した日
- 貸し出す期間
- 借用者の名前
- 借用者の住所
- 借用者の返却日
- 備考備考（携帯の連絡先etc）
貸し出す側、借りる側が納得した上で、返却確認書を作成する事が大事です。物品がかなり高価なものの時は、返却日に返さない時は、何らかのペナルティを考えて備考に記載する事も１つです。
色んなシチュエーションを考えて１つ１つの項を記載していく事が重要で、さらに間違いなくお互いが習得した上で、書いてもらう事が重要です。また、免許証のコピーetcを取得する事も考えた方が良いでしょう。
借用書や返却確認書のような大事な文書は、必ず間違いなく記載しなければなりない事を習得しましょう。
