記入例ありのシンプルな鍵預かり証の無料テンプレート（Excel・PDF・A4・縦型）使い方や使用例とは？
シンプルで使いやすい鍵の預かり証の無料テンプレートと、使い方や使用例・書き方などをご紹介致します。無料テンプレートは、本文の最後にダウンロードを行う事が出来ます。簡単に印刷後に手書き利用可能なPDFと編集し利用可能なExcelがセットでご利用頂けます。
鍵預り証を使うタイミングや業種とは
鍵預り証とは、相手に部屋のドアや建物の鍵を貸し出す場合に、その鍵を預かったという証明の書面を相手に発行してもらうものです。会社が従業員にさまざまな鍵を貸し出すときや、家主が賃貸の物件で鍵を貸し出す際に発行する書面をあらかじめ定めておくと後々のトラブル防止になります。
一般的にこのような書類は「預かり証」といいますが、鍵だけでなく、他の物品でも発行されます。預かり証には公式にフォーマットが規定されているわけではなく、会社や組織ごとに必要に応じて作成されています。物品ごとに預かり証を作成するにしても、前もってフォーマットを決めておくと便利だと思います。
預かり証の書き方
預り証には、特別に決まったフォーマットなどはありません。会社や組織で独自に書式を決める事が出来ますので、無料のテンプレートを利用する事で簡単に作成する事が可能です。預り証の基本記載事項をシンプルに記載したフォーマットとなります。
- 貸し出す人（会社）の名称
- 預り主の氏名・住所
- 貸し出す物品の目録
- 預かった日
- 預かるにあたっての条件
- 返却の条件
- その他、特殊事情等
物品ごとに事情が異なってくるので預り証には様々な種類があり、複雑になる場合もありますので、 作成には細心の注意を払うよう心がけましょう。
鍵預かり証のテンプレートの使い方
手書きとパソコンでの作成のメリット考え利便性を考えた作成方法を選びましょう。エクセル版とＰＤＦ版の２種類を用意しました。A4用紙１枚になるよう作成しています。手書きでご利用頂く場合はＰＤＦをダウンロード後に印刷しご利用下さい。
左右の余白が均一になるように作成しています。一般的なの記入事項を満たした書式となっていますが、ご使用環境にあわせて使いやすいように適宜カスタマイズしてご利用下さい。
一般的な記載事項の記入の仕方
一般的なテンプレートは預かり主側が発行するように説明されているケースが多いかと思いますが、会社が従業員に鍵を貸し出す場合（従業員が会社から鍵を預かる場合）に会社に差し出すテンプレートを想定して作成しています。
貸出者名
会社名や組織名を記載します。エクセルは編集が可能なので必要であれば最初に必要な内容を記入したフォーマットを作成する事で、何度も利用が可能な鍵の預かり証が作成出来ます。
鍵の目録
どの鍵を貸し出したか後日わかるように鍵の番号や、使用できる鍵の場所、本数を記載します。鍵に番号が刻印されていない場合には鍵に番号をつけておくと管理しやすいかと思います。
誓約事項
鍵の使用・管理にあたっての注意事項を記載します。一般的な事項を記載しておりますが、会社や組織の規則に応じて適宜変更して下さい。
例1）無断でスペアキーを作成することを禁止する項目を追加したい場合「・いかなる場合でもお預かりしている鍵を複製致しません」
例2）鍵を紛失した場合の項目を追加したい場合「・預かった鍵を紛失した場合、速やかに報告するとともに、防犯のために必要な措置を実施します」
内容はいくらでも厳しくできますが、会社や組織の場合には規定に沿って作成するようにしましょう。預かり証を発行する用途に合わせてエクセルの内容の変更なども行えますので、用途に合わせて修正・追記し利用ください。
日付や返却日
貸し出す日付を相手に記載してもらいます。預かり主の住所、会社名、部署名、氏名不要な項目は削除して作成して下さい。返却予定日などを入れたい場合は備考欄などに返却予定日などの記載を行うとより分かりやすいです。
テンプレートの用紙について
A4白のコピー用紙が一般的かと思われます。組織ごとにファイルする用紙に合わせた大きさにするのが効率的です。特に編集不要で利用する場合や手書きで記載を行う場合はPDFを利用頂く事で簡単にA4サイズで印刷から理由が出来ます。
預り証の印紙
鍵預かり証の場合は収入印紙は不要ですが、その他の預かり証に変更して使用する場合のに必要な収入印紙については注意が必要です。物品や資料だけの預り証は収入印紙は不要ですが、物品であっても修理の依頼や輸送等で物品を受け取り、当然に修理や輸送という役務提供を伴う場合は、その請負金額または役務への対価にかかる収入印紙が必要な場合もあります。
金銭や有価証券等の預かりは収入印紙は必要となります。その判断が難しい場合は、税務署又は税理士に確認することとをお勧めします。
簡単に使える無料テンプレートで作成しよう
一からオリジナルで作成するのは非常に手間が掛かりますので、シンプルなフォーマットなどをエクセルやワードで編集し利用する事をおすすめ致します。今回、ご用意したデザインはシンプルで使いやすいデザインとなりますので、用途に合わせて文章編集や項目の編集を利用ください。以下よりダウンロードが可能です。
Excel・PDF 利用想定サイズ：A4
会員登録不要・なしで無料ダウンロード
