社外の取引先から来る退職メールへどう返信すれば良い？例文や書き方を解説

業種によって、さまざまな取引先と連絡を取り合う方も多いです。さらに同じ会社でも部署が多くあり、幅広い方と連絡を取り合っているといった方もいるはずです。そんな中、取引先や会社内の人物から「今月末を持って退職いたします」などのメールがやってくる事があります。返信はすべきなのか。社外の取引先から来る退職メールにどう返信すべきか、例文や書き方を解説します。

退職メールは返信すべきか？

突然やってくる、退職メール。もし、部署内の人であれば口頭で伝えられるかもしれませんし、そのまま本人に話すなどが出来ます。とはいえ、取引先の方だったり、会社内で関係はあるもののあまり関わらない人物だったら、返信するか悩んでしまうところです。

まず、退職メールは返信すべきか考えてみます。

【退職メールへの対応①】必ずしも返信は必要ではない

退職メールがやってきた際、必ずしも返信する必要はないです。例えば、社外の人間から退職メールがやってきたケースでは、「関係者各位」といった内容でやってくる事もあります。

仮に関係が深く、何度もやり取りしていた方であれば返信してもよいですが、とりわけ関係性が深いわけではないケースなら、無理に返信しても相手に「誰だっけ…」と思われる可能性があります。

とはいえ、下記に該当するケースは出来るだけ返信した方がマナーを守る上では好ましいといえます。

【退職メールへの対応②】返信すべきケース

例えば、個人宛に届いたら出来るだけ返信をすべきです。わざわざ辞める事を伝えてくれているわけですから、その相手の気持ちになってみれば返信すべきといった事が理解出来ます。

「後で個別で伝えるからいい」といった事ではなく、あくまでビジネスでのやり取りとして送る事が好ましいです。その上で、別途個人的な内容で送るといった流れがおすすめです。

退職メールの返信内容の注意点

退職メールに返信するなら、その内容についても注意しなければなりません。内容の注意点について解説していきたいと思います。

【退職メールへの返信注意点①】記載して良い内容

退職メールに返信するなら、記載していい内容は、感謝の気持ちと別れを惜しむ気持ち、さらに今後の活躍を期待する言葉などです。そもそも、辞める事は自分ごとであるにも関わらず、上司や同僚ではい自分に届けてくれた事を感謝する事が重要です。

さらに、やり取りを続けていた事など、別れを惜しむ気持ちを持つ事も重要になってきます。転職するのか、一線から退くのか相手の文章の内容にもよりますが、出来るだけ今後も活躍してほしいといった一文を入れる事がおすすめです。

【退職メールへの返信注意点②】記載しない方が良い内容

退職メールがやってきた時、いろいろと理由について聞きたくなってしまうのが人間です。とはいえ、相手にもさまざまな考えがあった上で辞めるわけですから、あまり聞かない方がよい話題も少なくないです。例えば、注意したいのが理由を問頂す事です。

「あんなに活躍していたのに、なぜやめてしまうのか？とてももったいない事だし、思いとどまる事は出来なかったのか？」など、相手のプライベートな考えを詮索する事はマナー違反になります。仮にポジティブな理由で転職をしたり、ステップアップするなど、そういったケースでは記載しているかもしれません。

退職メールに返信する際の例文

返信する際の例文について解説していきます。いくつかパターンを用意したので、シチュエーションに合わせてアレンジしてみてください。

例文①

例文②

取引先であったり、上司であったり、退職メールは都度送られてくるシチュエーションが変わりますが、基本的な構成は一緒です。出来れば、本文内にひとつエピソードを取り入れておくとよいかもしれません。

ビジネスで関係する社外の取引先からの退職メールには返信しよう！

ビジネスパーソンとして、退職メールがやってきた事に対する正しい返事を作成出来るようにして下さい。社外の人からだとしてもビジネスでお付き合いのあった取引先の方ならなおさら返事をするのが良いです。終わり良ければ総て良し。

それに、また別の機会でまたビジネスを一緒にする機会が訪れるかもしれません。意外と世界は狭いです。返信方法に悩んでいた方は、本記事を参考した内容で作成してみてください。