日々のビジネスシーンでお世話になっている取引先。「今年もお世話になりました」といった感謝気持ちは勿論、「来年もよろしくお願いします」といった言葉も添えて挨拶するのがマナーです。しかし、その挨拶文も内容を一歩間違えるとマナー違反となる場合もあります。年末の挨拶文を送る際のマナー、そして例文を解説していきます。
年末の挨拶を送る際のタイミングは？
年末の挨拶文を取引先に送る際、そのタイミングにも注意する必要があります。あまりにも早過ぎるとまだ顔を合わせる可能性がありますし、遅過ぎると取引先の最終営業日に間に合いません。忙しい年末シーズンなので、お客様である御取引先に迷惑をかけないようにタイミングを間違えずに挨拶をしたいです。どのタイミングで取引先に年末の挨拶文を送れば良いのかお伝えします。
12月28日を基準にする
一番手軽なのは、取引先の方に最終営業日を聞いて確認する事です。しかし、そういった雑談をする関係性でなければ推測するしかありません。特殊な業種でない限り、一般的な企業の場合、最終営業日は12月28日前後だといわれています。（官公庁の「御用納め」の日になる為）12月28日が土日にかかっている場合はほとんどが前倒しで金曜日が営業最終日となるので覚えておきましょう。
年末の挨拶におけるベストタイミング
12月28日が最終営業日だったとしたら、どんなに早くても1週間前くらいがおすすめです。1週間前であれば取引先も年末の仕事に追われて忙しいので外出が少なくなります。気持ち的にも“あと少しだ”といった心境なのでベストなタイミングと言えます。また相手も返信出来る余裕を見て最低でも3日前までには送りたいところですし、午前中にメールは送付するとマナー的にも喜ばれます。夕方の業務で忙しい疲れた状況よりも、まだ頭のさえている午前中の方が好意的にメールを読んで頂ける可能性が高いです。
年末の挨拶文の件名・タイトル
年末の挨拶文を取引先に送る際、多くの方は郵送よりもメールで送付されるでしょう。その際、重要になってくるのが「件名（タイトル）」です。取引先に年末の挨拶を送る際の件名についてお伝えします。
年末の挨拶文が分かる件名を使う
年末の挨拶文を取引先に送付する際、大切な事は「年末の挨拶文」という事が一目で分かるような件名にする事です。一般的に取引先に送るマナーとして、送る先の担当者の会社名と役職、氏名といった形が基本ですが、それだけだと仕事・業務の連絡かと思われてしまいます。特にに年末の忙しい時期の商談、トラブル発生の連絡だと思われると相手に不安・不信感を与えてしまいます。
例文としては、「年末のご挨拶」や「〇〇会社より年末のご挨拶」といった一文を付け加えると丁寧です。また、ある程度担当者と距離が近い方は「本年もお世話になりました」などでもマナー違反にはなりません。
年末の挨拶文を作成する際のポイント
タイミングと件名が分かったら、次は本文の作成です。取引先に年末の挨拶文を送る際、基本的なポイントを押さえれば相手に良い印象を与える文章を作成する事が出来ます。
そのポイントがこちらです。
- 差出人の氏名
- 年末の挨拶である事の文面
- 感謝をこめた挨拶文と翌年の抱負
- 自社の営業日などのお知らせ
- 締めの文章
この流れで作成していけば、マナーに外れる事がない年末の挨拶文を作成する事が出来るでしょう。また、ある程度付き合いのある担当者に向けた挨拶文であれば、感謝を込めた文の中に思い出などを簡単に挟み込んでも問題ありません。これらのポイントを意識した年末の挨拶文を取引先に送付しましょう。
取引先に送る年末の挨拶の例文
前述したポイントに注意しながら、取引先に送る年末の挨拶の例文をご紹介します。御取引先へメールを作成する際の参考にして下さい。
例文(件名)
〇〇株式会社より年末のご挨拶 〇〇株式会社 ○部 ○様
例文(本文)
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇です。
今年も残すところ〇〇日となり、年末のご挨拶をさせて頂く時期となりました。
貴社におかれましては、ますますご清栄の事とお慶び申し上げます。
本年開催致しましたセミナーは、〇〇様のお力添えのお陰でつつがなく開催する事が出来、大変感謝しております。
来年も誠心誠意、努力していく所存ですので、変わらぬご支援を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
なお、弊社の年末年始の営業日についてご案内申し上げます。
年末営業 12月28日（〇曜日） 18時まで
年始営業 1月6日（〇曜日） 10時より
上記につきましてはご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
時節柄ご多忙の事と存じます。
〇〇様も体調など崩されぬようお身体にご自愛頂き良いお年をお過ごし下さい。
取引先と良好な関係を保ち、気持ちよく新年を迎えよう
取引先に向けた年末の挨拶文は、その年を締めくくる重要なもの。だからこそ、マナーを守り、丁寧に作成しましょう。素敵な年末の挨拶文を取引先に送り、気持ちよく新しい年を迎えてください。
