社会人になると、ビジネス文書を作るだけでなく、数多くのビジネス文書を受け取る事が増えます。中には業務依頼文もやってきますが、その全てに対応出来ないといったシチュエーションもあります。その際、ビジネス文書として断りの連絡を入れなければなりません。ビジネス文書における業務依頼の丁寧な当たり障りのない角が立たない断り方を例文や注意点や例文を交えて解説します。
ビジネス文書の断り方の構成
ビジネスにおいて何らかの業務依頼文やお願いが届いた時、断りの一方を入れるといったシチュエーションになる事も少なくありません。しかし、相手がせっかく色々と考えて送ってきた文書に断りを入れるというのは、なかなか心苦しいところがあります。
しかし、その反面ビジネスにおける取引の内容である事が多い為、心情に負けてOKしてしまうとトラブルに発展してしまう事だってあるのです。まず、ビジネス文書で断る際にはしっかりと基本的な構成を守るところからスタートします。
【丁寧な断り方ポイント①】件名に注意
ビジネス文書で断る際、まず件名の作り方に注意して下さい。
まず、ビジネス文書の業務依頼文のケースでは件名でそれがわかるように作成されるべきですが、その答えについて件名に入れてしまうのはマナー違反とされています。例えば、新しい商品のデザインを業務依頼された際、どうしてもスケジュール的に難しい為断らざるを得ないといったシチュエーションだったとします。
その際、件名に「お断りさせて頂きます」では、かなり厳しい印象を与えますし、業務依頼先もそのメールを見た時に心を傷める事が容易に想像する事が出来ます。ビジネス文書で断る際、基本的には「〇〇の件につきまして」といった断り方で、ただ業務依頼された内容の件について返信しました、といった文面で作る事が大切になります。
【丁寧な断り方ポイント②】宛名から書き出しは通常通り
断るの連絡だからといって、特段いつものビジネス文書と違う文面で作成されている必要はありません。その為、宛名や書き出しといった一般的な部分はいつも通りの流れで作成されている書き方で問題ないです。まず、宛名は個人であれば様、複数人であれば各位、団体であれば御中といった断り方になります。
そして、書き出しとしては「〇〇株式会社〇〇様 平素よりお世話になっております。〇〇デザイン事務所 〇〇でございます」、そういった断り方で記載して下さい。とくにここまでの書き出しはビジネス文書として一般的なものになっているので、とりわけ余計な文書を入れる必要はありません。
ビジネス文書の丁寧な断り方の例文と解説
ビジネス文書で業務依頼を断る際の例文とそれに伴った解説を記載して下さい。まず、例文からチェック頂き、そのポイントについて解説します。
ビジネス文書の丁寧な断り方の例文
上記で解説した、デザインを断るといったシチュエーションでひとつ作成します。
件名:新商品のデザイン業務依頼につきまして
株式会社〇〇様 いつも大変お世話になっております。〇〇デザイン事務所 〇〇でございます。
この度は、御社新商品におけるデザインにおける業務依頼を頂きまして、誠にありがとうございます。大変、光栄な事と喜んでおります。
しかしながら、現在事務所として新規事業に割けるリソースがなく、お受けしたところで多大なるご迷惑をかけてしまう可能性が大きいと判断いたしました。大変申し訳ございません。
ただ、とても素晴らしいご依頼である事は弊社代表も承知しております。大変お手数ではございますが、納期や予算感を一度お電話でお話頂けると幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
丁寧な断り方の解説
ビジネス文書で断りを入れる際に注意したいところが、しっかりと断る理由を述べるだったり、その業務依頼に対してリスペクトをするといった部分があります。明らかにおかしな業務依頼であったとしても、「そんな理解が出来ない条件を飲む事は出来ない」といった一方的な断り方をしない事が、ビジネス文書では重要になってきます。
また、上記で解説した例文のケースでは断っているものの、もし条件が合えば仕事をしたいといった旨で作成しました。その為、最後にその条件を相手に知らせるといった断り方で作成されている事がお分かり頂けたと思います。
仮に、どうしても断るしかないといったケースでは代替案を入れず、シンプルに「この度はご期待に沿えず、大変申し訳ございません。」といった一文を最後に入れておくとよいです。内容によっては断る理由を相手に明かせない事もあると思います。
ビジネス文書の丁寧な断り方には定型文がある
ビジネス文書で断りを入れる際、重要になってくるのはその断る際の言葉遣いです。
例えば、何か業務依頼されたものを、「それは無理です」とか「厳しいです」、「出来るわけがありません」、そういった言葉でまとめるのはマナーがなっていないと思われてしまいます。頼む方も丁寧にしている為、断る際もしっかりとビジネス文書として断りを入れる事への意識が大切です。
さて、ビジネス文書には断る際に使える便利な定型文が存在しています。例えば、以下の断り方です。
- 辞退させて頂きます
- 今回は見送らせて頂く事となりました
- ご期待に沿えず大変申し訳ありません
ビジネス文書で角が立たない当たり障りのない断り方をしよう
全く知らない企業であれば別ですが、いつも取引している企業であったなら、これからも付き合いがあるはずです。業務依頼に対する断り方は出来るだけ丁寧で当たり障りのない角が立たない断り方にして、相手を憤慨させたり傷つけない内容で送信出来るように作成して下さい。
