解約申込書がどのような書式なのかを大まかにしか理解していない方が多いのではないでしょうか。どのような時に解約申込書を貰うのかなどについて解説します。例えば、不動産賃貸物件(住居や駐車場)などを利用している際に、解約をお願いしたいシチュエーションもあるでしょう。そのような場合、大家など運営している側に何らかの文書を提出する事になります。基本的には解約申込書を提出する事になりますが、普段なかなか解約申込書を作成する機会がない方もいらっしゃるでしょう。解約申込書とは、解約申込書の書き方や記入例やテンプレートなどについて考えていきますので参考にして下さい。
解約申込書とは？
解約申込書とは、何らかの契約を解約する時に申し入れる文書の事です。解約申込書を提出するシチュエーションは様々でしょうが、一般的にはオフィスや住居や駐車場などの賃貸物件や不動産関連において作成される事が多いです。解約申込書を提出する場合、主に物件の管理会社か大家さんに提出します。解約申込書は、当初入居時に様々な契約書類と共に同封されている事が多いですが、仮に入っていない場合は大家などに確認する事をおすすめします。
解約申込書を提出するシチュエーション
解約申込書は何かの契約を解除する意思を表した書類という事が分かりましたが、身近でどのようなシチュエーションで必要になる書類なのかを見て行きましょう。
Wi-Fiサービスの解約
現代社会で一番身近なのが、Wi-fiやインタネット回線の契約を解除する時に解約申込書が必要です。
不動産における賃貸借の解約
前述でも記載している不動産における賃貸物件や駐車場の契約を解除する時に解約申込書が必要になります。引越しの際には欠かせない文書になるでしょう。
解約申込書の提出
解約申込書を作成する前に、まず提出する時期について考えていきましょう。
引越しの1カ月前には解約の申告を！
賃貸借などで解約をする場合、退去の申告は一ヶ月前と定められている場合がほとんどです。
その理由には以下のような背景があります。
- 復旧作業が必要
- 次の入居者を募集する期間が必要
- 大家や管理会社にとっては出来るだけ空室期間を設けたくない
仮に、解約申込書を提出する場合は出来れば引越しには1ヶ月以上先と余裕を持ったスケジュールを立てた方が得策といえます。あまりにも早過ぎる、急な解約申込書の提出の場合は転居先と現住所の物件の家賃を二重に支払う事になったりトラブルに発展する可能性も生じてしまいます。必ず、解約申込書を作成する際は早めに作成する事をおすすめしたいと思っています。
賃貸契約の解約申込書の提出を例に挙げて説明しましたが、必ず賃貸契約する前に解約する際の解約申込書を提出するのは、退去日の何日前か確認しておく必要があります。基本的に１ヶ月前と記載しましたが、賃貸契約においては、様々な期間が設定されている事がありますので、確認が必要です。
Wi-fiは契約時に違約金などのルール確認を！
Wi-fiやインターネット回線の解約申込書は最初に契約する際に確認しておいた方が良い事があります。Wi-fiなどは、２年間使わずに解約を申し込むと違約金が発生する場合があります。必ず契約時に説明されるので、確認した上で契約しましょう。今では、違約金なしで解約出来るWi-fiもありますので、自分のWi-fiの使い方などを把握した上で、メリットのあるWi-fiを契約しましょう。
解約申込書の書き方
解約申込書は、基本的に契約書と一緒に同封されている事が多いとお伝えしました。しかし、場合によっては同封されていなかったり、不動産会社から自作で提出して欲しいと言われるかもしれません。このような状況になった場合、解約申込書をエクセルなどで作成する事になります。しかし、普段から解約申込書を多く記載されていない方の場合、どのように記載すればよいのでしょうか。ここからは、解約申込書の書き方について考えていきます。ぜひ、項目などを考えてチェックして参考にして下さい。
Wi-Fi解約時は事前に解約方法の確認を！
Wi-fiなどの場合は、解約申込書を書く前にWi-fiの会社のサポートセンターに連絡して解約方法などをしっかりと確認しましょう。また、違約金が発生するかしないかも確認する事が後々のトラブルを予防する為にも重要です。
書き方サンプルにテンプレートを参考にする方法も！
自作で解約申込書を作成する時に解約申込書の書き方がわからない方は沢山いらっしゃるでしょう。そのような時は、インターネットでテンプレートを調べるという事が一番効率的です。
インターネットで解約申込書について調べれば、解約申込書のテンプレートや解約申込書の書き方、解約申込書の作り方など様々な自分の知りたい事を検索する事が出来ます。色々なサイトを見て、解約申込書の書き方の知識を学んだ上で、解約申込書を正しく書けるようにしましょう。
解約申込書の項目は？
解約申込書を作成する場合、どのような項目を作成するべきか悩んでしまう方もいるでしょう。解約申込書にどのような項目を記載するのかを解説していきます。賃貸契約を例にあげて説明していきます。
解約日
まずは、解約日です。前述したように一ヶ月後以先に解約日を設定する事がほとんどですので、出来るだけ事情がない限りは余裕を持った解約日の設定をしましょう。もし、急な転勤などで引越しが避けられない場合は、大家や管理会社と相談の上、解約申込書の解約日を作成する事をおすすめします。
解約する不動産情報
次に、解約を行なう不動産や物件の各種情報を記載します。
- 物件名
- 部屋番号
- 個人情報の項目
個人情報は、解約申込書を提出する先に対して既に契約時に提出済ですので、虚偽のないように記載する事が求められます。また、部屋番号などを間違うとトラブルになる事もあります。落ち着いて作成する事が求められます。
解約理由
最も重要視されるのが解約理由となります。ここには、なぜ引越しをするのかという理由を記載するわけですが、適当な事ではなく正式な理由を伝える事が大切です。
賃貸に対しての不安、耐震レベルなどそのようなものも問題なく解約理由となります。気を使わずにしっかりと記載出来るように考えておきましょう。
解約申込書に記載する項目が分からない場合もインターネットで調べて必ず必要な項目を把握しましょう。そのうえで、マンションやアパートの不動産管理会社に他にどのような項目が必要かを確認してトラブルの起きない解約申込書を作成する事が大事です。Wi-fiの契約に関してもインターネットで調べる事でWi-fiの解約申込書などの情報が得られる場合が多いです。
退去立会日時
退去立会日時を作成する事が大切です。賃貸の場合、現状復帰にどのくらいの金額がかかるのか、さらにどのくらい敷金が戻るのかなど、このような部分が細かくチェックされます。立会のない場合もありますが、基本的には立会の元でチェックされる為、退去立会日時を作成しておく事が重要です。不動産会社によっては立会がない場合もありますが、退去立会日時を作成しておくのは丁寧な対応となります。
転居先や移転先
また、転居先や移転先も項目に加えておくと、不動産管理会社や大家にとっても便利なのでおすすめです。退去後の現状回復費用や、様々な資料を郵送する手続きが引越し後も生じます。都度、電話をして口頭で場所などを伝えていたら手続きが煩雑になってしまいますし、口頭でのやりとりなので言った言わないのトラブルの元です。出来るだけ、転居先や移転先の住所を伝えておくのが安全策です。
返金先口座
そのほか、日割り家賃、敷金の返金先口座などについては先に契約時に伝えているかもしれません。それでも、解約申込書に記載しておくと手間が省けるので丁寧な対応となります。前述でも記載したようにインターネットで調べると必要な情報は調べる事が出来ますので、敷金に関しての情報も得られる事でしょう。
一番注意しておきたいのはインターネットの情報をそのまま鵜呑みにする事です。インターネットの情報はそのまま自分の契約とは当てはまらない場合がありますので、自分の契約している契約書を確認しましょう。その上で、自分の契約と当てはまる場合の情報を得て正しい解約申込書の項目を作成しましょう。
解約申込書の例文
それでは、解約申込書の例文をベースにした、簡単な事例を元に書き方をチェックしていきましょう。
タイトル
まず、文書の冒頭部分には大きく解約申込書、賃貸契約の解約通知書などと解約申込書である事がわかるタイトルで作成します。
冒頭の挨拶文
そして、文書の最初の方には「賃借人○○は現在契約中の下記物件の契約を解約したく…」というような形で、定型文を記載し自分の名前を入れるようにはじめて下さい。そして、「ここに解約予告の為の通知書を差し入れるものとします。」 という一文を作りましょう。
解約予定日
解約予定日は、箇条書きで入れてもいいですし、文書の中に「令和○○年○○までに明け渡す事を通知し…」という形で入れても問題ありません。いつ解約するのかが記載されていれば相手にも伝わりやすいでしょう。
解約する物件情報
物件の表示の欄には、以下を書き込みましょう。
- 所在地
- 建物名
- 部屋番号
- 貸借人氏名
この部分は、間違ってしまうとトラブルになりやすいところですので細かくしっかりと記載する事が求められます。
転居先や移転先や連絡先
次に、転居先又は連絡先という項目を作り、住所や電話番号などを記載していきます。
敷金返還先口座
さらに、最後に敷金返還先口座という形で自分の口座番号などを記載して下さい。補足として、返還は賃貸人名（会社名含む）にて返還いたします。などの文書もいれておくとよいでしょう。
退去立会希望日
そして、最後に退去立会希望日をしっかりと記載する事が大切です。令和○○午前や午後といった形で時間などの指定も出来れば便利ではないでしょうか。
解約申込書のテンプレートを書き方のサンプルにしても良し！
解約申込書の書き方が分からなくてどのような例文を作成すれば良いか困っている方は、インターネットで解約申込書の例文について調べてみましょう。解約申込書のテンプレートもインターネット上には、数多く存在しています。複数のテンプレートに目を通して、信頼出来そうなサイトから解約申込書のテンプレートをダウンロードしましょう。１つだけではなく、信頼出来そうな別々のサイトから複数ダウンロードするのがコツです。
１つのテンプレートだけをサンプルにしてしまうととどのような例文が使われているか幅広く比較検証が出来ないからです。複数のテンプレートをダウンロードして、自分に当てはまる解約申込書の例文を作成しましょう。多くの解約申込書のテンプレートを見る事で、解約申込書に必要な項目や解約申込書について勉強する事が出来ますので、マンションやアパートや駐車場などの不動産管理会社と対等に話をする事が出来るでしょう。
これによって管理会社に舐められなて不利になるケースも避ける事が出来るので、期日などを守って敷金の返還などをしっかり行って頂けるでしょう。基本的に期日通りや契約通りに不動産管理会社は対応してくれますが、働いてる人がいい加減な会社は遅れたりするので大事な部分は確認しましょう。
解約申込書のテンプレート
解約申込書を作成する際、前述したように様々な項目を自作で作成するという事が苦手な方もいるかもしれません。普段、細かな文書を作成していない方であれば尚更困難に感じてしまうでしょう。そのような方の場合、おすすめは解約申込書のテンプレートを利用するという方法です。
今、インターネット上には数多くのテンプレートが存在しており、それらを利用する事で気軽に解約申込書を作成する事が出来ます。エクセルやワードのテンプレートであれば、自分なりにアレンジもする事が出来るのでとても便利です。もし、解約申込書を作成する際に困ってしまったらインターネット上の解約申込書のテンプレートを利用してみる事をおすすめします。
マンションやアパートや駐車場などの不動産を管理する管理会社でも解約申込書を用意していない会社もありますので、契約書に沿った解約申込書をインターネット上にあるテンプレートを利用して作成しましょう。解約申込書のテンプレートは無料でダウンロード出来るサイトが沢山ありますので、信頼出来るサイトからダウンロードする事が重要です。前述でも記載していますが、信頼出来るサイトから複数ダウンロードして必要な項目を把握しながら自分用に解約申込書を作成していきましょう。
解約申込書は日時を確実に！早めの対応を！
賃貸契約における解約申込書で大切な事は、いつどの人がどのタイミングで退去するのか…という事を記載する事です。立会日もしっかりと記載したいところですし、虚偽や適当な事を記載するとトラブルになりかねません。必ず、細かなところまで解約申込書を作成し、相手に伝わるように作成するように考えてみてはいかがでしょうか。また、不動産管理会社との手続きがバタバタしないようにする為にも、お互いの為にも、前もって余裕のあるスケジュールで解約申込書を提出しましょう。
