書き方・例文

現金出納帳とは?読み方・書き方・項目を解説!軽減税率対応も忘れないで!エクセルや会計ソフトで管理が便利!



現金出納帳とは?読み方・書き方・項目を解説!軽減税率対応も忘れないで!

現金出納帳とは、会社や個人事業主がお金の入出金の証跡を残して、帳簿の残高と現金残高の一致を確認する為に使用する帳簿です。家庭の入出金の証跡を残す家計簿に似た帳簿ですが、現金出納帳ならではの項目や書き方があります。現金出納帳の作った経験ない方は、戸惑う事もあるかもしれないです。

2019年10月1日から導入された軽減税率に対応した現金出納帳の書き方が分からない方もいらっしゃると思います。現金出納帳の読み方・軽減税率に対応した書き方etcについて解説します。科目別の管理方法や基本的な付け方や覚え方などを学びましょう。

現金出納帳とは?読み方や正しい書き方etc徹底解説!

現金出納帳は、どのような用途で支払ったのか、どのような経緯でお金が入金されたのかetcについて証跡を残す帳簿です。いくら収入があって、いくら支出したかをこまめに確認するのは商売の基本です。それについて証跡を残す現金出納帳は、商売をしていくのに重要な会計帳簿です。また、個人事業者が確定申告する為にも、現金出納帳は必ず作っておく必要があります。

現金出納帳とは?

現金出納帳とは、事業用の財布・金庫で管理している現金の動き(入出金)を日付順に証跡を残し、現金残高を管理する帳簿です。ちなみに、現金出納帳の読み方は「げんきんすいとうちょう」です。現金出納帳は、確定申告で作る義務のある補助簿の1つです。個人事業者であっても現金出納帳を必ず用意し、現金の出し入れがある度に現金出納帳にその金額を正確に記述する必要があります。

現金出納帳の他に金銭出納帳と呼ばれる帳簿がありますが、現金出納帳と金銭出納帳は名称が異なるだけで同じ帳簿です。その為、金銭出納帳と現金出納帳に違いはありません。

現金出納帳の必要性は?

現金出納帳を書く必要性は、下記の3つです。

  • お金の流れを可視化
  • 不正の防止
  • 確定申告

現金でのみやりとりするお店の時、売上や商品の仕入れ、様々な支払いの証跡が残りにくいという特徴があります。その為、どこでどのように入出金があったかをその都度で証跡を残していなければ正確な数字が分からなくなってしまう可能性があります。現金出納帳に証跡を残してお金の入出金を可視化しておけば、どれだけのお金の入出金があったかが分からなくなる事もありません。

また、今現在いくらあり・何の為に・いつ・いくら支払ったのか、毎回、現金出納帳に正確に証跡を残しておく事で不正な金額の出金がないかを確認する事も出来ます。現金出納帳は、現金の取引をしている時は、白色申告と青色申告のどちらであっても作っておく必要があります。しかし、現金取引をまったくしない商売をしているのであれば、現金出納帳を作る必要はありません。

現金出納帳の正しい書き方・必要項目は?

現金出納帳は、現金の入出金を証跡を残していれば市販のノートを使っても問題ありません。エクセルで作っても、パソコンetcで市販や無料の会計ソフトを使用して現金の入出金の証跡を残し、それを印刷したものでも問題ありません。ただし、ノートやエクセルで現金出納帳を作る時は、以下の項目を記述しておく必要があります。

現金出納帳に記述する必要がある項目は、下記の6項目です。

  1. 日付
  2. 科目
  3. 摘要
  4. 収入金額
  5. 支出金額
  6. 差引残高

それでは、この6項目について詳しくチェックして下さい。

日付

日付は、お金の入金・支払いがあった日を記述する項目です。同じ日に収入・支出があった時、それぞれ別の欄に記述する必要があります。現金出納帳は、現金の入出金の証跡を残す帳簿の為、領収書の立替精算の振込の時は、領収書の日付ではなく、精算日を記述しなければなりません。

科目

売上や交通費や雑費etc、どのような収入や支出なのかを記述する項目です。

摘要

どこからの収入なのか、どこに支出したかを記述する項目です。

収入金額・支出金額

収入金額は入金した金額、支出金額は出金した金額を記述する項目です。消費税の税込金額を記述するのが一般的です。

差引残高

現金の入出金による、現金の残高の証跡を残す項目について…

  • 入金「前の行の差引残高+収入金額」
  • 出金「前の行の差引残高-当日の支出金額」

上記の計算式にて計算します。月末や年末の差引残高は、翌月・翌年のページの最初に繰越金額として記述します。

月初めで記述するべき項目

月の初めに記述しなければならない事は、先程の差引残高で説明しましたが、前月末の差引残高を前月からの繰越金として繰越金額を記述します。現金の入出が多く、1カ月のページが複数ページになる時は、改ページする度に新たなページの最初に前ページからの繰越金額を記述しておくと計算や管理がしやすいです。

毎日記述するべき項目

現金出納帳に毎日記述する必要がある項目は、以下の通りです。

  • 日付
  • 科目
  • 摘要
  • 収入
  • 支払金額
  • 差引残高

同じ日付、科目、摘要が続く時は、「〃」の記述で省略しても問題はありません。

月末で記述すべき項目

月末で記述しておいた方が良い項目は、以下の通りです。

  • 収入の合計金額
  • 支出の合計金額
  • 差引残高

現金出納帳に合計金額の欄が無ければ、最後の行の1つ前の行を空けるか仕切り線を引いておくと分かりやすいです。月末の差引残高は、前月からの繰越金として、次月のページ最初の行に記述します。

軽減税率に対応した現金出納帳の書き方は?

2019年10月1日から実施された軽減税率によって、飲食料品や新聞といった一部の商品の消費税が8%のまま据え置かれました。この軽減税率によって、消費税が10%となった商品と8%のままの商品を扱っている店舗の現金出納帳は、消耗品費という科目でまとめて記述出来なくなりました。

その為、標準税率10%と軽減税率8%の項目を分かりやすくする為に、商品名の横に〇〇(8%)□□(10%)と記述しておくと管理がしやすくなります。また、現金出納帳をノートやエクセルで自作しているのであれば、標準税率か軽減税率であるかを記述する欄を作っても良いです。

軽減税率(8%)の対象は以下の品目です。

  1. 飲食料品
    • 酒類・外食対象外
    • ケータリング対象外だが、有料老人ホーム等で行う飲食料品の提供は対象
    • 一体資産で税抜価額が1万円以下・食品価額の割合が2/3以上は対象
      (一体資産…おもちゃetcのおまけが付いているお菓子etc、食品と食品以外の商品が一体となっていておまけ分の価格のみ提示されている商品)
  2. 新聞
    • 一定の題号を使って、政治経済・社会・文化等に関する一般社会的事実を掲載している、定期購読契約で週2回以上発行されるものに限る

現金出納帳の書き方の注意点は?

現金出納帳の書き方における注意点を具体的にチェックして下さい。

書くツールの注意点

鉛筆のように訂正が出来る物ではなく、ボールペンや万年筆で書く事です。書き損じた時の訂正の仕方にも注意して下さい。修正テープや修正液を使用するのではなく、二重線で消した上で余白に正しい数字を記述して下さい。エクセルや会計ソフトを使った現金出納帳よりも、ノートetcに手書きした現金出納帳の方が証拠能力は高く評価されます。

金額が合わなかった時は?

特に注意しなければならない事は、締めたら必ず差引残高を記述し、現金出納帳の残高・実際の現金残高が一致しているか確認する事です。実際の現金残高が現金出納帳の金額よりマイナスになっていても、他から現金を持ってきて金額を合わすのは絶対にやめて下さい。また、金額が合わない状態にしておくのもよくない為、原因は早急に調べて訂正しなければなりません。金額が合わない原因が分からない時は実際の現金有高を優先して出納帳へ現金過不足を用いて収入または支払金額を記述して下さい。

そして、決算期までに解決出来なかった時は、実際の現金残高が、現金出納帳の差引残高よりプラスになっていたら雑収入として、マイナスだったときは雑損失として処理して下さい。

現金出納帳のフォーマットを使えば書き方の効率化が出来る!

書き方・例文、現金出納帳、テンプレート

現金出納帳はお店で販売していますし、エクセルや会計ソフトを使って作る事も出来ます。また、インターネット上でも現金出納帳のテンプレート(雛形)が無料で提供されています。エクセルに落とし込めるファイル形式であれば、自分が書きやすいように項目の位置を変更出来ます。そして、新たに軽減税率に関する欄を作ったり、消費税率の事が記述しやすいように欄の広さを変えたりする事も可能です。

まとめ

簿記初心者の方だと、不安を感じる事もあります。しかし、実際は現金の入出金がある度に何をどこから、どれぐらいの金額を出金・入金したかを現金出納帳に記述するだけで書き方はシンプルです。現金出納帳の記述はそれほど難しいものではありません。

現金出納帳をつける事は、きちんとした取引をしているという証拠になりますし、現金出納帳は確定申告の際に作る義務がある補助簿でもあります。その為、現金での取引をしているのなら現金出納帳は必ず作って下さい。ちなみに、現金出納帳は会社法では10年・税法上では7年の保存期間が義務付けられています。その為、新しい現金出納帳を作っても、前の現金出納帳は保存期間内は捨てないようご注意ください。